電子商務檔案管理的探討

李惠紅

摘要：電子商務蓬勃發展需要電子商務檔案來證實各方的權益，提高電子商務企業內部管理效率。當前企業電子商務檔案管理不能滿足各方需要，需要通過建立電子商務檔案監管體系、提高社會利用電子商務檔案意識、提高企業電子商務檔案管理人員的素質等措施來完善電子商務檔案管理。

關鍵詞：電子商務 檔案 監管

1 加強電子商務檔案管理的動因

1.1 提高電子商務企業管理效率需要加強電子商務檔案管理。自本世紀初以來，電子商務迅速發展為當今世界的主要商業形態之一。根據中國電子商務研究中心發布的《2012年度中國電子商務市場數據監測報告》，中國電子商務市場交易規模達7.85萬億，同比增長30.83%。2012年12月底國內B2C、C2C與其它電商模式企業數已達24875家，實際運營的個人網店數量達1365萬家。電子商務服務企業直接從業人員超過200萬人，間接帶動的就業人數超過1500萬人。隨著電子商務的發展，電子商務企業之間的競爭也趨于激烈。電子商務企業需要提高內部的管理效率和效果，才能取得和鞏固自身的競爭優勢。電子商務開展業務的優勢是信息化帶來的業務運行的高效率。電子商務企業內部管理效率需要高效率的信息系統，包括對已完成業務的檔案信息。在電子商務營運過程中，有大量的業務檔案形成。如何加強電子商務檔案管理，形成有效的檔案信息服務體系，為業務管理提供有用信息將是未來電子商務企業面臨的重要問題。可見提高電子商務企業管理效率需要加強電子商務檔案管理。

1.2 維護電子商務活動各方權益需要加強電子商務檔案管理。電子商務是現代社會中十分重要的經濟活動，涉及各行各業和眾多的消費者。法律法規是調整各種社會關系的行為規范，在社會主義市場經濟條件下，依靠法律法規調節和保護各種經濟行為尤為必要。目前，在我國，電子商務活動適用的法律主要有《合同法》、《公司法》、《反不正當競爭法》、《消費者權益保護法》、《產品質量法》、《電子簽名法》等等法規。由于電子商務經營活動具有較大的時空距離，各個主體在經濟活動過程中信息的時效性和可靠性就尤其重要。利用電子商務檔案完整的地記錄電子商務活動過程，能夠在發生業務糾紛的情況下提供業務發生過程的真實情況，從而為各方主張自身的權益提供重要證據。在這種情況下，電子商務檔案不僅是企業內部管理的需要，也是維護電子商務活動各方權益的重要憑據。

2 當前企業電子商務檔案管理存在的問題

2.1 企業電子商務檔案管理意識淡薄。我國的很多電子商務企業業務檔案管理意識淡薄，沒有認識到在市場競爭中電子商務檔案管理對于企業業務發展的重要性。有的企業認為電子商務檔案可有可無，根本就沒有自己的電子商務檔案管理制度和管理機構；有的企業雖然有了電子商務檔案管理制度和機構，但是按照一般非電子商務檔案的方式來進行管理，結果不是電子商務檔案信息容量小而無法支持管理，就是自電子商務檔案過于龐大而無法形成有效的檔案信息，從而把好不容易收集整理的業務檔案束之高閣；有的企業認為建立電子商務檔案之后就可以高枕無憂了，沒有加強對業務檔案的后續開發，造成檔案利用率低，浪費企業寶貴資源。還有的企業不重視對電子商務檔案的監管和保護，給不法分子以可乘之機，致使電子商務檔案信息外泄，給侵權、假冒行為等違規的現象提供了可乘之機，使企業的形象受到了嚴重損害，給企業造成了巨大的損失。

2.2 企業電子商務檔案管理工作混亂。對于所有的企業來說，凡是管理比較優秀的企業，其業務檔案都由專人管理，并且業務檔案方面的問題都設有專門的機構進行負責解決，進而對重要的業務檔案進行保護，維護企業的合法權益。然而我國的電子商務企業對于業務檔案的管理卻沒有給予高度的重視，主要表現為：管理模式不統一，工作歸屬不一致，管理混亂。目前，我國規模較大、效益較好的電子商務企業，都沒有設置專門的機構或部門，對電子商務檔案進行管理，其電子商務檔案由一些職能部門兼職管理，或者與企業的其他檔案進行合并，實施統一的管理。這些職能部門，由于人員流動性較大，在交接電子商務檔案的過程中，經常會出現空檔，進而在一定程度上使得電子商務檔案管理工作出現斷層；有的企業雖然設置了相應的部門，并配備了專門的管理人員，對電子商務檔案進行專門的管理，但是在檔案管理的專業知識、相關的法律知識方面，這部分管理人員比較缺乏，無法有效地開發電子商務檔案信息資源，難以有效地提升電子商務檔案管理工作的效率，不能充分發揮電子商務檔案的價值。當他人侵犯企業的電子商務檔案時，也不懂得維護自己的權利。另外，沒有建立和完善電子商務檔案管理制度，缺乏必要的約束和規范，對電子商務檔案的收集、整理、保管、利用等工作進行管理，在一定程度上造成電子商務檔案管理文件材料出現分散、無序，甚至遺失的現象，進一步影響和制約了電子商務檔案的開發與利用。

