探討礦業集團物資采購內部控制

郭海婷

摘要：目前，礦業集團采用有效的內部控制方法，對物資采購過程進行嚴格的管理與控制，加強煤礦集團內部控制機制的監管功能，使物資采購過程從采購計劃、審批、采購、驗收到付款等環節實現標準化管理，充分發揮集團內部控制的有效作用，實現集團總體經營目標的實現。本文筆者從礦業集團物資采購過程的內部控制制度、規范煤炭企業物資采購流程、完善其內部控制制度進行綜合描述，以提高資金使效率，提高采購質量，使礦業集團能夠做大做強。

關鍵詞：礦業集團 物資采購 內部控制

內部控制對于每個企業來說都是至關重要的，它對企業每個環節進行監督、控制。對物資采購進行內部控制，是保證煤礦集團能夠正常經營的基礎，由于煤礦行業的特殊性，其采購物資過程所需要的資金巨大，會直接影響集團的盈虧能力、生產效率及員工工作的安全性，因此，加強煤炭企業物資采購的內部控制，使其制度更完善，對所采購的物資成本、質量、安全性進行嚴格控制，加深管理層對內部控制的重視度，規范采購過程，使集團的物質采購過程有章可循。

一、礦業集團物資采購過程的內部控制制度

每個行業能夠可持續經營，都必須對內部物資采購環節進行控制與監督，而內部控制制度的完善，對于物資采購過程具有重要的作用。我國煤礦集團的主要經營業務是對地下煤礦的開采進行加工、處理并選煤、選礦后進行銷售，這套業務執行過程需要大量物資、設備的支持，集團及時采購所需的物資、設備，并且對這些設備、物資的采購過程進行監督、控制，避免人為操縱產生舞弊現象，保護集團資產的安全，對這些過程制定詳盡的物資采購內部控制計劃及流程。

二、規范煤礦集團物資采購流程

（一）煤礦集團物資采購流程

1、計劃階段

煤礦集團設備采購部門，以年、季、月為期限，根據各基層單位的業務需要，編制部門生產設備、配件、用具等物資的采購計劃，通過層層上報，由上級領導審批，下達采購指令，由采購部進行采購。

2、審批階段

上層領導根據各部門上報的采購計劃，經過查驗后審批（不足物資采購），通過招標、報價、中標的形式，由采購部門進行采購。

3、采購、驗貨階段

煤礦集團與供貨商簽訂物資采購合同后，對采購的物資進行檢驗，設備的型號、物資質量和數量是否與合同規定的內容一致，驗收合格后入庫、付款。

（二）煤礦集團物資采購管理意見

煤礦集團在進行物資采購過程中，可以用于周轉的資金不多，如果不能合理調配內部資金，則不能滿足集團物資供給的正常需求。因此，制定物資采購計劃，對物資采購需要的資金進行合理估計。在集團內部制定財務預算，加強企業的采購管理，避免不適用的物資采購行為，使運營資金得到合理的安排，避免物資采購過程出現資金不足，影響煤礦集團的正常運營。

三、煤礦集團物資采購內部控制存在不足

（一）煤礦集團物資消耗管理存在問題

采購物資的實際消耗沒有得到有效管理，主管部門對于物資消耗情況，憑借主觀經驗進行控制，而沒有做到實際盤點，對每一樣物資進行一一核對，庫存中的物資存在積壓現象，使煤礦集團內部物資采購的審批環節喪失了原有的核心地位，使物資采購管理與物資消耗不能緊密結合，給集團內部造成嚴重的資源浪費。

（二）采購商品的價格問題

市場環境下，相同的商品，在不同時間、不同地點的出售價格是截然不同的，這樣給管理層決策集團內部物資采購價格帶來了難度，同時，由于物資采購決策信息的不足，訂貨過程不能做到貨比三家，很難判斷出采購的物資價格是高還是低，即使采購中出現了高價格現象，也不能夠判定是采購部門操作不當造成的。同時，相同商品的質量也是千差萬別，對于采購的物資質量更是很難控制，如果操作不當就有可能給企業帶來不必要的損失。

