探討如何提升檔案館微博的吸引力

許翠花

摘 要：本文針對現階段我國檔案館微博應用過程中存在的實際問題，從六方面探討了如何提升檔案館微博的吸引力：1.提高檔案館微博的信任度；2.確保檔案館微博的天然“用戶粉絲群”；3.挖掘檔案館微博的潛在“用戶粉絲群”；4.以“檔案微博”提高檔案館微博質量；5.加快檔案館微博的更新速度；6.提高檔案館微博的服務質量。

關鍵詞：檔案館微博；吸引力；探討

如今，微博的“力量”，給諸多行業和領域帶來了前所未有的收獲和巨大的影響力，檔案館也抓住了這一“契機”與“能量”，利用微博，開展檔案利用服務工作，以獲取自身的價值與影響力。然而，對我國檔案館應用微博的現狀進行調研后卻發現：檔案館微博的“人氣”并不是檔案人所期待和想象的，因此，想就此實際問題提出一些建議，以期能幫助我國檔案館微博獲取更大的吸引力，同時，也希望檔案館微博能有更好的發展空間。

1 提高檔案館微博的信任度

《中華人民共和國檔案法》、《關于加強國家檔案工作的決定》中都指出，檔案工作的最終目的是：“開發利用檔案信息資源，為社會各方面工作提供利用與服務。”可以看出：檔案“被利用”是檔案館最大的魅力所在。2000年和2002年，國家檔案局頒布的《全國檔案事業發展“十五”計劃》、《全國檔案信息化建設實施綱要》都明確指出要把檔案信息化建設作為檔案館根本任務，全面為各項工作提供便利服務。

微博是信息化時代的標志，如今，微博已被推崇為信息時代檔案服務利用的新平臺，是展示檔案館“魅力”的新途徑，并且我國多家檔案館都以不同形式在多家網站上注冊了微博。但就目前應用效果來看，有些不盡如人意。

原因之一是信任度問題。因為，檔案館微博是實體的檔案館在虛擬世界中的體現，因此，用戶對檔案館微博的信任度就成為他們上檔案館微博的第一門檻。

信任即相信和可以托付。信任度即相信和可以托付的程度。在檔案館微博的實際調研中發現，檔案館微博注冊不規范，微博網站中，同樣都是以檔案館的名稱出現，有的是以機構名義通過官方注冊的，有的卻是以個人名義注冊的。其中，個人注冊的檔案館微博，簡介、標簽、個人資料、地址等信息不完整，甚至還存在虛假成分，這些都勢必會影響用戶的信任度。還有，微博內容不規范，信息種類混雜、凌亂，有的甚至會被誤認為是一個聊天平臺。因此，筆者認為，首先，作為微博網站，應規范機構和個人利用微博的名稱，對非經注冊的機構不能以機構的名稱命名，從事檔案工作的個人想以微博的形式給用戶提供方便服務的，應以檔案管理員的身份注冊，并且，微博主頁的“標簽”、“簡介”和“個人資料”填寫清楚，在微博主頁上，還應以適當方式顯示本人的真實身份和工作單位，以消除用戶利用檔案的顧慮，增加用戶的信任度。其次，檔案部門也應建立本單位微博管理機制，設置專門的管理人員，規定相應的管理職責和義務，并以適當形式把內容顯示在微博主頁上，增加用戶對微博的托付感；管理員應按職責要求，確保微博信息真實有效；部門應定期對檔案館微博管理進行檢查，對出現的問題及時予以糾正，涉及用戶的問題，管理員應及時反饋給用戶，讓用戶安心上微博，切實提高檔案館微博的信任度。

2 確保檔案館微博的天然“用戶粉絲群”

我國各家檔案館都擁有浩如煙海的檔案資源，每個檔案館都囊括了人類物質和精神文化的財富，承載著各自豐厚的歷史文化信息，自然擁有和具備了天然“用戶粉絲群”和條件。而在實際調研中發現，檔案館微博自身擁有的天然“用戶粉絲群”數量并不理想，原因是館藏資源的微博信息量較少，這種現象也許與檔案的保密性有關，但保證人們正常利用的開放性館藏資源提及得也很少，以致許多正常用戶不知道檔案館有哪些可利用的檔案。甚至有些用戶急需用的檔案卻不知該到哪里獲取，怎樣獲取，這樣就無意間失去本該擁有的“用戶群”，因此，大力宣傳檔案館館藏資源、工作模式和利用流程是第一要義，極大地發揮微博形式多樣性等優勢。首先，利用圖片宣傳館藏資源、檔案知識，介紹檔案館的性質、基本職能等，增強公民的檔案社會意識；利用直觀和形象的視頻展示和介紹本館的館藏結構、設施、開放檔案的種類、檔案人員的工作狀態、利用檔案的程序等，使用戶猶如身臨其境，充分掌握檔案館的館藏資源，并熟知可以利用哪些資源，該如何辦理等。其次，向公眾推介和公布館藏精品和特色資源：風土人情、當地歷史沿革、特色美景、名人檔案、文物檔案和家譜檔案等；同時建立與用戶溝通的橋梁，增加與用戶之間的親和力，使天然“用戶群”變為檔案館微博的“粉絲群”，確保檔案館微博天然“用戶粉絲群”的牢固。利用微博特有的“私信”與用戶溝通，建立由自身用戶粉絲組成的“私信溝通群”，及時解答和回復提出的疑惑和問題，及時傾聽他們的“心聲”，盡最大努力為他們提供各類所需的檔案服務，增加與用戶的親密感，讓他們擁有進入檔案館微博就如進入家的感覺，讓他們自覺情愿成為檔案館微博的貼心“用戶粉絲群”。[1]

