檔案的作用與管理思路研究

田曉紅

摘 要：檔案管理是一項較為復雜且系統的工作，并且工作過程非常枯燥和乏味。想要做好檔案管理工作，并使其作用和價值能夠得以充分發揮，就必須尋找到有效的方法和思路，這對于提高檔案管理效率和水平尤為重要。基于此點，本文就檔案的作用與管理思路展開研究。

關鍵詞：檔案；作用；管理

檔案是有史以來產生最早的一種文獻形式，其也是現代社會信息中較為重要的門類之一。可對檔案進行如下定義：它是國家機構、社會組織、個人從政治軍事、科學、經濟、技術、文化以及宗教等活動所形成的具有一定保存價值的文字、圖表、聲音影像等不同形式的歷史記錄。在我國，檔案一詞源自于清代，當時的涵義為存放在檔架之上的案卷。現如今，隨著社會的發展和時代進步，檔案本身的涵義更加豐富，其作用也越來越明顯。

1 檔案的作用及制約檔案作用發揮的因素分析

1.1 檔案的作用

大體上可將檔案的作用歸納為以下幾個方面：

1.查考憑據。各黨政機關、團體在進行領導工作時，需要掌握與工作相關的材料。而檔案中真實、準確地記錄了機關以往開展工作和各類業務活動的詳細情況，通過對這些檔案進行查考能夠為黨、政、軍等機關部門進行決策提供咨詢材料，不但有助于工作的順利開展，而且還能使機關的工作效率隨之顯著提高。

2.參考依據。在檔案之中記載著大量與生產活動相關的資料，如生產活動的具體情況、由此獲得的成果以及總結出來的經驗教訓等等。這些資料可以作為工業、農業等行業生產以及經營管理的參考資料，從而為經濟建設提供可借鑒的、具有情報價值的信息，這對于生產力的發展、經濟效益的提高均具有一定的作用。

3.科學研究。大量的事實從各個角度證明了科技是第一生產力的觀點，而科學技術的研究工作需要對大量有價值的歷史資料進行潛心鉆研，從中找出事物的發展規律，從而促進科學技術不斷完善和進步。檔案能夠為科研工作提供豐富的歷史資料，這使得科研工作的開展更加方便。由此可見，檔案在科學研究中具有非常重要的作用。

4.宣傳教育。長期以來，檔案在弘揚我國悠久的歷史文明和優良傳統，宣傳我黨的光輝事跡和英雄人物，揭露社會腐敗現象，進行愛國主義教育等諸多方面都發揮著不可取代的教育作用。這一作用與檔案本身的歷史性、直觀性等特點有著直接關系。

1.2 制約檔案作用發揮的主要因素

在不斷的研究和總結中發現，檔案本身的作用全部都是潛在的，只有當這種潛在性被激活時，其作用才能顯現出來。換言之，檔案的作用需要我們創造一個前提條件才能得以發揮。

1.社會因素。檔案各種作用的發揮受社會發展水平的制約。相關文獻記載，檔案在資本主義社會當中獲得了非常廣泛的應用，而當社會體制轉變為私有制時，檔案的作用受到了極大程度地制約。到了社會主義階段，檔案的作用再次得以發揮。現如今，在檔案工作者的不懈努力下，檔案信息在黨和國家的各項事業當中均發揮出了非常巨大的作用。

2.認知因素。人們對檔案及檔案相關工作的認知水平是制約檔案各種作用發揮的又一重要因素。檔案能否獲得人們的有效利用，主要取決于人們對其認識程度的高低，而檔案作用的發揮則與其利用程度有著密切的關聯。大量的事實證明，對檔案作用認識程度較高的地區和單位，檔案本身的各種作用均能夠獲得有效發揮，反之則會嚴重影響并制約檔案作用的發揮。所以通過增強人們對檔案作用的認知水平能夠使檔案的各種作用獲得有效發揮，也能進一步體現出檔案自身的價值。

