企業財務檔案管理信息化的探討

摘 要：企業財務檔案是企業全部檔案資料當中非常重要的一個組成部分。信息化是大趨勢。針對企業財務檔案管理中存在的問題及對財務管理和企業經營管理的影響，提出企業財務檔案管理信息化的對策建議。

關鍵詞： 企業；財務檔案；管理；信息化；探討

1 企業財務檔案管理中的現狀

企業財務檔案管理的目的主要有兩個。第一，是為了保證財務檔案信息的安全和完整。第二，是為了能夠更好地使用財務檔案，為財務管理活動提供便利。根據當前的一些法律規定，除了一些經濟監督部門有權調用財務檔案之外，企業財務檔案一般不得外借和查閱，如果說非要外借或查閱，則需要經過企業負責人批準，并按照管理規定辦理相關手續，才能提供財務檔案的查閱和復制。即便是企業內部人員查閱財務檔案也要經過檔案保管部門負責人的同意和批準，并辦理相應的登記手續，涉及企業經營管理秘密的還要經過企業負責人的批準，且只能查閱，不能復制和外借，沒有權限的管理人員是不能接觸涉密財務檔案的。但是很多企業在具體執行的過程中卻沒有這樣嚴格要求，幾乎所有的管理人員都能輕而易舉的借閱到財務管理檔案，給企業的財務管理和經營管理留下了很多安全隱患。而一些企業在財務檔案管理上將財務檔案與其它檔案混合在一起管理，沒有將財務檔案進行專門的分類管理，在使用過程中查找財務檔案比較麻煩，導致財務檔案不能為企業經營管理和財務管理提供檔案服務。

從上述分析來看，目前在企業財務檔案管理中還存在不少的問題，實際上存在的問題還遠不止這些，除了前面論述的問題之外，很多企業的檔案管理經費短缺，一些企業甚至沒有專業的檔案管理人員，一些企業的檔案管理設施也不符合快速發展的財務檔案管理要求，這些問題對企業的財務管理和經營管理信息化也造成了很大的影響。

2 企業財務檔案管理信息化問題的對策建議

針對企業財務檔案管理中存在的問題及對財務管理和企業經營管理信息化的影響，企業在發展過程中必須重視財務檔案管理中存在的問題，根據企業財務檔案現狀和相關法律法規的要求采取針對性的措施來解決這些問題，結合自身在財務檔案管理中的一些經驗和認識，筆者認為應該注意以下幾點：

（1）提高認識，不斷完善財務檔案管理制度。企業財務檔案管理中的問題，很大程度是企業的負責人和財務檔案管理者缺乏對財務檔案管理最基本的認識導致的。因此，在今后的發展過程中企業應該組織財務檔案管理相關人員加強學習，提高對財務檔案管理重要性的認識。第一，企業應該組織與財務檔案管理有關的財務管理人員、檔案管理人員加強相關法律法規的學習力度，學習《會計法》、《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《會計檔案管理辦法》、《企業檔案管理規定》等等，通過各種形式的學習培訓活動，不斷增強這些人員對檔案管理重要性的認識，從思想上重視財務檔案管理工作。企業領導層必須重視財務檔案管理工作。第二，企業要不斷完善財務檔案管理制度，制定完善的財務檔案管理規定，結合企業自身的財務管理狀況，健全和完善企業財務檔案管理控制程序和業務操作規范，明確財務檔案管理人員及其責任，以及違反財務檔案管理制度的處罰，完善財務檔案管理設施，突出程序規范及責任，為全面實施財務檔案管理信息化制度創造良好的條件，

（2）強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執行力。良好的財務檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業財務檔案管理具體工作當中才能發揮其作用，才能體現出制度規范對財務管理工作及企業經營管理的價值。要想真正將財務檔案管理制度落到實處，在工作當中應該注意以下幾點：第一，加強財務檔案管理制度的執行監督，一方面針對教育培訓的實施情況，企業應該要求財務負責人會同相關管理部門對參與培訓的相關管理人員進行嚴格的考核，另一方面，應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業的財務檔案管理規定。第二，將財務檔案管理納入到績效考核當中，企業在績效考核當中，應該將財務檔案管理作為績效考核的重要內容，除了對相關管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業負責人應該帶頭執行財務檔案管理制度，樹立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴格遵守財務檔案管理規定。

（3）規范程序，嚴格執行財務檔案安全管理和使用規定。在財務檔案管理工作當中，企業既要保證財務檔案信息的安全和完整，又要為企業經營和財務管理活動提供服務和支持。由于財務檔案包含著企業經營管理的很多信息，一些信息涉及到企業經營管理中的商業秘密，從維護企業根本利益的角度來講，除相關經濟監督部門的檢查和工作需要之外，一律不準外借，即便是相關經濟監督部門的檢查或工作需要，也要經過企業負責人的批準。企業內部管理人員基于工作需要查閱財務檔案材料的，除了經過檔案管理部門的同意之外，還應該嚴格做好借閱登記，涉密檔案材料只能查閱摘抄，不能復印。在使用上，檔案管理人員應該嚴格按照檔案管理基本要求和程序，對財務檔案進行科學的分類，并放到對應的位置，并制作財務檔案管理目錄，方便進行快速的查找。

（4）搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據。檔案信息的數字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實現檔案管理的信息化，必須向數字化、信息化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。必須建立企業財務檔案數據庫，可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔資料及時錄入電腦。

（5）搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用，檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息絡，保證檔案信息的完整性。同時也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。總之，網絡財務檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調閱上的時差，實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務檔案管理能力和質量。

（6）搞好財務檔案管理輔助決策系統建設。做到定量分析與定性分析相結合，科學管理使用檔案財務檔案信息，通過采集整理和網絡傳輸，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段，建立決策支持系統。最大限度地提高財務保障的決策水平。

3 結論

總之，企業財務檔案管理工作是企業管理的重要組成部分，在財務檔案管理工作當中，企業應該不斷完善財務檔案管理制度，并嚴格貫徹到管理實踐當中，不斷提高信息化水平，真正發揮其在企業經營管理中的重要作用。

參考文獻

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作者簡介

馬艷靖（1967-），檔案館員， 畢業于中共中央黨校函授學院，目前在江蘇華明實業有限公司辦公室工作