論檔案管理流程的重組

金福鋼

[摘 要]無論是作為組織職能部門之一的檔案室還是作為整個社會知識系統重要組成部分的檔案館要適應知識經濟時代的要求，開展知識服務，就必須改變傳統的檔案管理模式，運用知識管理思想實現對檔案管理流程的重組。

[關鍵詞]檔案；流程；重組

[中圖分類號]G270 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）01 — 0116 — 02

知識管理的實質并不是要運用等級化的組織結構對知識進行控制，而是要求實施知識管理的組織對其機構進行精簡，取消各種官僚層次，發展扁平化的組織機構，以有利于知識的共享和創新。這就決定了在實施知識管理的組織內，知識不可能單向線性地流動，知識管理的職能也不可能集中于某一個人或某一個職能部門，而是需要眾人分工協作—由各個部門分別執行知識管理的大部分職能，并在各自的領域中找出管理其知識的最佳方法。當然為避免信息孤島現象的產生，以上管理的實現都要通過制定統一的政策來統籌和協調，在知識整合的基礎上進行。

一、變被動服務為主動服務

傳統的檔案管理側重于對檔案實體的保管，強調保護檔案的完整與安全，因此形成了一套單一線性的管理方式，缺乏服務的理念。這種以館藏決定利用服務的方式有悖于知識經濟時代知識共享與創新的要求，所以要充分發揮檔案信息資源的優勢就必須用“以用戶為中心，變被動服務為主動服務”的指導思想對傳統的檔案管理流程進行重組。具體來說：

第一，計算機網絡技術和通訊技術等現代信息技術雖然是檔案管理流程重組的技術基礎，但檔案管理流程重組的實質并不是傳統檔案管理流程的簡單計算機化，而是以現代信息技術為手段對檔案管理流程進行的再造。

第二，檔案管理流程重組是要改變傳統檔案管理側重于實體保管的單一線性的管理方式，加強對檔案信息的管理，建立起雙向交流的機制，通過用戶需求分析和檔案部門的知識服務第三章檔案部門開展知識服務的條件用戶信息反饋機制，使知識的提供符合用戶問題解決的需要，滿足知識交流和檔案利用服務非線性的要求。

第三，檔案管理流程重組的核心是檔案管理中信息流的重組。

二、檔案管理中信息流的重組

在傳統檔案管理中，每份檔案都經歷了接收/征集、整理、立卷歸檔、鑒定、保管等實體管理過程，但這顯然不能適應知識經濟時代對檔案信息進行管理，特別是對電子文檔進行有效管理的需要。因為傳統的檔案管理流程難以保證檔案收集的完整與齊全，會影響檔案價值的實現，更不利于知識共享和知識創新的實現。可見檔案部門要開展知識服務就要在現代信息技術的支持下，對檔案管理中的信息流進行整合。而且這種整合既不是對傳統手工管理流程的計算機模擬，也不是管理步驟的簡單合并，而是對檔案信息流進行的再造和重新設計。從總體上說，在此過程中應做到：

1.檔案工作者參與信息流程設計，監督文檔處理的全過程

在信息流重組前文件管理和檔案管理是兩個不同的流程，兩者之間通過文件實體的交接構成業務銜接。但是由于兩者執行各自主管機關制定的制度與標準，因此在鑒定文件價值時常常會出現矛盾。為了保證歸檔文件的完整、齊全以及歸檔文件的質量，檔案人員不得不長期對文件形成部門進行業務指導，將工作延伸到了文件管理領域。這大大影響了兩個部門的工作效率，造成了資源的極大浪費。

在信息流重組后檔案工作者監督文檔處理的全過程，提高了工作效率。具體來說就是檔案工作者要積極參與組織機構整個信息流程的設計，將自己的價值取向在文件生成之前就注入此程序中，并利用他們的專業技能和專門知識來定義流程中檔案方面的基本概念，提出鑒定、保存等方面的具體要求，以確保電子環境下檔案的真實可信、完整齊全，以及檔案信息的可利用和可理解性，從而實現對文檔信息流的有效管理。這不僅可以加強部門間的合作，更能簡化工作流程，改變文檔“分而治之”帶來的文檔管理條塊分割、效率低下的現狀，清除傳統文檔管理中的雷同環節，從而使得信息流更為順暢，以利于組織內知識的傳遞和交流。