3 挖掘檔案館微博的潛在“用戶粉絲群”

主頁顯示的粉絲數，是公眾（包括單位或個人）關注檔案館微博的數量，即：粉絲數越大其吸引力也就越強。由于檔案館自身性質的原因，一般來講，其粉絲群就是其用戶群，由此，檔案館微博的粉絲數量是十分有限的，要想提高檔案館微博的吸引力，就要把更多的用戶群變為檔案館微博的粉絲群，因此，檔案館應不斷挖掘和開發“新的”檔案資源，滿足日益增長的、變化的、更深層次用戶的用檔要求：在館藏資源的基礎上，編研各類檔案文件、民生檔案資料、目錄、參考資料、地方特色資源等；利用微博的優勢，把檔案與媒體信息相融合，隨時體現檔案對于突發事件的重要性、及時應用性和靈活應用性的特征，如，在“汶川地震”階段，檔案館微博也應站在救災前沿，為國家救災、賑災和檔案的保護獻出一份力量；舉辦各種檔案學研究講座，發布檔案與其他學科聯系的博文，使檔案館微博成為檔案學研究的資料信息提供基地；建立在線服務平臺，滿足在線利用檔案的微博用戶的需求，并以不同的微博方式，圖片、鏈接、視頻等，將信息內容傳遞給用戶；疏通各界用戶對各種檔案需求的途徑，建立各類用檔窗口：各類民生檔案辦理窗口、學生用檔窗口、家譜用檔窗口等，吸引更多的潛在用戶并及時滿足他們的需求；建立檔案機構的微博群，共同營造良好的檔案大環境，共同為用戶提供以人為本、多功能、專業性強、更加有針對性的公共服務，利用“心貼心”的服務，不僅使檔案館微博擁有更多的用戶群，而且獲得足夠的粉絲群。并且讓更多的人走進檔案館微博，讓更多的人對檔案館微博有所用、需要用和方便用，使他們最終成為檔案館微博最鐵桿的黏合人群，達到多方位挖掘檔案館微博的“潛在用戶粉絲群”。[2]

4 以“檔案微博”提高檔案館微博質量

檔案館的魅力來自檔案，同樣，檔案館微博的魅力也來自“檔案微博”。“檔案微博”即：由檔案館直接發布的與檔案館工作、業務等有關的微博。據檔案館微博內容實際調研得知：檔案館微博與相近領域微博的粉絲數相比，[3][4]差距較大，原因是所發布的“檔案微博”較少，很多微博博文內容與檔案無關。有的與檔案館工作有關的，卻像一個流水賬，無任何價值，甚至有的微博沒有一條有關檔案方面的信息，表現給人們的只是一個像QQ一樣的與朋友閑聊的平臺，這樣的結果必定會導致用戶失去登錄興趣。實際調研數據顯示：75家檔案館微博信息總數為：6006條，粉絲總數為：23160個；所發“檔案微博”總數為：2190條，占微博總數的36%；而6家粉絲數上千的檔案館微博，粉絲總數為：15662個，占粉絲總數的67.6%，所發的“檔案微博”數為863，占檔案微博總數的39.4%；可見，檔案館發布的“檔案微博”越多，其粉絲數就越高，其吸引力、影響力就越大，這個結果也充分詮釋了檔案館微博的獨特性質及其魅力所在。

因此，應增加“檔案微博”的數量，真正以“內涵吸引用戶，以所需吸引用戶”，極力體現檔案館微博的“有用性”：及時反饋用戶所問所疑，及時獲取用戶所需，及時滿足用戶所求等，并將檔案辦理程序、所需證件材料、檔案館工作時間、檔案館新的資源信息等及時傳遞給用戶，使每個上檔案館微博的用戶不空手而歸，逐漸使用戶形成“用檔前，上微博”的習慣，讓用戶切身感到上微博是自己用檔前的“必備”和“必需”；加強與同行的聯系，多方位整合其他檔案機構的“檔案微博”資源，以達到資源共享；建立“檔案評論角”，以檔案人的視角參與媒體新聞和事件的評論與轉發，引起更多人的關注，及時聽取用戶的反饋與心聲，以達到多方位提高檔案館微博的質量和吸引力。