3.管理因素。檔案作用的發揮需要具備一定的前提和基礎條件，由于檔案的種類較多，內容比較繁雜，涉及領域較廣，所以需要對收集回來的檔案進行歸類和保管，以便進行查找和使用，這就需要對檔案進行科學的管理。換言之，只有管理好檔案，使其內容真實、完整，才能發揮出其應有的作用和價值。如果檔案管理工作不到位，不但會影響到檔案作用的發揮，而且還有可能造成有價值的檔案損壞或丟失。為此，必須做好檔案的管理工作。

2 檔案的管理思路研究

在當前的新形勢下，想要做好檔案管理工作，除了要明確思路之外，方法和手段也必須有效，這樣才能不斷提高檔案管理成效，從而使檔案的作用得以發揮。在實際工作中，可從以下幾個方面著手加強檔案管理。

2.1 創新觀念強化管理意識

社會的發展和時代的進步對檔案管理工作提出了新的要求，在這一背景下，想要做好檔案管理工作，就必須摒棄傳統的觀念，不斷強化管理意識，增強對檔案重要性的認識，確保各項工作有序進行。首先，領導干部必須對檔案管理予以足夠的重視，以身作則，調動管理人員的工作積極性。其次，應當進一步加大宣傳力度，讓單位全體人員都對檔案管理有一個全新的認識，同時應當采取相應的手段強化管理觀念，讓每個人員都能明確自己的責任和職責，確保檔案管理工作順利進行。

2.2 建立健全檔案管理制度

想要保證檔案管理工作的順利開展，就必須建立健全與之相關的規章制度。首先，應當建立現代化的檔案管理制度，確保檔案管理的各項工作有條不紊地進行。其次，應當落實崗位責任制，借此來明確相關人員的職責范圍，切實加強檔案信息管理。再次，應當制定一套完善的考核激勵機制，通過考核及優獎劣罰的方式，可以調動管理人員的工作積極性，使他們自覺、主動地參與到檔案管理工作當中，這有助于工作效率的提高。

2.3 打造一支綜合素質高的檔案管理隊伍

現階段的檔案管理工作具有較強的技術性，這對管理人員自身的素質和專業水平提出了較高的要求。想要確保檔案管理工作能夠順利開展，就必須不斷提高管理人員的素質和水平，打造出一只高水平的管理隊伍，具體可從以下幾個方面著手開展工作：首先，應當加強對現有管理人員的培訓教育工作，并將重點放在專業基礎知識和管理知識等方面的培訓上，這樣可以使他們的管理和專業水平獲得同時提高，能夠更好地應對工作中的各種問題。其次，要積極引進高素質的管理人才，并健全人才流動機制，從根本上提高檔案管理水平。

2.4 建立電子檔案管理體系

傳統的檔案基本都是以紙為載體，經過長期的摸索和實踐，總結出了一套比較完善的管理體系。而隨著電子類檔案的增多，傳統的管理方法和手段有很大一部分無法適用。為此，有必要建立電子檔案管理標準。由于電子類檔案的形成與存儲介質具有一定的特殊性，所有管理方法和一些細節都需要進行相應的改變。首先，在管理方法上，可以通過計算機對電子類檔案進行歸檔、整理，然后進行拷貝，同時檔案的利用也可以借助計算機來實現，極大程度地方便了使用，有助于檔案作用的發揮。其次，在電子類檔案的收集方面，應當按照其形成規律進行整合，以此來確保檔案的完整性。再次，要做好檔案的安全管理。由于電子檔案的形式比較特殊，從而使其中的資料容易被刪改，所以在對此類檔案進行管理時，必須加強安全措施，確保檔案的真實性。

3 結論

總而言之，檔案的各種作用是有目共睹的，檔案的價值也逐步獲得人們的肯定和認可。而想要使檔案的作用得以充分發揮，就必須對檔案管理工作進行不斷加強，并采取切實可行的管理思路和方法，提高檔案管理的成效，為檔案作用的發揮打下良好的基礎。

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