淺談如何建立檔案知識庫

曹光

[摘 要]所謂知識庫并不是存儲能相對容易獲得的合同、單據或慣例的信息庫，它的內容可包括人力資源狀況、每個職位所需的技能及評價方法、組織機構歷史上所發生的重大事件的歷史資料、客戶信息、研究文獻、研究報告等眾多方面。而檔案作為人類社會實踐、科學實驗的原始記錄，是組織機構活動的真實記錄，反映了組織的歷史和現狀，真實可靠且有利于據此總結出經驗和教訓，因此是組織開展管理、決策等活動的重要依據之一。因此，檔案知識庫的建立是組織知識共享和創新的需要，也是科學決策和高效管理的需要，它為組織知識學習和知識共享環境的建立創造了良好的條件。

[關鍵詞]檔案；知識；知識庫

[中圖分類號]G270 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）01 — 0114 — 02

知識管理簡言之就是對知識進行挖掘、編碼、共享、創新等活動的程，它是一個利用集體智慧來增強組織應變和創新能力的過程。在此過程中知識庫的建立是一個非常重要的環節。所謂知識庫并不是存儲能相對容易獲得的合同、單據或慣例的信息庫，它的內容可包括人力資源狀況、每個職位所需的技能及評價方法、組織機構歷史上所發生的重大事件的歷史資料、客戶信息、研究文獻、研究報告等眾多方面。因為只有在充足的信息量的保證下才有利于對知識進行整合，以便組織從以往的經歷中悟出各種見解，形成知識創新。

而檔案作為人類社會實踐、科學實驗的原始記錄，是組織機構活動的真實記錄，反映了組織的歷史和現狀，真實可靠且有利于據此總結出經驗和教訓，因此是組織開展管理、決策等活動的重要依據之一。所以說，離開了檔案信息，知識庫是不完整的，會影響組織的創新能力和應變能力，因此檔案信息資源是知識庫的重要組成部分，知識管理離不開對檔案信息的管理。

可見，檔案知識庫的建立是組織知識共享和創新的需要，也是科學決策和高效管理的需要，它為組織知識學習和知識共享環境的建立創造了良好的條件。檔案知識庫的建立應從以下幾個方面進行考慮：

一、檔案利用者需求分析和知識資源的合理評估

檔案知識庫的建立應在充分的利用者需求分析和知識資源評估的基礎上進行。

1.檔案利用者需求分析

檔案部門要在充分了解檔案信息資源的特點以及自身人、財、物、技術等能力的基礎上開展檔案利用者的需求調查和分析。

檔案部門的知識服務第三章檔案部門開展知識服務的條件檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案事業是維護歷史真實面貌的永恒的事業。因此籠統地說社會是檔案部門最本質的用戶。在社會這一大用戶中又包含許多不同類型的用戶，而不同類型的用戶對檔案知識庫所提供的知識內容的需求也各異。大體來說檔案用戶按其性質可分為四類：一是學習研究型用戶：它包括檔案學、歷史學等社會科學研究者以及相關教師、學生等。他們希望得到與自己學習、教學、學術研究相關的檔案知識，希望能有學術知識交流的平臺；二是行政管理決策型用戶：它包括黨政機關工作人員以及服務于經濟建設的相關專業人員等。他們希望得到與自身行政、管理、經營活動相關檔案知識，發揮檔案的參考、憑證、情報等價值，促成科學決策的形成；三是咨詢查考型用戶：它包括維護個人合法權益者以及檔案工作者等。他們希望查找到與個人切身利益相關的檔案，與工作相關的法律、法規、行政規章、規范性文件等，以及文檔管理的實際操作方法，以此解決他們實際生活、工作中遇到的問題；四是休閑消遣型用戶：他們希望查找到滿足休閑、獵奇需要的相關檔案知識，如名人逸事、城市變遷、歷史真相、族譜等等。

