信息技術環境下的計劃生育檔案的管理

田園

摘 要：計劃生育基本國策在我國的實行以來，雖然在人口控制上取得了一些成效，但是，新時期的環境下，計劃生育技術服務檔案管理和新時期人口計劃生育工作間存在著較多的問題。它與新環境下建立的人口和計劃生育機制的要求不相符，存在著如：制度不全、保管不集中、歸檔不規范等問題。

關鍵詞：新時期；計劃生育；技術服務；檔案管理

計劃生育檔案是計劃生育工作發展歷程的真實寫照， 是研究人口與計劃生育工作的寶貴資料。做好計劃生育檔案資料的收集、整理和管理工作， 不僅對當前計劃生育中心工作具有重要的現實意義， 而且對開展人口與計劃生育工作研究具有深遠的歷史意義。當前隨著計算機技術在計劃生育檔案領域的運用， 計劃生育管理門部門對電子文件管理的關注日益加強， 充分運用計算機在技術方面的優勢， 對計劃生育檔案實行電子化、數據化管理， 是對計劃生育檔案的完整性、系統性的有效控制手段。

1 計劃生育技術服務檔案管理的重要性

1、技術服務檔案是開展計劃生育技術服務的原始，依據它可以客觀的反映一個單位的技術服務水平以及實際的服務狀態，甚至是單位的成長、發展的歷程。它不僅是計劃生育技術服務機構進行技術服務的原始依據，也是服務機構依法行政、依法管理的重要依據，要注重對它的規范管理。例如：計劃生育服務檔案可以真實的記錄計劃生育服站以及醫務站的醫務人員實行的各項計劃生育手術的數量和過程，這可以從客觀上反映計劃生育服務站服務水平和業務開展的歷程，它也可以作為計劃生育主管部門考核的重要依據。

2、技術服務檔案是計劃生育技術服務工作規范化管理的依據，隨著人們的法律意識和維權意識的不斷加強，使得醫患的關系變得非常緊張，醫療糾紛的事件時有發生。國家規定的法律法規都要求要實事求是，講究證據，依法辦事，所以對于醫療事故糾紛，最有效的解決途徑就是要講事實，拿證據。其中計劃生育技術服務檔案就是處理問題的重要依據。

3、技術服務檔案是維護群眾利益的依據。隨著我國社會保障制度的不斷完善，人們能夠參與的各種保險業務越來越多，例如：養老保險、醫療保險、勞動保險等。技術服務檔案可以為人們在解決保險業務問題上提供可靠、有利的資料，這也是它維護人民利益，為人們解決實際困難的表現。

2 加強計劃生育技術服務檔案管理的方法

計劃生育技術服務的檔案管理工作會影響到計劃生育技術服務機構的發展，更是依法從醫，文明服務的良好管理方法，它關系到人們的起身利益，所以各級的計劃生育部門以及服務機構要高度重視對其的管理。

（1）對檔案要設置專門的人員進行保管。要確立專門的負責人歲各類的技術檔案進行管理，無論是手術登記、門診登記，包括住院記錄等，都要有專門的負責人進行記錄和實行統一的管理。

（2）對技術服務檔案的記錄要認真，統一進行保存對于計劃生育技術服務檔案要進行特別的規范管理，對于門診記錄、化驗登記、超聲登記、手術登記等平時開展的業務都要認真進行記錄，對留站觀察者要有基本情況的登記和留站觀察情況的記錄，對住站觀察者，要將其手術、治療、處理、護理、檢驗的全過程都記錄下來，使其形成一個完整的病歷。對于檔案的記錄一定要真實、準確、完整以及表冊化，書寫的字跡一定要清晰，記錄的本子可以事先編好頁碼，記錄不當的廢頁也要保留，一定要保證檔案有一套統一規范的記錄方式，以便于以后檔案的歸檔管理。

（3）要確定好醫療檔案存放的時間和機密等級技術服務檔案一般可分為長期和短期兩種。由于門診等級的內容較為簡單，病情轉好的時間也較短，所以大多以保存8- 10 年為好；住站病歷依據婦女的育齡期和生理期的特點，一般以15- 30 年為一個管理周期較為妥當，它既可以對計劃生育服務機構進行自我保護，也能夠為育齡婦女保留好證據。要堅持保密的原則，我們就要對計劃生育手術的記錄和統計設置保密等級。

3 注重計劃生育檔案數據的資源共享

計劃生育是直接記述和反映人口和計劃生育活動的文件材料， 它的形成從省→市縣→鄉鎮→村（居）委會→村（居）民小組→人為省（ 市、縣、鄉、鎮、村、組）→人是環環相扣的， 計劃生育文件材料的來源原則是計劃生育電子文件管理從紙質檔案管理中獲取的最有價值的生命之核。在計算機進入檔案管理之初， 一些技術專家和業內人士曾認為計算機高速運算所構成的強大邏輯力量可以取代來源的作用， 但經過一段時間理論與實踐的互動， 檔案工作者再次就來源原則的重要地位達成共識。大家認識到， 對于電子文件而言， 來源原則是主要的， 區別僅僅在于從主要指導檔案實體單元的組織， 轉變為指導對電子文件生成背景的理解、揭示和維護， 用來源的真實性證實電子文件內容的真實性。在實現計算機對計劃生育檔案全程管理，對人口和計劃生育活動中形成的電子文件的完整保證措施是： 從電子文件生成乃至生成之前直至歸檔， 各單位、各部門根據單位職能活動不同的階段， 不間斷地對電子文件的內容、結構、背景等信息進行收集， 并使電子文件的主體信息與相關信息形成整體結構， 為實現數據資源共享打下良好基礎。計劃生育檔案材料的著錄， 系統各模塊所采用的字符、字段必須一致， 如果是運用單機版的軟件也應該與網絡版軟件的著錄格式一致。因為， 在目前的計劃生育檔案運用計算機管理過程中， 還很難做到網絡管理的一體化管理， 只能由各文件的來源單位， 即形成計生文件材料的單位把電子文件數據送到立檔單位， 由立卷人員轉換數據， 如果各來源單位的電子文件格式不一致， 將會給立檔單位文件材料的歸檔、編目工作帶來不利影響。

4 結語

新時期的計劃生育技術服務檔案的管理和開發是進行計劃生育服務的重要手段，各個有關的服務機構要加強相關信息的調查和研究，建立健全科學的管理制度，增加必要的配置

設施，以此來確保檔案管理的安全。做好計劃生育技術服務檔案的管理工作，對全面的促進依法行政，提高綜合管理素質以及提供優質的服務，對推動我國人口和計劃生育工作的發展都具有十分重要的作用。

參考文獻

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