獨立學院辦公室推行精細化管理初探

移敏

摘 要：辦公室管理水平高低，直接反映了學院管理水平的高低，并影響著學院的整體工作和發展。獨立學院是對高等教育模式的探索和創新，在獨立學院辦公室推行精細化管理模式，將“辦文、辦會、辦事”等常規管理深入化，有利于提高辦公室管理水平。

關鍵詞：獨立學院； 辦公室工作； 精細化管理

中圖分類號：G637 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（25014）12-145-002

獨立學院作為民辦教育的一種，是對現有高等教育資源的一種有力的補充。與普通高校相似，獨立學院同樣具有培養人才、科學研究和服務社會的功能。在高等教育辦學多元化的激烈競爭中，獨立學院要取得長足的發展，必須以科學、有效的方式，加強內部管理，提高辦學水平，增強自身優勢。

相對普通高校而言，獨立學院職能雖然齊全，但機構更綜合，人員更精簡，獨立學院辦公室工作也更為繁重復雜。獨立學院辦公室與普通高校辦公室在工作上既有相通之處，也有其自身的獨特性。如何提高獨立學院辦公室的管理水平，更好的發揮辦公室職能作用，推動學院工作科學發展，值得深入思考及研究。本文就在獨立學院辦公室推行精細化管理方面進行初探。

一、精細化管理的涵義

“精細”一詞由來已久，在現代漢語中解釋為“精致細密”之意。“精細化管理”概念由汽車業屆的“精益化生產模式”演變而來，是一個全新管理學理念。“精細化管理”是社會分工精細化以及服務質量精細化的必然要求，其內涵是用精益求精的態度和認真細致的方法來控制生產的每道工序、每個環節，從而以最小的投入創造出最大的價值，主要目標是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術，精細化管理通過規則的系統化和細化，運用程序化、標準化和數據化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協同和持續運行，其最基本的特征就是重細節、重過程、重具體、重落實、重質量、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個細節上精益求精，力爭最佳。1

隨著社會分工越來越細，崗位的專業化程度越來越高，粗放型的管理已經不能適應現在社會的發展形勢，向精細化管理方向轉變逐漸成為管理類工作的一大趨勢，同時，在辦公室管理工作中推行精細化理念，也將全面提升工作質量和服務效能。2

二、獨立學院辦公室工作特點及管理現狀分析

與普通高校辦公室相通的是，獨立學院辦公室也是一個集辦文、辦事、辦會、協調、服務、綜合治理及決策參謀等職能于一身的綜合部門，具有承上啟下、協調左右、聯系內外的橋梁和紐帶作用。同時獨立學院作為一種新型的辦學機制與辦學模式，又有其自身的獨特性。

獨立學院依托母體辦學，在管理模式上也承襲了公辦母體的舊制，也正因此，獨立學院在管理體制上受到諸多制約，許多職能機構雖然設立了，卻只有名稱并無實際辦公場所及工作人員，而是幾個部門合署辦公，但是其相應職能工作又都要相對獨立地開展運作，因此，獨立學院辦公室不僅具有參與政務、抓好事務、搞好服務的基本職能，又因其自身辦學特點，而在管理上面臨一些問題：

1.管理機制落后，職能定位不清，辦事效率低下

自舉辦以來，獨立學院在高等教育體系中地位模糊，舉辦各方權責不清，同時，獨立學院對母體大學依賴性強，這勢必導致獨立學院管理陷入困境，從而使獨立學院辦公室在工作模式上缺少穩定性。

隨著辦學規模逐漸擴大，獨立學院院系逐年增多，對外聯系也愈加頻繁。而現實中的現狀是多數獨立學院的管理體制、工作模式老舊，缺乏創新，與獨立學院本身不相適應。且由于獨立學院辦公室合署辦公的較多，機構部門綜合性強，加之職能定位不當，往往造成人員設置中分工不明，辦公室工作人員缺乏主動性、積極性，工作相互推諉，毫無章法，在一定程度上造成了管理上的無序和混亂，工作效率低下，不利于辦公室職能的充分發揮。

2.辦公室管理隊伍亟待健全，工作人員配備不足，素質有待提高

相對傳統高校，獨立學院辦公室綜合性強，工作任務繁重，從收發文件、起草文稿、制定政策、會議接待，到公章管理、辦公室物資管理、檔案管理，從為院領導服務到為各部門、學系，乃至全體師生員工、家長服務，涉及學院日常工作的方方面面。除日常管理以外，還有各種臨時交辦的時間緊任務重的工作。但多數獨立學院在資金、產權、人員編制等方面受到諸多的制約，辦公室工作人員往往配備不足，工作人員多數是一人多崗，身兼數職，工作瑣碎、復雜、繁重。且因為辦公室人員選聘來源多種多樣，學歷水平、專業技術水平參差不齊，或學歷不高，或專業不對口，綜合上述原因，辦公室工作人員往往只能忙于事務性的工作，加之缺乏相應的技能培訓，很難在工作中有所建樹。