（三）物資采購的主觀意識不強

煤礦集團物資采購過程缺乏必要的采購計劃，內部管理不嚴格，采購過程具有隨意性，憑借相關人員的工作經驗隨用隨采，不但嚴重影響了生產經營進度，同時也增加了生產成本，制約了集團內部的物資管理水平。煤礦集團采購過程受各種因素的干預，許多采購的物資不經過市場調查與對比，缺少必要的溝通。物資的進出管理缺少動態把握，采購物資的庫存管理、進貨管理、出庫管理都采用傳統手工模式，缺少現代化管理的技術支持。

四、完善煤礦集團內部控制制度的應對措施

（一）嚴格規范集團管理制度，強化采購管理

煤礦集團應該高度重視物資采購價格及成本費用，內部建立專門設置采購部門，對集團內部采購進行審核，制定物資采購計劃，并嚴格按照物資采購程序計劃、審批、采購等程序執行。集團應對物資采購制度設置權限，對采購程序做出明確的規定，實行統一采購，加強物資的采購管理，避免中間環節，集中運用資金，加大購入產品、物資過程的透明度，大幅度降低采購成本，提高企業效益，使煤礦集團物資采購價格最優化。

（二）制定物資采購內部控制目標

煤礦集團物資采購內部控制制度是按照國家法律法規制定的，它的出現可以確保集團業務順利開展，及時掌握集團內部庫存情況及物資消耗情況，使物資信息在使用部門及保管部門實現對稱性與透明性，針對積壓現象、價格爭議及時解決，借助信息系統的幫助，實時監控企業物資使用情況，將物資管理的各環節有效結合，降低集團資金的占用，保障生產經營的物資需要，及時掌握物資市場信息，對煤礦集團物資采購進行全面預算管理，在各采購環節做好有效評估，實現煤礦集團物資采購成本最低化、質量最優化。

（三）采購環節進行控制

煤礦集團根據內部需要，由每個部門根據實際生產情況提交采購預算申請，申請提交采購部門后，由保管部門核對庫存量是否滿足各部門的需求，如果不滿足需求則同意采購，對于不需要的物資，一律不得提前采購；資金占用大的物資采購項目，需要經過高層領導批準后購買。集團在進行物資采購過程，應該將供貨商的價格、質量作為主要采購信息。物資購入后，要對采購物資進行規格、品種、質量進行檢驗，對物資編制驗收報告，不合格的材料應及時報告有關部門，予以退貨；財務部門對采購部門的進貨憑證進行審核，檢查是否符合要求，經過審核無誤后，支付物資款，從而避免采購過程舞弊現象的發生。

（四）建立物資采購內部控制制度

煤礦集團所需的物資具有很多不確定性，為了保證煤礦集團內部采購環節的有效進行，必須建立內部控制制度，加強物資需求計劃的制定與管理，明確崗位職責及權限，提高物資采購的準確性，明確物資采購過程相關人員的責任，制定合理的審批程序，加強內部物資采購合同管理，對于合同的執行情況進行動態監督，物資采購的各個環節定期檢查，及時發現采購過程的不規范行為，控制可能發生的風險，避免給企業帶來不必要的損失，實現煤礦集團整體經濟效益最大化。

綜上所述，我國煤礦集團物資采購內部控制過程正在不斷的完善與創新，但還是存在許多不盡如人意的問題，按照煤礦集團自身的經營特點，加強其內部控制管理，建立良好的材料、物質采購程序，及時發現采購過程中的舞弊現象，控制可能發生的風險，提高內部綜合管理水平，將內部控制制度與日常物資采購有效結合，使集團資金使用更合理，采購業務更加有效，減少不必要的采購活動，避免浪費現象的發生，使企業內部控制制度沿著良性循環軌道向前發展。

參考文獻：

[1]張文賢，孫琳.內部控制會計制度設計協[M].上海：立信會計出版社，2005

[2]明德新，劉國成.企業會計基礎工作實務[M].北京：民主與建設出版社，2004

[3]財政部注冊會計師考試委員會辦公室.注冊會計師全國統考試輔導教材——審計[M].北京：中國財政經濟出版社，2004

[4]中國內部審計協會.《內部審計實務指南第2號—物資采購審計》（2005年）endprint