我國電子檔案長期可讀性的障礙分析

趙淑梅　楊璐

摘 要： 電子檔案的長期可讀性應該包括三個基本指標：真實性、完整性和有效性。本文結合目前我國對電子檔案長期可讀性的相關研究成果，梳理出電子檔案長期可讀性的主要障礙有三方面：技術的天然脆弱性是影響電子檔案長期可讀性的直接原因；權宜之計的雙套制是有效管理電子檔案長期可讀性的絆腳石；頂層設計和頂層推動的滯后是影響電子檔案長期可讀性的關鍵因素。

關鍵詞：電子檔案；可讀性；檔案管理

電子檔案的長期可讀性包括三個基本指標：真實性（authenticity）、完整性（integrity）和有效性（utility）。根據《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）中的含義：真實性是指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致；完整性是指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損；有效性是指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。這三者共同保障電子檔案的長期有效。

無論何種檔案，其保存的最終目的都是為了可長期利用其中的檔案信息，即檔案的長期可讀性是檔案長期保存的最終目的。在紙質檔案時代，檔案長期保存與其長期可讀的結果是一致的，但對于電子檔案來說二者的一致性就難以保證了。長期保存的一份紙質檔案可以長期利用，但長期保存的一張光盤檔案能否長期可讀則有著許多不確定的因素。現實中已出現了面對一堆光盤或磁帶等巨量數據無法利用的案例。如，我國1982年第三次人口普查的原始數據保存在磁帶上，大約10億人口的基礎信息因遭水淹已無法讀出；美國1990年的一份眾議院報告中披露了政府機關電子文件因記錄格式過時等原因無法讀出或瀕臨不可讀取的若干案例等。

對此，法國科學院和技術院在一份有關數字信息永久保存問題的報告中發出了這樣的一則警告，“在數字信息世界中沒有什么是永存的：如果我們對永久保存這些信息不予重視，那么，無論在CD、DVD還是硬盤或U盤中存儲的度假照片、易學材料、動聽樂曲等一切信息都會在某一天突然消失”[1]。

1 技術的天然脆弱性是影響電子檔案長期可讀的直接原因

計算機技術系統是電子檔案生成、利用、保存所必需依賴的環境。計算機技術具有生命周期短，升級快的發展特點，這使得電子檔案的生存和利用環境處于不斷更新變化中，這是影響電子檔案的長期可讀性最為直接的原因。

1.1 計算機軟硬件系統生命周期短。計算機自1946年誕生以來，短短的幾十年時間其核心硬件就歷經了電子管、晶體管、集成電路、超大規模集成電路四代發展，第五代智能計算機也在研制中。至于驅動計算機應用的系統軟件，以主宰世界計算機操作系統的微軟公司推出的Windows系統為例，從1998年到現今，微軟公司先后推出了Windows 98、Windows98 SE、Windows2000、WindowsXP、Windows2003以及Windows2007、Windows8等升級版，產品的不斷推陳出新推動著社會經濟快速發展，但同時也縮短了某一個操作系統的“流行”壽命。

計算機軟硬件系統的升級換代，使存在于不同時代的電子檔案的信息必然產生“代溝”，如何跨越這些技術“代溝”，讓檔案信息在時光機器中長存、可用，是世界范圍內面臨的重大問題。

1.2 電子檔案存儲介質更新頻繁。作為計算機脫機備份的存儲介質，主要材質是磁性載體材料和光盤材料，這兩種材料自從計算機誕生以來，更新換代的時間也在不斷縮短。如磁性材料的軟磁盤，經歷了8寸盤、5寸盤、3寸盤，到現在已完全被淘汰，存儲其上的信息如何讀出是個大問題。目前廣泛使用的光盤也同樣經歷著不斷升級換代的發展。CD系列、DVD系列、藍光盤等五花八門的品種和用途，令人眼花繚亂，一種存儲介質的性能還沒有完全掌握，另一種新介質就撲面而來。電子檔案存儲介質的層出不窮，舊介質淘汰的頻繁，無疑又是電子檔案在長期可讀性方面面臨的一個重大挑戰。

1.3 電子檔案存儲格式多樣，兼容性受到挑戰。計算機形成的信息記錄，可以有多種存儲格式。由于辦公軟件設計系統的不同，也就形成了多種存儲格式，軟件設計和使用多為了滿足專業系統業務需求，在通用性、兼容性上考慮不多。對此，我國在2002年頒布了《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002），（以下簡稱《規范》）對電子檔案的格式進行了規范，但規范推行的效果并不盡如人意。2010年6月，中國人民大學信息資源管理學院課題組對全國30個省級檔案館和16個副省級檔案館的電子文件移交進館情況進行了問卷調查，結果顯示接收進館的電子檔案覆蓋了22種文件格式，“其范圍遠遠大于《規范》規定的通用格式”[2]。