三、在獨立學院辦公室推行精細化管理的意義

獨立學院辦公室推行精細化管理，是辦公室轉變管理方式，提高管理水平的必由之路，也是現實競爭的需要。

1.有利于完善工作制度，提高執行率和執行力

獨立學院設立之初，在用人選聘制度上與其他單位一樣，也存在著若干的人情問題。也正因為此，一些管理制度形同虛設，工作中普遍存在執行不力的問題。推行精細化管理，有利于在獨立學院辦公室的工作流程中，建立健全相應的管理機制。通過完善規章制度和崗位職責，使工作責任更加明確，做到可檢查、可考核，通過運用剛性手段和綜合措施，減少、克服偷懶、偷利等現象，從而提高執行率和執行力。3

2.有利于優化工作流程，提高工作效率和質量

獨立學院辦公室長期存在機構綜合，人員不足，工作繁瑣，工作效率低下的問題。推行精細化管理，有利于工作開展程序化、規范化、流程化、標準化。簡潔規范的工作流程和明晰的工作標準，可以最大限度地發揮人的主觀能動性，減少工作的隨意性、盲目性，做正確的事，正確地做事，從而提高工作效能，提高工作水平，改進工作效率。4

3.有利于明確工作職責，充分發揮辦公室職能

獨立學院辦公室是全院的信息中心，是全院的協調樞紐，也是全院的服務中心和對外窗口。在辦文、辦會、辦事的過程中，每一個細節都可以反映工作效率和服務質量，體現管理水平。推行精細化管理，在優化工作流程的基礎上，定崗、定職、定責，細化分工，明確工作職責，注重工作細節，講究精益求精，嚴謹謹慎，有利于辦公室職能的充分發揮。

四、對在獨立學院辦公室推行精細化管理的建議

精細化管理是一個系統化的工程，要提高獨立學院辦公室的管理水平，提高工作效率和工作質量，只有做到、做好“精、準、細、嚴”的標準，才能推動精細化管理的進一步落實。

1.要加強培訓，增強精細管理意識

實施精細化管理的基礎在于管理工作人員的自身素質。因此，要實現精細化管理，首先要對辦公室工作人員強化培訓。通過培訓，強調推行精細化管理的意義，強化工作規則，固化工作流程及標準，提高工作人員的規則意識、效率意識，培養工作人員的精細意識。

2.要科學設計工作流程，實施有序運作

鑒于獨立學院辦公室的工作特點，推進精細化管理，就要根據辦公室職能，分解設計，建立辦文、辦會、辦事等各方面的具體流程，并依照流程開展工作。在流程設計優化中，要把握精簡程序、理清環節、分清責任、明確標準的基本要求，做到目標明確，環節清晰。在具體工作中，信息共享，有機配合，有序運作，既相互促進，又相互制約，既提高效率，又減少差錯。5

3.要定崗、定職、定責，合理分工，權責明確，賞罰分明

在獨立學院辦公室推行精細化管理，要創新管理機制，建立健全崗責體系。根據辦公室工作職能和流程，科學合理地設置工作崗位，明確崗位職責，合理分工，做到各司其職。要規范工作程序，確定工作銜接的節點，責任到人。要制訂詳細的崗位職責手冊，使各個崗位的工作人員能夠全面了解崗位職責，按章辦事。要嚴格根據崗位職責體系，通過科學的考核方法，獎優、治庸、罰劣，提高工作績效。6

4.要建立健全各項工作制度，避免管理真空

在獨立學院辦公室推行精細化管理，要對現行制度進行認真梳理，通過“廢改立”的工作，保留合理的，補充必要的，廢止過時的，形成完善、管用、有效、配套協調的制度體系，7做到用制度管權、按制度辦事、靠制度管人。并要進一步完善督促檢查制度，提高執行力，避免管理真空。

參考文獻：

[1]高山，向英明.推進辦公室精細化管理，全面提升工作整體水平[J]辦公室業務，2008，（9）

[2]劉光林.關于高校黨政辦公室精細化管理的思考與建議[J]吉林廣播電視大學學報，2013，（7）

[3]陳蘭.高等學校學院辦公室實施精細化管理芻議[J]科技信息（學術研究），2007，（8）43

[5]淺議如何抓好縣級局辦公室政務工作[EB/OL]http：//www.gov234.cn/view/show-66324.html