檔案工作者通過參與信息流程設計，將文檔管理流程很好地融入組織管理流程之中，保證了信息流的順暢流動，檔案知識庫的組建，這既滿足了組織機構實施知檔案部門的知識服務第三章檔案部門開展知識服務的條件識管理的需要，也提高了它們的管理效率。當然在此過程中，由于工作重心逐漸從原先對檔案實體的保管轉向對電子文檔處理全過程的監督，檔案工作者將更能有效地運用自身文檔管理方面的隱性知識向各業務部門提供檔案管理方面的知識服務，逐步實現從單純的檔案保管者向知識審計員、知識提供者的過渡，從而適應電子環境下文檔管理的要求，保證知識資源的完整可靠，知識更新的實現。

2.檔案鑒定工作前移

在信息流重組前檔案工作者對每份檔案開展價值鑒定，鑒別其是否具有永久保存的價值。信息流重組后，由于在電子環境下傳統的文件概念及其物質形態已不復存在，而且需要鑒定的文件數量過大，所以檔案工作者必須參與信息流程的設計，將鑒定工作所涉及的相關要求在文件產生之前即在計算機系統設計階段就確定下來，而且這種鑒定也將更側重于對職能、業務和風險的分析。

另外，檔案鑒定工作的前移也使得逐份鑒定向“批處理”的轉變成為可能，適應了電子環境下文檔數量激增和對電子文檔科學管理的要求。

3.組建檔案知識庫

在信息流重組前檔案部門通過組織館藏為其開展服務提供保障，而且館藏建設也偏重于實體管理和實體信息的有序化。在信息流重組后檔案部門通過組建檔案知識庫為其知識服務的開展提供知識資源的保障，組建檔案知識庫是檔案管理流程重組的重要環節，它側重于知識的開發與獲取、知識的挖掘與整理、知識的檢索與更新等方面。

可見，組建檔案知識庫不僅為檔案部門知識服務的開展提供了知識資源的保障，同時也符合創建學習型組織的要求，是顯、隱性知識互動的需要，有利于組織知識的積累、學習和知識創新的實現。

4.引入用戶需求反饋機制

在信息流重組前檔案部門采取單向線性的實體管理方式，以館藏決定服務的內容，沒有考慮到用戶的需求。而知識服務是的宗旨是用戶問題的解決，所以在流程重組后檔案管理流程中必然要引入用戶需求反饋機制，只有這樣才能保證檔案部門動態地了解用戶的需求，提供主動服務。

用戶需求反饋機制連接著檔案部門和知識尋求者，它的設立是檔案部門開展知檔案部門的知識服務第三章檔案部門開展知識服務的條件識服務的必要環節。可以說，檔案部門開展的知識服務正是通過對用戶反饋信息的不斷分析，在逐步解決用戶問題的過程中動態實現的。因此離開了用戶需求反饋機制的設立，檔案部門的知識服務就無從談起。

三、在檔案管理中信息流的重組和實施文檔一體化管理的區別和聯系

在開始具體討論檔案管理中信息流的重組之前，明確其與文檔一體化之間的關系非常有必要。

文檔一體化是從文書和檔案工作全局出發，實現從文件生成制發到歸檔管理的全過程控制。它包括：文檔實體生成一體化，即對公文、檔案從生成、流轉、歸檔形成檔案直至檔案被銷毀為止的整個生命周期進行全面管理；文檔管理一體化，從管理體制、組織機構、人員配備等方面保證一體化的實現；文檔信息一體化，利用時不用考慮信息是文件信息還是檔案信息，用一條檢索命令即可查到所需的全部文檔信息；文檔規范一體化，文檔一體化是一項要求規范程度很高的工作，國務院辦公廳、中共中央辦公廳和國家檔案局都制定了相應的文檔管理規范，這是全國文檔管理的規范，也是實現文檔一體化的主要依據。由此我們不難看出在檔案管理中實施信息流的重組和實施文檔一體化管理既有相似性又有區別。

