高校檔案管理中信息數字化的作用

許鑫

摘 要：高校檔案管理工作開始引進現代化信息技術，給高校檔案管理工作帶來諸多優勢：第一，加快了高校檔案管理工作的速度；第二，鞏固了高校檔案管理工作的創新能力。由于我國引進信息數字化技術尚晚，技術水平不夠高，當信息化管理高校檔案應用于實際操作中，還存在一些漏洞，我們必須堅持不懈地去開發、研究。本文通過對我國的高校檔案管理引進的信息化技術進行分析，找出存在的不足和漏洞，并且探索出解決問題的方法以供參考。

關鍵詞：信息數字化；高校檔案管理；研究分析

伴隨數字信息對生活和工作的滲透，現代高校檔案管理系統也開始采用信息化管理機制，從檔案管理工作的職責和功能進行了深入改革，不僅削弱了檔案管理工作的工作量，也提升了檔案管理工作的工作效率。本文通過對以往的高校檔案管理系統存在的漏洞和不足進行發現并分析，然后分析信息化管理系統對高校檔案管理體制的優化，就提高管理效率和減輕管理壓力提出了幾條策略。

1 高校傳統的檔案管理

檔案管理工作不能帶給企業單位顯著的物質效益，不能引起足夠的重視，特別是教育機構，大部分我國高校并不重視檔案管理工作，這種現象也造成了諸多問題：

第一，以往從事高校檔案管理工作的工作人員工作效率都不夠高，大部分的高校領導對檔案管理工作并不重視，因此對工作人員的工作待遇也較低。大部分高校領導在檔案管理工作人員的選擇方面，主要選擇一些退休老干部或者是關系戶。這種行為直接降低了檔案管理工作人員的整體水平，也影響了高校檔案管理工作的效率。

第二，檔案管理工作在工作流程上相對容易，對腦力的要求并不高，但是在工作內容方面比較繁瑣，檔案管理工作人員的耐力和仔細程度尤為重要。高校管理工作體系并不完善，也不夠組織化。諸多部門只是管理本部門的檔案，但是很多部門的檔案之間是存在聯系的，并且一些信息都是相關、分享的，由于管理體系不夠完善合理，使得部門只能收集自己部門的信息，并且與別的部門分開記載，損耗了較多人力資源和物質資源。

第三，因為我國諸多高校都是后期合并在一起的，在合并的時候，由于檔案管理體系不夠系統，導致失去了很多信息，所以我國諸多高校的檔案信息不夠完整，也一定程度上降低了高校檔案管理工作的工作效率。

2 信息數字化對高校檔案管理工作的影響

高校檔案管理工作進行了信息數字化的改革，使得工作方法更加簡便，工作效率也得到了顯著性的提高，文章就此進行了研究。

2.1 精簡了高校檔案工作程序和內容，提高了工作效率

第一，高校檔案采用信息數字化管理模式能夠提高工作效率，不僅很多檔案都能夠利用數字信息進行儲存，而且提高了空間的利用率，最重要的是確保了檔案能夠完整且全面的保存下來。以往的紙質檔案不僅不易保存，而且程序繁瑣，降低了信息的管理效率。

第二，對檔案管理工作的步驟進行了簡化，提高了單位時間內的工作效率，也減少了檔案的流失，以往的檔案管理都是由工作人員完成，需要花很長時間，而且信息的信度不夠高。采用數字信息化管理對以往的高校檔案管理工作進行改革，能夠加快信息管理工作的速率。

第三，數字信息化的檔案管理工作只需要借助數據庫和搜索信息功能平臺就能快速查找信息，高校完成檢索任務。

2.2 推動了高校校務管理工作的公正化、清晰化建設

對高校檔案管理工作進行信息化改革，經由校園校務管理平臺就能處理，學校還能通過信息平臺對外界宣布學校的相關條件——辦學條件、招生條件、教師聘任條件、就業和出國條件等等。老師和學生可以更方便地了解學校的信息，一方面合理地利用了高校檔案信息管理的作用，另一方面使學校的校務公開以便人們了解，同時提高了高校檔案管理工作的水平，有助于強化高校檔案管理工作的能力和提高工作效率。

2.3 加快了高校檔案管理工作的信息共享建設

信息時代的來臨，使得信息的數量和區域不斷上漲，人們無論在工作還是生活中都急需共享信息。對高校檔案管理進行信息化管理，一方面能使校內信息得到廣泛宣傳，另一方面使各個高校之間的檔案系統保持連接，促進我國的高校、單位和區域之間的交流，進而使各大高校進行信息上的溝通和學習，有助于我國高校學生的求學、老師的應聘和科研人員的需要，從一定程度上節約了大量人力、物力、財力。

3 要全面推廣使用計算機對高校檔案進行管理的方式

信息智能化工具管理方法使得管理高校檔案這方面更加簡便快捷，它減小了學校的花銷，使高校檔案便于全面、整體化的管理。

3.1提升檔案管理方面人員的整體素質和能力

由于現在智能化管理軟件和檔案管理思想更趨于市場化，還有花樣百出的新型管理方法和理論。所以，對于高校檔案管理人來說，他們必須要按時增加和學習對管理方面的新型知識體系，領會更多其他新型管理內容體系，然后把新型的管理方法和其他不同的管理系統總結到一起，整體提升管理人能力和對專業知識結構的認識，完成高校對檔案管理方面有較高的整理性和先進性。

3.2對高校檔案管理方面要加強管理制度

此種管理方法要求學校必須要有足夠的先進設施和新型技術軟件，但這最多間接性能帶給學校一定的好處，所以大多數高校都不想在管理檔案這方面花費太多心思和費用，如果想提高高校檔案管理的整體水平，就必須加強管理的智能管理和科學管理，不過多考慮資費問題，使高校檔案管理更加有序，雖然從一開始來說會花費很多費用，但如果慢慢的發展，這種方法有利于管理人員的管理更加簡便，減少了管理人員的工作并減少了財務的花銷，從這方面來看，這樣使得高校檔案管理意義更加明顯，擴大了管理區域使得高校有效發展。

3.3對高校檔案管理的安全性進行有效保障

在對高校檔案管理方面，我們不僅要保證他的先進性還要保證它的安全性，校內信息安全才不會使高校利益不受到損失，對于高校檔案信息方面來說，影響其安全性的是網絡病毒，網絡攻擊等，要加強計算的防御系統，同時也要對重要內容做好備份。

現代信息技術發展迅速，我們的日常生活娛樂中將會越來越多的使用這些信息技術，對于高校檔案技術來說，也將越來越趨向于信息化管理，由此我們可知，以后紙質版檔案將會完全被電子版檔案代替。

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