在此基礎上對于用戶明確表達的需求，我們應根據用戶需要提供知識服務；對于用戶己經意識到但尚未明確表達的需求，應通過交互方式，運用檢索工具等手段對用戶進行啟發；對于用戶尚未意識到的需求，我們應通過知識挖掘等手段激發用戶潛在的利用需求。

2.檔案部門開展知識服務過程中知識資源的合理評估

檔案部門要開展知識服務就必須在用戶需求分析的基礎上保證檔案知識庫的完整可用，而檔案知識庫的完整可用離不開知識共享與創新，因此我們應對進庫的檔案資源建立必要的信息過濾機制，合理篩選搜集到的信息—選擇滿足用戶需要的相關信息，刪除虛假信息和無關信息。這就要求檔案工作者在檔案知識庫建立和維護過程中能對知識資源進行合理的評估。

（1）知識資源必須準確可靠

檔案是社會生活的真實記錄，這使得檔案知識庫在用戶心理上形成了一定的權威性和信賴感。這就更要求它所包含的知識資源的內容準確、可靠。第一，要對檔案信息內容進行仔細檢查，防止語法、拼寫錯誤的出現；第二，檔案信息內容要符檔案部門的知識服務第三章檔案部門開展知識服務的條件合實際情況，不能夸大和歪曲；第三，檢查檔案知識庫中進行學術交流的文章，保證這些文章已經過審核、且著作權明確、有一定的學術價值等。

（2）知識資源既要全面又要有特色

不同用戶對檔案知識庫的要求各異，有的用戶是為了進行學術研究、有的是為了實際工作、生活中的需要、有的是為了休閑消遣等等。因此我們應根據組織機構的功能來確定其檔案知識庫的功能。要做到知識庫內檔案信息資源既收錄全面又能滿足用戶的個性需求，具有特色。同時要做好顯、隱性知識的轉化，根據實際情況來確定檔案知識庫的深度和廣度以及庫中檔案信息資源的類型。

（3）知識資源必須及時更新

檔案知識庫是檔案部門開展知識服務的源泉，而知識服務又是一種目標驅動服務，可見檔案知識庫的生命力在于知識的更新，因為我們只有在保持檔案知識庫及時動態更新的基礎上才能滿足用戶需求，解決用戶所面臨的問題。

二、知識開發和知識獲取

知識分為顯性知識和隱性知識兩大類，一切知識都存在于隱性知識和顯性知識之間的連續體中。因此在檔案知識庫的建立過程中檔案部門的知識開發是非常重要的環節。一方面檔案工作者應通過對傳統載體檔案的數字化，以及對電子文件/檔案檔案部門的知識服務第三章檔案部門開展知識服務的條件開展前端控制和全程管理，實現對顯性知識的收集、整理、存儲；另一方面檔案工作者應憑借自己的專業知識、技能以及工作經驗，對文檔信息資源進行鑒定、分析，既要兼顧文檔信息對本單位的第一價值和對社會的第二價值，又要保證知識創新所必須的足夠的信息量，實現對隱含在流程、人員等要素中的隱性知識的顯性化，并完成對顯性知識的編碼化與建檔。

由于在知識經濟時代知識的增長速度非常快，所以檔案部門不可能開發出實施知識服務所需要的所有知識，因此在檔案知識庫的建立過程中外部知識的獲取也是非常重要的環節。在此過程中，檔案工作者要運用自身的知識技能正確選擇能滿足用戶需求的知識。如外部專家知識、其它組織的知識、用戶的知識以及知識產品等。當然在外部獲取的知識中也包括可直接使用的顯性知識和有潛在價值的隱性知識兩大類。因此在知識獲取的同時，檔案工作者也面臨著隱性知識的顯性化、編碼化，顯性知識的學習，外部知識的內化以及外部知識與檔案知識庫整合等一系列問題。