為了規范和統一文件的格式，2009年1月8日的版式技術標準研討會上，中國電子工業標準化技術協會發出了聯合我國版式技術應用領域產品與服務的制造者、使用者、政府和中介組織，成立版式技術產業應用聯盟的倡議，得到積極的響應。2009年4月9日，版式技術產業應用聯盟成立大會在北京舉行。版式技術是檔案管理、數字出版、數字辦公、數字印刷、信息發布等領域的一種重要與核心的技術。關系到檔案管理、數字出版、信息存儲等各個領域生存和發展，不但直接威脅重要信息的長期存儲，也對原始檔案的保存安全造成嚴重的影響。在國際上，微軟和ADOBE等企業，也在積極推進基于其核心技術的版式技術標準的國際化和產品使用的全球化。我國版式聯盟的成立，必將推進我國版式技術的自主知識產權，同樣也將為維護國家核心信息安全作出貢獻，但目前成效還沒有顯著呈現。

1.4 電子檔案長期保存技術應用不成熟。從世界范圍內考察，對于電子檔案長期保存的技術仍然沒有非常成熟的技術推廣，只是有可供選擇的幾種技術建議使用。如，被大多數國家認為可使用的技術策略有遷移、仿真、通用的文件存儲格式、多格式歸檔時統一轉換等。但這些技術在實踐應用中都存在這樣那樣的缺陷。

人們仍在不斷探索中，據介紹，IBM公司開發出一種通用虛擬計算機UVC，這種方法與仿真或遷移等技術存在一定的相似程度，在未來若想讀取某一電子檔案，仍舊需要仿真或者遷移一定的軟硬件程序，只是UVC為其提供了一個獨立性的平臺。但是，這種復雜技術是否能夠保證電子檔案的長期可讀呢？這還未有權威證明。

2 權宜之計的雙套制是有效管理電子檔案長期可讀的“絆腳石”

“雙套制”和“雙軌制”的出現是以紙質為主的傳統檔案載體管理模式向電子檔案管理轉換過程中的過渡產物，然而隨著電子檔案的迅速產生，這種過渡時期的產物已對電子檔案的發展產生了越來越多的障礙。

2.1 “雙套制”的存在為電子文件（檔案）取得信任設了一道難過的坎兒。據調查結果顯示，“在機構大量生成和使用電子文件的前提下，有73.5%機構認為電子文件不可以代替文件獨立行使文件的職能”[3]。雖然這個數字是2008年的調查，但目前的情況并沒有太大的改觀。因為我國綜合檔案館還沒有正式開始接收電子檔案，還是以紙質檔案的管理方式運行著。因而文件檔案管理部門從體制到機制都是套用紙質文件（檔案）的管理模式。如，在很多機構當中，將電子文件的歸檔與紙質文件的歸檔一同進行，均于次年6月份完成，這種陳舊滯后的管理思想的沿用對電子檔案的長期保存和可利用是非常不利的。“只要將電子文件進行了備份就不會存在危險”，“只要計算機設備不出現問題，電子文件就是安全的”，這些管理觀念嚴重影響了電子檔案的存儲質量。

2.2 打印輸出的方式無法保障電子文件的完整真實。電子時代的雙套制管理模式主要體現的就是紙質版本與電子版本的雙套保存，或者將紙質原件數字化為電子版本后保存，或者將電子版本打印輸出后保存，而后者的這一保存方式則嚴重影響了電子文件的完整性、真實性和長期可讀性，實際上是一種管理上的倒退，使電子檔案的諸多便利和優點全部消失。

一方面，打印輸出方式損害了電子文件自身的特殊性。盡管打印出的文件內容和我們閱覽電子文件時的文字內容相同，但其本身元數據和背景信息就很難完整，必然會影響數字檔案長期可讀性能；

另一方面，印刷技術的局限性導致部分電子文件的流失。在雙套制管理中，聲音、視頻類電子文件，目前還無法記錄在紙張上。因此，雙套制的管理方式將導致多種形式電子文件的流失。

2.3 傳統公文流程的套用不能滿足電子文件的特殊需求。文件的雙軌制運行極易造成公文流轉的混亂。電子文件可以突破時間與地域的限制，通過網絡平臺實現收發文等事務的辦理，可以簡化諸多傳統文件流轉的手續，節省時間。然而雙套制歸檔模式中，電子公文被當做紙質文件一樣來對待，沒有適用于電子文件的流程規則，使得電子文件的保管成為一種系統的冗余，增加了成本。筆者在某機關實習時，發現該單位用于管理公文的辦公自動化系統與用于管理歸檔后的檔案管理軟件系統是分開使用的，互不關聯，這種現象在實踐中并不少見。這實際上是電子文件與電子檔案管理軟件的設計理念和流程仍然停留在模仿紙質管理的模式。

3 頂層設計和頂層推動的滯后是影響電子檔案長期可讀的關鍵因素

頂層設計原本只是一個工程學術語，現用意多為統籌規劃，總體布局的具體化。2006年，馮惠玲教授提出“加強頂層設計，制定和實施我國電子文件管理的國家戰略已經迫在眉睫”[4]，這一倡議的提出將電子文件管理推上了理論研究和實踐探索的前沿。2009年，馮惠玲教授同其課題組進一步提出，我國電子文件宏觀管理應秉承“統攬全國、政策引導、融合發展、綜合治理”的十六字發展方針，進一步明確了電子文件管理的整體計劃。盡管提出了這些新的理論思想，但是，目前的研究卻“不接地氣”，“重電子文件管理國家戰略‘頂層設計頂層研究，缺乏與‘底層的整合的研究”[5]，理論被懸于空中而與實踐脫節，起不到應有的作用。

