淺談會計電算化操作中的嚴謹性

吳慧

【摘要】會計電算化帶來的快捷、方便、省力，使得很多會計工作者很想盡快掌握這些操作技能，但往往事與愿違，經常有些操作做不下去，并且也改動、刪除不了，這是由于會計工作的重要性，使得會計電算化軟件在操作中也是一樣嚴謹。

【關鍵詞】會計電算化 系統管理初始化 賬套初始化 操作 嚴謹性

【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）09-0234-01

會計電算化帶來的快捷、方便、省力，使得很多會計工作者都想盡快掌握這些操作技能，但往往事與愿違，甚至很多熟練的計算機操作員，開始使用會計電算化軟件時，也被弄得一頭霧水，發現有些操作做不下去，并且也改動、刪除不了，其實這是由于會計工作的重要性，使得會計電算化軟件在操作中也是一樣嚴謹，每一個設置都是后續操作的前提，環環相扣，動一發，而影響全身。

為了使會計電算化初學者能更好、更快地入門，盡快掌控會計軟件的使用，下面就用友財務軟件系統管理初始化和賬套初始化操作中的嚴謹性淺談如下：

一、系統管理初始化操作中的嚴謹性

初始化工作是會計電算化工作的前期準備工作。系統管理初始化包括注冊、操作員的設置、建立賬套、操作員權限的設置等操作。

1）注冊

只有在“系統管理”中注冊后，方可操作。系統允許以兩種身份注冊進入系統管理：一是以系統管理員的身份；二是以賬套主管的身份。可兩者是有區別的：

①系統管理員（admin）

負責整個系統的總體控制和維護工作，可以管理該系統中所有的賬套。以系統管理員身份注冊進入，可以進行賬套的建立、備份、恢復和輸出，設置操作員和賬套主管，設置和修改操作員的密碼及操作權限等。

②賬套主管

賬套主管負責所選賬套的維護工作，擁有所管賬套的所有操作權限。主要包括對所選賬套進行修改和系統模塊的啟用，對年度賬的管理（包括創建、清空、備份、恢復、輸出以及各子系統的年末結轉等），以及所管賬套操作員權限的設置等。

由于第一次運行該軟件時還沒有建立核算單位的賬套，因此，在建立賬套前應由系統管理員admin進行登錄，密碼為空。

2）建立賬套

建立賬套時，必須由系統管理員（admin）登錄，賬套主管只有修改賬套的權限而無建立賬套的權限。

賬套創建成功后，賬套號、啟用會計期間不能修改，并且創建賬套的窗口信息不允許修改，也不允許刪除創建好的賬套，它不像計算機軟件那樣可隨意刪除和還原，因此在創建賬套時，必須謹慎考慮賬套號、賬套名稱、啟用會計期間的設立。

“分類編碼方案”窗口中顯示的是系統預設的方案。用戶可以按照本單位的規定進行修改。這里設置的編碼方案，會決定后續基礎設置，編碼方案一旦使用就不能更改。必須將相應的檔案資料數據刪除之后，才可更改某項編碼方案，而重新建立檔案資料需耗費大量的時間精力，必須謹慎考慮。

3）操作員權限設置

操作員權限設置目的是實行必要的財務分工，加強財務控制和管理，以保證會計數據的安全性和會計信息的保密性。

一般系統管理員、賬套主管（電算化主管）可進行操作員權限設置，但賬套主管只能對所管賬套操作員權限進行設置，操作員只有修改自己口令的權限，無權更改操作的權限。

二、賬套初始化操作中的嚴謹性

賬套初始化由賬套主管注冊登錄“用友通”，進行所管賬套的初始化工作。

1）編碼規則的設置

在各類檔案設置中，有一項內容非常重要，那就是編碼規則，下面就部門檔案設置的內容來談談。當光標置于部門編碼處時，如果按自己的習慣輸入01或001再按回車，電腦不會認可，光標怎樣都不會移動，所有的操作將無法繼續，這個時候必須看看最下面的編碼規則，如編碼規則為“？鄢？鄢？鄢”，表示一級部門編號由阿拉伯數字一位數字組成，二級部門（下屬部門）編號由兩位數字組成，全編碼為三位數字組成，如采購部編碼為“1”，其下屬的采購一部為“01”，采購一部的全編碼為“101”，因此，必須輸入“1”才會被確認；如果編碼規則為“？鄢？鄢 ？鄢？鄢”，表示一級部門編號由二位數字組成，二級部門（下屬部門）編號由二位數字組成。此時是一級部門必須輸入“01”，二級部門的全編碼為“0101”才可。這個編碼規則的設定是與前面的“編碼方案”的設定是保持嚴格一致的，如果需要修改，必須在“編碼方案”中進行修改，如檔案設置已經啟用“編碼方案”，則必須刪除所有的檔案內容，才可更改“編碼方案”，所以在設定“編碼方案”時需要全盤考慮。

2）會計科目的設置

一級科目設置必須符合會計制度的規定，明細科目可根據企業的實際情況來設置。在建賬套時，如果在“核算類型”設置界面中“按行業性質預置科目”項前面打上“√”，系統就自動預置了財政部統一規定的工業企業所有一級科目，只需要對預置科目的屬性，如輔助核算項目等進行修改，然后再把本單位需要的明細科目添加進去。

刪除會計科目時，應遵循“自下而上”的原則，即先刪除下一級科目，才能刪除本級科目。可我們經常會發現很多會計科目是無法刪除的，這是因為有些科目已經使用，如填制了憑證、已錄入了期初余額或已指定為“現金銀行科目”，像這些科目都不可刪除，若一定要刪除已使用了的科目，則必須刪除所有使用了這個科目的憑證和期初的金額，使科目成為未使用狀態，才可刪除；若一定要刪除已指定為“現金銀行科目”的科目，則必須取消“現金銀行科目”的指定之后，才能刪除。

3）憑證類別的設置

憑證的限制類型有五種，分別為“借方必有”、“貸方必有”、“憑證必有”、“憑證必無”和“無限制”。

如果“限制類型”不是“無限制”，那么至少要輸入一個限制科目；如果限制類型設置為“無限制”，就不能輸入限制科目；如果限制科目不是末級科目，那么這個限制科目的所有下級科目都會受到同樣的限制。并且在輸入限制科目，如“1001，100201，100202”時，中間必須用英文狀態下的“，”而不是中文狀態下的“，”否則無法繼續操作下去。

以上對系統管理初始化和賬套初始化操作中嚴謹性的闡述，是很多學生入門時碰到的問題，希望從事會計電算化工作的初學者能盡快入門，減少誤區，迅速掌握會計軟件操作，把握好操作規律，更好地為經濟建設服務。

參考文獻：

[1]高等教育出版社《會計電算化》2007年7月

[2]經濟科學出版社《會計電算化》2008年6月

[3]高等教育出版社《會計電算化教程》（用友通標準版10.3）

[4]2010、2012、2013年度會計從業資格考試學習叢書