5 加快檔案館微博的更新速度

檔案館之所以利用微博，就是借微博獨有的傳播快、覆蓋面廣、互動性強等優勢，改變檔案服務利用的方式、提升檔案服務信息傳播速度，更快捷、更方便為用戶服務，更好地開展各項檔案管理工作，從而提高檔案館的影響力。但實際調研結果發現：很多檔案館微博內容更新速度較慢，內容陳舊、單一，甚至有些檔案館自開通微博后，就再也沒有任何信息，失去了的檔案館應用微博的效力和最初的愿望。因此，應努力提高檔案館微博內容的更新速度，時刻提供各類最新、最及時的服務信息內容；建立各個網站鏈接的端口、手機上網端口、微信群等，如，與“人人網”建立鏈接，極大提高高校檔案館學生檔案的管理與利用。使所有不同層次的用戶，能在第一時間獲得最需要的信息；建立專門微博管理隊伍，加強微博的管理，確保微博內容及時更新、及時維護，時刻做到與用戶和網民的互動，與粉絲群體的聯絡與溝通，及時回復用戶和公眾的需求和留言，有針對性地發布博文，使每位隨時上檔案館微博的人切身感到，上微博有“新感”、有“新用”，并且讓他們感嘆：檔案館微博是他們利用檔案的最佳途徑。

6 提高檔案館微博的服務質量

只有不斷地提高“服務”質量，才能保證檔案館微博的吸引力具有長久的生命活力，因此，應抓住微博的各種優勢，提供檔案館微博的優質服務，使檔案館微博的生命力長久延續，永葆青春。

“反饋”和“投票”是微博特有的應用方式，檔案館微博可以利用這種方式經常傾聽用戶的呼聲，不斷改善和改進檔案館微博的管理模式，提高服務質量。

“私信”是微博給檔案館提供的另一個寬廣的利民服務渠道，可以通過“用戶私信編號”的方法，針對特定個人或群體私信所提供的內容，配送特定的服務，同時，可用“私信”提供的密碼，為用戶實現網上查檔。[5]另外，建立全方位、立體性的網絡溝通平臺，及時發布檔案開放利用新消息，通過移動設備、M軟件和外部API接口等途徑，讓公眾更加便利地獲取信息。

開通微博咨詢、查詢和答疑熱線，讓用戶享受“進行時咨詢”“進行時解答”的“金牌”服務；利用“呼叫和回復”的服務方式，即：微博的信息可以定向推送給特定用戶，收到呼叫的用戶也可以及時作出回復，進行“一對一”、“面對面”的解惑或提問，達到提升用戶用檔服務的層次。

積極推進檔案館微博內容建設，為用戶提供更多豐富實用的信息，滿足用戶多方位、多樣化、多層次的需求。[6]利用多種形式，為檔案專家、檔案科研人員與普通網民就檔案話題隨時在線交流提供空間，逐漸推進“平淡無奇”的檔案館微博走進人們心中，日漸提升檔案館微博的魅力，讓檔案館微博穩步推動檔案工作的健康發展。[7]

總之，要有效地提升檔案館微博的吸引力，就要全面提升檔案館微博的“內涵”和“外延”，即：微博內容的質量、規范的機制與管理，優質的服務和自身的不斷努力。

﹡本文為2013年度河南省檔案局科技項目： 2013-R-23《微博在檔案館中的應用研究》階段性成果。

參考文獻：

[1]李春秋.微博在檔案開放利用中應用的探討[J].蘭臺世界，2011（9）中旬：55.

[2]松姍.綜合檔案館政務微博現狀分析與建議[J].蘭臺世界，2012（5）中旬：22.

[3]李超.國內圖書館開通微博服務的現狀分析[J].圖書館雜志，2012（2）：24～28.

[4]陳琳.國內圖書館微博應用現狀研究[J].圖書館學研究，2012（12）：30～34.

[5]龐文琪，黃新榮.我國檔案部門微博利用狀況及問題研究[J].陜西檔案，2012（4）：39.

[6]張壘.微博：檔案館服務利用的新平臺[J].浙江檔案，2011（11）：31.

[7]童霞，鐘國文.談談微博與檔案館的對外宣傳[J].四川檔案，2012（1）：42.

（作者單位：河南師范大學檔案館 來稿日期：2013-10-18）