科研事業單位辦公室管理之我見

劉禹佳/中國水產科學研究院漁業工程研究所

科研事業單位辦公室管理之我見

劉禹佳/中國水產科學研究院漁業工程研究所

正確認識和諧在團隊建設中的地位，在科研事業單位辦公室中加強和諧團隊建設，可以引導員工充分發揮聰明才智，增強團隊競爭力，本文從基層研究所辦公室的工作實際情況出發，對科研事業單位辦公室系統的團隊建設進行了深入的研究與論述，探討在組織中如何開發高效的工作小組，如何進行有效的團隊建設。

科研事業單位；辦公室；管理

團隊精神在現代企業中發揮著越來越重要的作用，決定著企業經營的成敗。一個企業如果沒有團隊精神，就會像散沙一樣被日益激烈的競爭浪潮所淘汰。在市場經濟競爭的浪潮中，科研事業單位，面臨跨越式發展機遇與嚴峻挑戰，要想在自己的領域里占有一席之地，除了擁有一流的技術之外，還有一個重要因素，就是依靠團隊建設、發揚團隊精神，凝聚起全體員工的聰明才智，才能實現“鑄民族科技豐碑、創人類科技文明”的企業愿景。

一、和諧團隊的含義

1.和諧、融洽、健康向上的人際關系。公室團隊活動的主體是人，和諧的辦公室團隊首先必須要有一個和諧的人際關系。這種關系主要表現在人與人之間相互尊重、相互理解、相互支持，既有個人自由發展空間、充分展示自己的才華、發揮自己的創造力的平臺，又有全員之間的相互配合、團結友愛、互守誠信、相互促進的團隊精神。一句話，和諧辦公室團隊就是要人和，人和出凝聚力、出戰斗力、出生產力、出效率。

2.高效、規范、運轉有序的工作機制。和諧的辦公室團隊必須有一個良好的工作秩序，這是衡量辦公室團隊和諧的另一個重要標準。良好的工作秩序包括：一是規章制度科學實用；二是激勵機制科學到位；三是工作成效明顯突出。因此，構建政令暢通、運轉協調、科學有序的工作機制，是構建和諧辦公室團隊的重點和目的。

3.和諧、優美、舒心的工作環境。構建和諧的優美環境，形成人與環境的和諧，是構建和諧辦公室團隊的重要方面。為此，一要改善辦公條件，要使辦公條件逐步滿足社會的發展和工作任務的需要，跟上時代的步伐，特別是要注重辦公條件的科技含量；二要搞好辦公區域的凈化、美化工作，形成一個規范、整潔、優美的學習和工作環境；三要開展豐富多彩的文化活動，如小型多樣的文體活動，有教育意義的參觀考察活動，符合辦公室特點的培訓交流活動。打造和諧辦公室，建設和諧團隊，關鍵是培養團隊精神。

二、辦公室團隊建設的困境

1.辦公室團隊成員難以獲得持續高昂的士氣和戰斗力。辦公室作為整個單位的綜合協調部門，工作服務對象既有所級領導，又有基層部門，還直接接觸廣大干部職工，工作內容涉及辦文、辦事、辦會、接待、宣傳、黨務等瑣碎事項，任務繁雜且艱巨。

雖然辦公室成員是經過領導精心挑選的“精兵強將”，但在這樣繁雜的工作環境中，個人的自我成功滿足感是非常低的。在個人的需求層次上，自我實現感也非常低，無法體會到強烈的自我歸宿滿足感，從而導致員工的工作熱情的喪失，士氣和戰斗力都受到一定程度的削弱。

2.辦公室團隊結構層次不合理。團隊成員結構合理，素質互補、學科交叉，資源共享，是優秀創新團隊形成與發展的關鍵。研究所辦公室的成員大多為文科生出身，所學專業與本單位的主流專業相差甚遠，所以，在這樣的背景下，很多辦公室員工即使工作多年，對本單位的業務工作還是不甚了解，這大大影響了領導參謀助手作用的發揮。