1.檔案管理中信息流的重組和實施文檔一體化管理的共同點

（1）兩者都包含了對整個文檔生命周期進行全過程管理的思想

無論是信息流的重組還是文檔一體化管理都認同文件生命周期理論中文件與檔案只不過是同一事物在不同階段的不同名稱的思想，提倡對整個文檔生命周期作系統考慮，進行全面管理。

（2）兩者都看到了傳統文檔“分而管之”的弊端

傳統的文件、檔案管理分屬不同的職能部門，形成了兩套獨立的管理流程，這兩個管理流程執行各自主管機關制定的制度和標準，工作環節時常重復，價值鑒定標準也不統一。這就使得檔案工作者為保證歸檔文件的完整與安全不得不對文件形成者進行業務指導，將工作延伸到文件管理領域；甚至在不少組織中文件形成者和檔案工作者是由同一人兼職。其中的弊端顯而易見：既不利于信息的流動也會影響管理的效率。

（3）兩者都需要現代信息技術的支持、檔案工作者素質的提高信息流的重組和文檔一體化管理都離不開現代通訊技術，特別是計算機網絡技術的支持，同時也都需要檔案工作者知識結構的調整、素質的提高。

（4）兩者的實施都是為了管理效率的提高

信息流的重組和文檔一體化管理的實施都能使信息的產生、傳遞、存儲和利用等形成一個較為全面合理的網絡結構，便于對檔案信息資源的檢索、歸納和提煉，是科學決策和提高行政管理效率的需要。

2.檔案管理中信息流的重組和實施文檔一體化管理的不同點當然檔案管理中信息流的重組與文檔一體化從本質上講是不同的：

（1）兩者的指導思想不同

在檔案管理中實施信息流的重組體現了知識管理“以人為本”的管理思想，因為知識是與人緊密聯系的，所以對知識的管理在很大程度上也是對人的管理。檔案管理流程中信息流的重組是文檔管理與人的管理的融合，有利于挖掘人腦中的隱性知識，激發人的創造力：而文檔一體化管理注重的仍然是對文檔信息內容的管理，其中并沒有體現對人進行管理的要求。

（2）兩者的管理流程不同

檔案管理中信息流的重組并非簡單的文檔管理流程的重組，而是將文檔管理流程作為整個組織管理流程的有機組成部分來考慮的，因此檔案管理中信息流的重組也要適應組織管理流程重組的要求；而文檔一體化僅從文書和檔案工作的全局出發，側重于文檔處理過程的整合，并未將其置于整個組織管理的大系統中去考慮。

（3）兩者所要實現的具體目標不同

在檔案管理中實施信息流的重組是知識管理的要求，所要達到的目標是用戶問題的解決，因此它是以用戶為中心，在主動服務思想的指導下展開的，在此過程中檔案知識庫的組建是其重要環節之一；而文檔一體化管理所要實現的目標是管理的簡化，其著眼點仍是管理，仍然是由管理來決定服務的內容，是一種被動服務，因此在這一過程中無需組建檔案知識庫。

（4）兩者實現的方式不同

在檔案管理中實施信息流的重組，是為了實現檔案知識庫與個性化的用戶需求檔案部門的知識服務第三章檔案部門開展知識服務的條件以及用戶需求反饋之間的交互運動。這一交互運動形成了縱橫交錯的知識共享和創新的知識網；而文檔一體化管理中由于缺乏與用戶的互動，所以不可能形成真正的知識創新。

可見，認清兩者的區別與聯系是我們對檔案管理中信息流的重組這一問題展開討論的前提。

〔責任編輯：譚 蕊〕