3 加強電子商務檔案管理的措施

3.1 提高社會利用電子商務檔案意識。社會各界應該重視電子商務檔案的商業價值。可以通過新聞媒體、電子商務檔案管理協會、消費者協會等組織和機構，對電子商務檔案的價值進行廣泛地宣傳，使人們充分認識并重視電子商務檔案的巨大作用。電子商務企業一定要消除過去對電子商務檔案管理的片面理解，充分認識到電子商務檔案這一無形資產的潛在價值，搞好企業的電子商務檔案管理。

3.2 提高企業的電子商務檔案管理意識。首先，在電子商務檔案管理方面，需要強化領導的意識。只有充分意識到電子商務檔案管理是企業重要的資產，并且關系到企業的生存與發展時，在這種情況下，電子商務檔案管理才能受到領導的重視，進而在一定程度上給予大力支持，同時解決電子商務檔案管理過程中遇到的各種問題，為電子商務檔案管理工作的開展奠定基礎。其次，幫助企業員工樹立電子商務檔案的管理意識，在日常生活中，號召員工注重管理、保護企業的電子商務檔案。通常情況下，有關人員只有意識到維護本單位的知識產權的重要性，并且對有關檔案理論及法律條文進行認真學習并掌握時，自身的素質才能不斷提高，在日益復雜的電子商務檔案工作中，才能處于主動地位，避免侵害企業、客戶等權益。endprint

3.3 建立科學的企業電子商務檔案管理制度。在日常管理工作中，電子商務檔案的系統性、完整性，直接關系到電子商務檔案受到保護的程度。對于企業來說，無論是設置專門的管理機構，還是配備專門的管理人員，都要建立健全一套與自身的發展情況相適應的電子商務檔案管理制度，對電子商務檔案管理的目的、任務，以及對電子商務檔案進行收集、整理、保管、利用等工作作出具體的規定，同時對有關部門的職責和權限進行明確，進一步規范有關人員的管理行為，在一定程度上提高電子商務檔案管理的水平，確保電子商務檔案管理工作有章可循，電子商務檔案收集、整理、開發服務等文件材料有案可查，對電子商務檔案實現科學的管理。

3.4 提高企業電子商務檔案管理人員的素質。對于企業來說，其電子商務檔案人員，一方面需要具備一定的科學文化水平和組織協調能力，另一方面需具備檔案管理、現代企業經營、信息技術等方面的綜合知識。企業為了提高檔案管理人員的業務素質和管理水平，需要對電子商務檔案管理人員加大培訓的力度，進一步適應形勢發展的需要。對于電子商務檔案利用、保護等最新消息，企業應當及時向社會公布：通過訂購、交換、索取等多種渠道，積累有較強現實作用和廣泛使用價值的國內外電子商務檔案資料，提高電子商務檔案利用效率。

3.5 建立完善的電子商務檔案專門監管法律體系。由于電子商務時空距離比較遠等特點，電子商務的業務檔案管理有著自身的特點，因此電子商務檔案作為電子商務活動中十分重要的文件資料，應該建立專門的法律制度，來規范電子商務檔案的形成和使用，從而促進電子商務發展。

目前的電子商務檔案工作水平較低，基礎較差，手段較落后，還囿于整理和保管的被動局面，無法滿足電子商務檔案管理發展和文檔利用高效化的需要。因此，應進一步提高我國電子商務檔案工作的水平，使電子商務檔案管理人員將更多的時間投入到編制電子商務檔案檢索工具、開發電子商務檔案信息資源、提供電子商務檔案咨詢服務、協助利用者開展調查與預測等工作中，從而充分發揮電子商務檔案的價值和作用。

參考文獻：

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基金項目：

本課題受到2012年廣東省高職教改工程項目（20120201008）、廣東工貿職業技術學院重點項目（GDGM 2011-ZZ-02）的資助。endprint