3.1 國家層面的法規標準過于宏觀，可操作性差。現有法規、標準多是綜合性規范，指導性不強，導致各省市“本地化”發展。至2011年11月7日，周文泓學者曾對全國范圍的省、自治區、直轄市的電子文件規范進行了檢索分析，一共檢索出17個省級地方政府頒布的21份電子文件歸檔管理制度。他將這21份電子文件管理制度歸納為4種管理方式，即以上海為代表的“先鋒型”；以遼寧、天津、北京為代表的“修訂型”；以廣東為代表的“創新型”；還有一類“融合型”[6]。本地化發展固然是好的，俗話說，“適合自己的才是最好的”，但這給電子文件的統一管理帶來了困難。這也就解釋了為什么《規范》在出臺之后，調研人員仍舊發現電子文件的保存格式遠比規定的標準格式多得多。

此外，電子文件管理的法規、標準的內容上多數仍舊在套用傳統檔案的管理模式。比如，《規范》中7.2.3規定“電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行”。電子檔案歸檔數量的統計也還沿用“卷”做計量單位。“國家標準將電子文件作為一個有形物理實體加以定義和規范，其整個標準制定過程凸現出是在紙質世界中完成的。”[7]

電子檔案與紙質檔案的管理存在很大的不同，但我國現行的《中華人民共和國檔案法》以及1996年修訂，都對電子文件（檔案）的管理只字未提，這種針對電子檔案管理規定的缺位，必須在即將修訂的《檔案法》中重點關注。

3.2 頂層領導機構缺失，基層實踐各自發展。2009年12月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合頒布的《電子文件管理暫行辦法》中提到“建立國家電子文件管理部際聯席會議制度，由中共中央辦公廳牽頭，國務院辦公廳、國家發展和改革委員會、工業和信息化部、財政部、國家檔案局、國家保密局、國家密碼管理局、國家標準化管理委員會等相關部門為成員單位，負責組織協調全國電子文件管理工作”， [8]雖有此會議制度，卻沒有確立一個權威的龍頭部門來統籌規劃全國的電子文件管理工作，這仍舊是各司其職，整體的管理需求被分割凌亂，違背了電子文件系統管理原則。

頂層領導機構的欠缺導致了電子文件在實踐過程中缺乏有效的指導監督力量。目前，電子文件中心建設儼然有一種“燎原之勢”，出現了“江蘇模式”、“天津模式”、“安徽模式”等比較有代表性的模式，然而，由于地區發展的不平衡，每種模式間也存在著較大差異。缺乏領導機構的指導，多種模式各自發展，雖然具有本地特色，但容易出現“信息孤島”現象，在未來的發展中多種模式難以統一。

3.3 頂層推動滯后，文檔分段管理依舊。馮惠玲教授提出了電子文件管理的國家戰略，但其理論在實踐中的執行仍困難重重。盡管關于電子文件（檔案）管理研究得較多，如果國家的體制、機制不做出反應，那么，這些理論研究也就失去價值，對實踐的發展也沒有太大意義。

文檔分段管理，使得檔案的質量和功能難以保障。如，現行期的文件流轉管理與歸檔后管理前后兩段缺乏銜接和協同，需要在前端實現的功能往往因為職能分界而難以實現，這在元數據的管理和維護上問題是最為突出的。

歸根結底，影響我國電子檔案長期可讀性的根本障礙是適用于電子檔案的管理體制沒有建立起來，而是被強行嵌入到了傳統的檔案管理體制中。體制的障礙解決了，技術上、管理上的障礙就會迎刃而解。

參考文獻：

[1]http：//blog.sina.com.cn/s/blog_599ea7890102dvsv.html.

[2]劉越男等.我國省級、副省級檔案館電子文件移交進館及管理情況調查分析[J].檔案學通訊，2011（4）：9.

[3]張寧.我國電子文件管理現狀調查與思考[J].檔案學通訊，2008（11）：17.

[4]馮惠玲等.電子文件管理國家戰略芻議[J].檔案學通訊，2006（3）：4.

[5]于英香.“區域—國家”電子文件管理整合研究構想[J].檔案學研究，2012（3）：67.

[6]周文泓.地方電子文件歸檔管理制度分析——《電子文件歸檔與管理規范》本地化研究[J].電子政務，2012（1）：26.

[7]陳慧.集成視角下的電子文件管理——中英兩國電子文件管理規范案例分析[J].蘭臺世界，2005（11）：5.

[8]羅灤，傅榮校.電子文件管理機制與傳統檔案管理機制比較研究[J].浙江檔案，2012（9）：14.

（作者單位：趙淑梅，遼寧大學歷史學院；楊璐，中國人民大學信息資源管理學院 來稿日期：2013-10-18）