三、知識挖掘與整理

檔案知識庫建立的目的是為了滿足檔案部門開展知識服務的需要，如不能做到這一點就顯示了知識資源的不完整性，知識庫也就失去了存在的意義，因此我們在知識開發、獲取和存儲的基礎上必須做好知識的挖掘和整理工作，為知識尋求者和檔案部門的知識服務第三章檔案部門開展知識服務的條件檔案部門構建起一座知識共享的橋梁。檔案部門可使用知識傳遞和反饋機制與檔案知識尋求者之間進行實時溝通。通過同步知識傳遞即檔案部門和知識尋求者之間的對話和信息的反饋機制使檔案部門獲得準確、實用的用戶需求信息，以便檔案部門對用戶所面臨的問題以及所處的環境有一個動態的了解，因為只有這樣才能更好地進行知識資源的綜合分析，做好知識的挖掘和整理工作。另一方面檔案部門可進行較為全面的用戶分析，利用各種技術工具提高知識分類和檢索的準確性，滿足不同特點用戶的需求。只有在此基礎上，檔案部門才能發現用戶，真正做到以用戶為中心進行知識的挖掘和整理，完善檔案知識庫的內容構成。

四、知識的分類檢索

知識的分類檢索連接著檔案知識庫和檔案用戶，檔案部門只有通過尋求合理的知識分類方法，編制各種有效的技術工具，才能提高知識分類和檢索的準確性，最大限度地滿足檔案用戶的檢索需要，因此知識分類檢索的好壞直接影響著檔案知識庫價值能否有效實現。

高效的知識檢索主要取決于兩方面：一是知識的合理分類和組織；二是快速有效的知識檢索方法，即通過對知識的合理組織，利用快速高效的檢索手段來實現與要求相匹配的知識資源的快速檢索。

檔案部門的知識服務在很大程度上依托于網絡實現，因此在對檔案知識庫中的知識資源進行分類時應考慮到網絡環境下知識交流和共享的需要。主題分類法是目前采用較為廣泛的網絡信息的分類組織方式。無論從分類體系還是類目設置上它都能較好地揭示知識之間動態的多維聯系，很好地體現了以用戶為中心的知識服務的理念。但是這種網絡分類方式存在著知識分類體系不嚴密，類目專指性差的缺點，這必然會影響用戶的查全率和查準率。而傳統的檔案分類法需要掌握一定的專業知識才能較為順利地進行檢索，這大大增加了普通用戶瀏覽查詢的難度，但是它的優點在于類目間有嚴密的邏輯關系，基本上是一個完整的知識分類體系。不難看出網絡分類法和傳統的檔案分類法各有利弊，又在一定程度上彌補了互相的缺陷。因此在檔案知識庫的建立過程中檔案部門可將兩者結合起來考慮，實現傳統的檔案分類法與網絡分類的主題分類法的一體化發展，適應電子環境下以用戶為中心全方位揭示知識之間多維聯系的需要。

另外在檢索語言的選擇上，檔案部門應盡量避免單獨使用分類號等專業術語作為唯一的檢索標識。檔案知識庫的知識檢索方法應致力于檢索語言的開發，要做到能將檔案專業術語與自然語言相結合，并能從不同的角度提供檢索的入口，既要滿足專業用戶的需要又要能方便普通用戶的使用。

五、知識的檢查和更新

檔案知識庫不僅僅是一個知識的存儲器，更是實施知識服務的平臺和中介。眾所周知，知識是一種動態的資源，具有及時性的特點，因此檔案知識庫不應該是一成不變的。知識庫中知識的替換更新比知識的獲取更為重要，因為只有保持檔案知識庫的動態特征才能加強檔案部門對用戶需求的快速反應能力。檔案知識庫建立的目的是為了滿足本單位和社會對于檔案信息資源利用的需求，因此我們應適時了解檔案知識庫內信息的使用和交流水平。一方面要了解檔案信息內容以及用戶的需求，做好知識的淘汰和獲取工作，及時調整知識庫的內容；另一方面也要積極開發新的技術工具，激發用戶潛在的知識需求。

〔責任編輯：譚 蕊〕