某大型施工企業混凝土購銷業務內部控制問題研究

高繼紅

摘要：通過剖析某個國內大型施工單位的混凝土購銷業務的相關內控制度，對流程控制和文件控制兩個問題進行分析，可以管中窺豹從中探尋各施工單位存在的普遍內控問題，對于完善和加強施工企業的內控制度建設具有借鑒意義。

關鍵詞：內部控制 流程控制 文件控制 舞弊

一、企業的基本情況介紹

此大型施工企業作為總承包商下屬各項目部的混凝土供應主要是由自備混凝土攪拌站負責。項目部根據需要分別設置了建筑專業、物資部、混凝土公司、實驗室、質檢中心、經營部、財務部等部門，集中采購中心和審計部統一設置在公司總部。在項目部成立之初約定了混凝土原料主要由項目部自行采購，集中采購中心負責監督指導和審核備案。建筑專業負責混凝土配合比和用量計劃申請；混凝土公司負責根據用量計劃申請和配合比提出具體需要原料量并負責混凝土的拌制，以及收發料登記；物資部根據用料計劃安排采購和運輸；實驗室負責到貨原料的檢驗和成品混凝土的檢驗，以及攪拌設備的檢測；質檢中心負責不合格品的追蹤管理；經營部負責審核建筑專業的配合比和用料申請，以及對業主和分包進行結算；財務部負責復核混凝土采購和結算結果，并進行收付款；企業審計部負責采購各部門和環節的經營活動和內部控制進行獨立監督和評價。

二、該企業已有的混凝土購銷業務內部控制制度

（一）企業在采購方面制定了如下幾個制度

《項目現場采購管理規定》、《設備材料計劃管理流程》、《設備/材料開箱管理流程》、《物資采購合同執行控制管理流程》、《采購合同進度控制管理流程》、《采購管理程序》、《設備材料缺件缺陷管理流程》、《采購合同啟動管理流程》、《采購結算管理流程》、《物資采購審計管理制度》、《工程分包和物資采購廉政協議書管理制度》、《供應商管理程序》、《供方庫管理程序》、《國內工程供方評價管理流程》。

（二）企業在銷售方面制定了如下幾個制度

《項目工程結算管理流程》、《工程分包結算管理流程》、《分包工程審計管理制度》、《分包工程結算審計工作程序》、《項目部混凝土核算管理辦法》。

三、該企業混凝土購銷業務內控制度的問題分析

通過以上背景介紹，那么如此詳盡的內控制度是否會存在問題，就讓我們通過對混凝土購銷業務分階段去一探究竟。

（一）采購業務

第一，先分析采購計劃的編制內控規定。根據《項目現場采購管理規定》規定項目需求計劃及采購計劃管理流程執行《設備材料計劃管理流程》，其詳細約定了材料計劃的提出流程。首先由使用部門提出材料需求計劃，部門負責人負責初步審核簽字，后具體到項目上，勞保用品由人資審核，措施類消耗性材料由工程部審核，安全防護用品由安監部審核，圖紙設計需用材料由經營部審核。此項規定可保證材料計劃需求量的準確性。混凝土需用計劃由建筑專業技術員提出，經建筑專業經理初步審核簽字后，送交經營部土建專工再次審核，經營部審核后發混凝土公司再根據原料庫存情況計算相關原料增加需要量，后發物資部安排采購。除了流程控制外，在這個過程還會產生混凝土材料需求計劃表。表的填制內容和格式都有統一的規定，需要詳細填寫物資名稱、規格、型號、材質、產品標準、計量單位、工地名稱、機組、計劃類別、用料單位名稱、單項工程名稱、用途、圖紙卷冊、以及備注等。例如石子就需要詳細寫明規格尺寸，是大石、中石還是小石等。這個表格主要是用來控制采購材料的準確性。如果混凝土采購計劃變更也需要履行相應的手續，由項目部總工負責簽批，以保證采購計劃變更的嚴肅性。