3.辦公室團隊人員流動率和流失率高?？蒲惺聵I是一個有利于優秀人才成長，有利于優秀人才聚集的“人才高地”。這是整個科技隊伍的優秀，但由于辦公室屬于科研生產的外圍管理部門，對優秀拔尖人才缺少吸引力，而且即使能吸引到優秀人才，又會由于辦公室工作的煩瑣和無成就感，無法滿足員工個人的自我成就感，從而導致辦公室員工流動率和流失率增加，尤其是男性員工和具有理工科專業背景的員工。

三、和諧團隊精神的打造與培養

1.建設一支素能優良、團結協作的辦公室管理團隊，筑起團隊成功的基石。團隊精神的培養取決于團隊的組織者和領導者，實現管理團隊的效率必須從兩方面下工夫。一方面要加強溝通，增強團隊凝聚力。一個團隊成員之間由于性格、文化教育、宗教信仰各方面的差異，在工作的過程中，出現誤解是不可避免的。溝通能夠激發團隊潛能，匯聚眾人智慧，增強團隊凝聚力。這既是團隊精神的體現，同時也是人生價值的體現。另一方面要用激勵去不斷煥發團隊成員的工作激情和對團隊的認同感。在“以人為本”的時代，只有不斷開發新的激勵模式，才能促進團隊的不斷創新，才能激發團隊成員的工作激情，才能保證團隊從優秀走向卓越。對不同層次需求的員工給予不同的激勵手段，這樣既能達到激勵的最佳效果，又能使成本恰到好處。作為領導，應該懂得如何去激勵人，如何使人產生自信，對不同層次需求的人員采取不同的激勵方式。

2.制定團隊目標，塑造高效團隊之魂。打造高效團隊，首先要提出團隊目標，沒有目標，團隊就會失去方向。因此，辦公室主任要在單位宏觀目標與規劃的基礎上，建立辦公室明確的工作目標，并對目標層層分解，同時通過組織討論、學習，使辦公室的每一個人都知道本部門和自己所應承擔的責任、應該努力的方向，這是團隊形成合力，勁往一處使的。另外，員工最感興趣的是，達到目標后他能獲得什么或提高什么，這也要求我們必須把崗位目標分解與員工職業生涯發展的切身利益結合起來，整合員工的思想與心態，這樣制定出來的團隊目標對員工才有激勵作用，才能把建設優秀團隊的基礎打牢。

3.建立工作體系和規章制度，健全團隊的四肢。辦公室的團隊建設不僅僅是為了完成單位的目標任務，更是為了培養員工，促進員工的職業生涯發展。因此，建立工作體系，既要讓員工齊心協力完成好辦公室的工作目標，更要提高每一位員工的職業素質。

建立工作體系首先要明確本單位辦公室的主要工作業務內容，明確每一位員工的工作職責和工作內容，然后是規范辦公室的工作流程和工作方法，并提出每一項工作的檢驗標準，最后是列出階段性計劃，即年度、季度、每月、每周的工作計劃，最終以書面材料的形式固定下來發給每位員工，并建立相應的制度督促每個員工按時保質完成。

工作體系建立起來之后，與之配套的相關制度和規程也應該建立起來。衡量一個單位的管理是否走上正軌的一個重要標志就是制度、規程是否被單位員工了解、熟悉、掌握和執行，是否有監督和保障措施。讓員工熟悉、掌握、并按各類制度、規程辦事，不但是保證工作質量的需要，也是滿足單位發展和員工快速成長的需要。規章制度的制定要遵循簡單化原則，盡量減少管理的中間環節，并根據實際情況及時進行修訂和完善，使之行之有效。同時更重要的是，制度的執行重于建立原則，制度的建立往往是相對比較容易的事情，困難的是認認真真，持之以恒的按制度規定做好每一件事。

總之，要在團隊內部營造健康向上的學習氛圍，樹立終身學習的心理念。學習型組織的有效實施，能使員工豐富的家庭生活與充實的學習生活相得益彰。只有加強辦公室團隊建設，充分激發辦公室成員的集體戰斗力和學習力，才能真正開創辦公室工作的新局面，才能發揮辦公室在基層單位中應有的作用。