中等專業學校檔案信息化管理的問題及對策

杜曉娟

［摘要］ 隨著科技的發展，計算機技術的進步，檔案信息化管理已成為一種不可阻擋的趨勢。本文對當前我國中等專業學校檔案信息化管理中存在的主要問題予以分析，并有針對性地提出了解決之道。

［關鍵詞］ 專業學校；檔案；信息化；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 069

［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2014）13- 0109- 01

當前，我國中等專業學校檔案信息化管理仍然問題重重，無論是制度規范，還是管理平臺，均存在著不容忽視的問題。

1當前我國中等專業學校檔案信息化管理存在的問題

1.１ 對檔案信息化管理工作缺乏足夠重視

部分學生對于檔案管理工作認識不足，以為檔案管理工作就是整理整理材料，沒有什么重要意義，在檔案錄入時，未提供完整材料或提供信息不實。部分檔案信息化管理人員對此也存在誤解，沒有充分重視起來，表現在工作中便是缺乏責任感，服務態度惡劣，沒有良好的職業素養，工作是馬馬虎虎，粗心大意，對于檔案信息化平臺管理松懈。導致這種認識不足的內在原因是這些工作人員缺乏對檔案管理學理論知識的積累，缺乏必要的科學技能，從而認為自己天天“無事忙”，沒有認識到檔案管理背后的重大作用。

1.２ 檔案信息化管理方法過于落后

當前我國大部分中等專業學校檔案管理工作均只是利用一臺電腦一套軟件進行，檔案管理的技術手段遠遠不能滿足現在檔案網絡化發展的要求，使檔案管理工作未能很好地服務人才市場。其直接影響就是對檔案管理工作造成非常消極的影響，使得檔案利用效率極其低下。導致檔案管理工作出現這種問題的主要原因有以下兩個方面：一方面，部分領導未能給予檔案管理工作足夠重視，缺乏必要的財力投入。另一方面，人事檔案管理人員自身素質較低，即使學校已經配備了先進的管理設備，但因為工作人員不能熟練操作，不會正確使用，致使先進設備閑置，無法起到提高工作效率的作用。

1.３ 檔案管理工作不規范，缺乏制度化

制度是保證技術得以實施的基礎。在人事檔案管理工作中，因為部分中等專業學校未能合理制定出行之有效的檔案管理制度，致使在實際檔案管理工作中管理人員難以規范科學操作。通常表現在以下4個方面：①在對人事檔案進行收集時缺乏規范性，常常出現想交就交，不想交不交的現象，使得制度淪為一紙空文，形同虛設，對檔案沒有明確地予以考核。②在對人事檔案進行整理時，沒有規范統一的要求。通常在立卷階段，未能嚴格依照卷內所標的文件目錄順序正確組卷排序，導致實際整理的文件與卷內目錄不相匹配，卷內資料經常無故缺失。③對檔案的查閱沒有嚴格的權限審批制度。部分檔案管理人員對于檔案的查閱未能給予重視，常常出現外緊內松的現象，常常對內部人員開放管理權限，為檔案的安全埋下隱患。④在檔案錄入時，部分管理人員不能嚴格做到事畢錄入，而是通常積累一大堆文件后才一次進行，這既違反規定，又十分不利于查找利用檔案。

2當前我國中等專業學校檔案信息化管理的對策

2.１ 加大檔案信息化管理工作的宣傳力度

加大檔案信息化管理的宣傳力度，切實使人們轉變檔案管理理念，一方面引起學校領導對檔案信息化管理的重視，加大檔案信息化管理的資金投入力度；另一方面，使檔案信息化管理人員明確檔案信息化管理工作的意義，提高自身素質，熟練掌握檔案信息化管理平臺的操作技巧， 提高檔案利用效率。此外，還可以促使更多的企業參與檔案信息化管理技術的研發，使中等專業學校檔案信息化真正跟得上時代的發展，滿足社會的需求。

2.２ 提高管理技能

在信息化高度發達的新時代，人事檔案作為一項重要的特殊信息，對其進行現代化管理已是大勢所趨，也是檔案管理發展的必然方向。現代科技是以計算機、網絡通信等信息技術為核心的，借助計算機技術可以實現對流動人口信息的有效檢索以及存儲等功能，進行網絡化管理在目前有著十分現實的意義。相關部門應該加大對新技術新軟件的開發力度，并定期對管理人員的技能進行培訓，提高中等專業學校檔案信息化管理的科技含量，用技術去推動檔案管理工作，使檔案信息動態化管理不斷完善。

2.３ 建立健全檔案信息化管理規范體系

檔案信息化管理是一項綜合性非常強、涉及面非常廣的工作，為使工作能夠正常高效開展，需要有一套完善的規章制度進行規范約束，對檔案查閱、檔案更新、檔案查閱權限、檔案系統管理權限等各個操作環節的操作章程都應予以明確，建立統一的檔案信息化平臺。此外，當前我國畢業生進入社會后，在晉升、聘任、培訓、學歷、學位、考核時，都需要對檔案進行查閱或者轉檔，而學生的就業方向并不明確，這直接給檔案信息化管理的后期工作帶來困難與挑戰，因此，在相關體系的建立上，應該力求與時代同步，求實創新，與社會接軌，真正使其有使用價值。

3結語

總而言之，中等專業學校的檔案信息化管理工作在我國依然有很長的路要走，在制度規范與管理技術等方面均有待完善，需要我們腳踏實地，逐步改進。

主要參考文獻

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