第二，再看采購談判的內控制度安排。《項目現場采購管理規定》規定項目采購談判管理執行《采購管理程序》，其適用于材料采購談判全過程管理，主要由項目物資部負責，執行合格供應商清單管理，招標比價不少于3家，性價比最優中標，堅持主渠道采購訂貨原則，并針對不同情況下的采購規定了不同的采購方式。例如本案例中水泥、砂石等價格相對穩定，但需求頻繁的，可采用協議供貨的采購方式實施采購。一般協議期限為6個月。對以后的追加采購，需定漲跌幅和追加采購量。并對簽訂采購合同的范圍進行了適當授權。因其他原因造成的材料變更和代換同樣需要項目部總工審批。這個過程產生采購談判紀要、采購合同或訂單等文件。可以看出在《采購管理程序》中規定了合同供應商、采購方式、采購期限、采購變更管理、采購授權管理等內容。在《項目現場采購管理規定》中將招標談判采購文件的編制和開標、評標管理進行了部門責任劃分，有利于分清責任，但應注意不應將采購人員同時列入招標文件的編制和開評標管理中去，即使需要也應指定不同人員。

第三，再看采購執行過程中的內控制度。《項目現場采購管理規定》規定項目采購合同執行《物資采購合同執行管理流程》，其規定由項目物資部負責采購合同執行過程中問題收集和處理反饋工作。對于發生的合同變更需由變更部門提出變更流程，經部門經理同意后，報項目分管領導簽批后實施。在這一過程中還涉及到《采購合同啟動管理流程》、《采購合同進度控制管理流程》、《設備材料缺件缺陷管理流程》。其中主要問題是采購合同啟動會是否召開沒有明確規定，缺少操作性。比較好的是在《采購合同進度控制管理流程》中對拖期風險進行了分類，并要求供貨商按時提供月報，由物資部分析合同差異找出原因提出改正意見，有效控制生產進度風險。具體到混凝土原料就是需要按月提供計劃生產量和實際生產量的月報。由于《設備材料缺件缺陷管理流程》只負責材料到貨后的不合格品的規定，所以在《采購合同進度控制管理流程》中應補充關于產品質量控制的措施，防止盲目追求進度而忽略質量的問題，也可減少材料到貨后發現不合格品產生的處理時間拖延問題。這一過程會產生進度月報、偏離及風險分析報告、缺件缺陷聯系單等文件。

第四，采購結算付款過程中的內控制度。《項目現場采購管理規定》規定了項目采購結算及支付管理流程。此規定比較簡單，主要是簽字流程問題。而《采購結算管理流程》則比較詳細地規定了不同采購方式下的結算付款的控制要求。不管怎樣，采購結算均從資金策劃方案開始，由供貨商提供合同發票，倉庫驗收簽字開具入庫單，提交物資部采購人員完成發票簽批和登記，后連帶入庫單送交財務部入賬。具體到項目部混凝土原料的到貨驗收結算，一般是由混凝土公司倉管人員完成過磅收料，后將磅單及收料單發項目物資部登記。這其中就會存在一個問題，因為混凝土公司既是用料單位又是負責收料單位，容易發生舞弊問題。因此這方面還需具體約定一下收料人員應為物資部的倉管人員，不應由混凝土倉管人員直接收料。這個過程產生收料單、發票、支付憑證等文件。endprint

第五，通過以上分析我們明顯發現采購過程缺少了開箱驗收這一環節，雖然項目部制定了相關制度，但是并沒有整合到《項目現場采購管理規定》這個綱領文件內。《設備/材料開箱管理流程》規定項目物資部負責組織開箱驗收，并要求相關專業和質檢專業參加開箱驗收，如需復檢則需實驗室參加。開箱期限最高為60天。涉及混凝土原料的主要是各種添加劑的開箱檢測和包裝日期的檢查，砂子含水量則需實驗室進行檢測。完全達標后出具開箱驗收簽證單。由多部門參加開箱驗收防止一個部門大包大辦而舞弊的問題。另外關于供方評價問題也未整合到《項目現場采購管理規定》內。在這一企業中存在三個關于供方評價的制度文件，分別是《國內工程供方評價管理流程》、《供方庫管理程序》和《供應商管理程序》，這三個文件不可避免地存在交叉定義和評價標準不一，以及評定等級不統一的問題。而且容易造成項目采購部門對供方評價的誤用。因此可根據情況將這三個文件整合為一個供方管理文件，統一評價標準和等級，防止套用混亂的問題。

最后，企業還針對職業和道德風險制定了《物資采購審計管理制度》和《工程分包和物資采購廉政協議書管理制度》，要求大額和重點采購必須經過審計部的全過程審計，必須簽訂廉政協議書，加大對供方的管理。這兩項規定在內控制度上是比較有效的規定，值得提倡。

（二）銷售業務

作為總承包商銷售混凝土主要是兩個方面，一方面通過成品混凝土的形式向業主辦理收款結算；另一方面通過供應分包隊伍的形式向分包隊辦理扣款結算。在這兩方面企業制定了《項目工程結算管理流程》和《工程分包結算管理流程》兩個控制程序以及《分包工程審計管理制度》和《分包工程結算審計工作程序》兩個配套內控制度。項目部針對自身特點制定了《項目部混凝土核算管理辦法》。

由于混凝土單價在總包合同內已約定，因此在項目執行過程中主要是對工程量的把握。對于成品混凝土而言由于比較直觀，可以直接通過測量工作進行測定。所以主要控制重點是對分包隊伍結算扣款的計算。

對分包隊伍的結算付款規定由各專業提工程量清單，專業經理審批后交工程部審批，后交經營部專工復核，后項目部經理審批，最后交由審計部審計同意后打印結算單原件交由財務部辦理付款手續。此過程如果存在混凝土扣款情況，還需要附帶混凝土公司的發料單和發料統計臺賬，作為混凝土扣款的依據。扣款價格由項目部通過《混凝土核算管理辦法》統一約定，減少隨意性，增加可預見性。在實際過程中由于發料也是由混凝土公司倉管人員負責，缺少監督，容易造成舞弊。另外，由于未能規定最長扣款期限，這樣容易造成經營部礙于情面遲遲不予扣款的問題。

四、完善該企業購銷業務內部控制的措施

（一）采購業務

通過仔細分析該企業關于購買業務方面的內控管理制度，我們可以發現存在以下兩個方面的問題：一是人員崗位相互制約力度比較薄弱，存在一人負責全過程活動的事情；二是規章制度存在漏洞，沒有形成整合體系，往往偏重一方面而忽略另一方面。《項目現場采購管理規定》沒有起到統領其他各環節管理流程的作用。針對以上兩方面的問題，建議企業采取如下改進措施：第一，重新梳理崗位職責分工，確保將不相容的崗位分別兩個不同部門的人或同一部門兩個人去做，這個可根據具體情況來確定。第二，整合各相關管理程序文件，體現量、質、期同步原則，另外需要整合各個環節，突出各控制重點，并將相關評價標準統一，形成易于操作又易于控制的文件，強化《項目現場采購管理規定》文件的綱領性作用。最后補充一點就是將各過程產生的控制文件形成格式，將需要注意的控制重點全部列明，正如材料采購需求計劃一樣，方便填寫，易于控制。

（二）銷售業務

該企業銷售業務方面也同樣存在著購買業務的兩個問題，也需要對相關文件進行職責細化，例如將《項目部混凝土核算管理辦法》內增加相關收發料人員控制程序，并規定供應混凝土款扣回的時間間隔。另外項目部的內控文件畢竟屬于內部操作文件，對外不具有效力，因此還應在與分包隊伍簽訂的分包合同內對混凝土供應和扣款做個詳細的約定，以便雙方遵守，防止漏扣、遲扣問題的發生。最后還應像購買業務一樣對銷售業務也制定相應的工程結算廉政協議，防止職務犯罪和道德風險。endprint