漯河市檔案館近10年檔案利用情況調查

閆俊麗　何惠光

摘 要：以漯河市檔案館2004年～2013年檔案利用情況調查為基礎，對10年間館藏檔案在利用數量、利用目的、四大門類檔案利用情況、全宗利用情況等方面進行統計分析，找出原因，探索新時期綜合檔案館利用的特點和發展規律，為檔案界同仁在檔案利用方面提供研究線索。

關鍵詞：檔案館；檔案；利用情況

1 館藏基本情況

截至目前，漯河市檔案館共保存有各類檔案138156萬卷（件、張），其中文書檔案72476卷、2444件，專門檔案12758卷、科技檔案3612件，聲像檔案44744張（盤），實物檔案1606件，名人檔案515盒。

2 近10年館藏檔案利用情況

3 相關分析

3.1 利用數量（見表一）。從利用人次上來看，利用率上升與國家和地方政策的出臺及中心工作有關。2004年至2013年10年間我館共接待利用者5806人次，平均每天接待1至2人。從表一可以看出，總體趨勢比較平穩，2009年、2010年和2013年這三個年度利用人次較多，導致利用率上升的原因：2009年出現一次查檔高峰，接待查檔者為落實養老金待遇的七八十歲老人60多位；2013年出現一次查檔高峰，接待查檔者為學歷認證查找入學審批表的中小學教師700多人。2010年，市史志檔案局檔案事業綜合評估和市檔案館晉升國家二級綜合檔案館兩項艱巨任務同時進行，局、館各項工作都在加強，特別是檔案信息化建設網上公布前期檔案保密鑒定工作，局、館人員工作查考提供利用檔案比較多。同時，2010年也是漯河市第二屆“許慎文化國際研討會”和省級文明城市等中心工作相對集中的年份，因此，查檔利用率較高。這恰恰印證了劉東斌先生在《檔案利用和檔案價值的反思》一文中的觀點，即：檔案憑證價值特征決定檔案的利用率不會高，只要它的利用率高，都是發生了特殊情況。

3.1.1 從利用卷次上來看，利用卷次與利用人次成正比例函數關系。2004年至2013年10年間，館藏檔案利用過的總卷次為33905卷，占館藏全部檔案的24.5%，平均每人利用5.8卷次。利用卷次與利用人次基本上成正比例函數關系，利用人次多的年份，利用卷次也多，利用人次少的年份，利用卷次也相應較少。

3.1.2 從利用率來看，我館館藏檔案利用率與同級檔案館和縣級檔案館基本相同。2004年至2013年10年間，我館館藏檔案利用率最高的年份為7.6%，最低的年份只有1.2%，平均為2.99%。館藏檔案利用率不高的現狀在各級檔案館普遍存在，如南陽市檔案館1995年至2004年每年利用的檔案只占總量的5% [1]、唐河縣檔案館20年的檔案利用率有10個年度不足2%，3個年度不足1%[2]。

3.2 利用目的（圖一）。為了更直觀地表現利用目的情況，筆者利用表一的數據把編史修志、工作查考、學術研究、經濟建設、個人問題、宣傳教育六種利用目的做成了曲線圖。從曲線圖可以看出，六種利用目的曲線走勢不盡相同。其中：

編史修志10年來的調卷量呈下降趨勢，原因是編史修志是一項階段性工作，2002年～2005年是漯河市編史修志高潮，高潮過后利用者漸少。

利用檔案解決個人問題逐漸上升，特別是近三年調卷量已達千卷。這表明社會公眾的檔案意識在不斷提高，群眾利用檔案維護自身利益的意識也有所提高。

工作查考波動較大，2010年達到峰值，為8806卷。

經濟建設、學術研究、宣傳教育曲線走勢基本一致，除了2007年至2009年這三年趨勢走高外，其他年份一直較低，究其原因是：2008年是“改革開放”30周年，2009年是“建國”60周年和漯河解放61周年，為了這兩項大的宣傳活動，特別是向社會廣泛宣傳“改革開放”以來在黨的領導下我市的發展變遷，尋訪城市發展足跡，我館配合市電視臺、漯河日報社等有關媒體，聯合舉辦了《大槐樹尋根》、《30年記憶——老影像 新漯河》等系列采訪活動，為其提供了大量有關領導視察、城市建設、經濟發展檔案資料。

檔案的本質屬性、館藏檔案結構不甚合理及檔案資源開發力度不夠等有關因素又決定著檔案為經濟建設、學術研究、宣傳教育服務的力度與編史修志、個人問題、工作查考相比一直處于較弱的位置。

3.3 四大門類檔案利用情況。經統計，2004年至2013年10年間我館四大門類檔案利用情況是：利用文書檔案31268卷、利用科技檔案56張、利用專門檔案80卷、利用聲像檔案2501張，分別占館藏四大門類檔案總量的43%、1.5%、0.1%、0.6%，分別占利用總量的92%、0.02%、0.02%、0.74%。看來，文書檔案的館藏量和利用量都是遙遙領先，文書檔案一統天下的局面仍未得到太大改變。其主要原因：一是科技檔案、專門檔案、聲像檔案（特別是上世紀六七十年代以前的老照片）等地方特色檔案館藏量小，資源不足；二是地方特色檔案征集力度不夠，征集渠道不暢；三是社會宣傳不到位，存在著即使館藏有部分地方特色檔案資源，社會公眾也不知道進館利用的現象。

3.4 全宗利用情況。漯河市檔案館現存251個全宗，其中有104個全宗10年來從未利用過，占館藏全宗的41%，利用率較高的全宗依次為知青辦、勞動局、市政府、市委、政府辦、市委辦等較大的全宗，而罐頭廠、防疫站、儀表廠、磷肥廠、百貨站等撤、并、轉企業小全宗檔案10年來無人問津。

4 結語

館藏檔案利用情況統計分析，是檔案館利用工作的基礎性工作。做好這項工作對調整館藏結構，探索新時期綜合檔案館檔案利用的特點和規律，為檔案界同仁在檔案利用方面提供研究線索，更好地服務廣大人民群眾，有著特別的意義。有必要將這項工作常態化、規范化，將檔案利用統計納入檔案館信息化基本應用范圍之內，為當地檔案工作科學決策和檔案事業全面快速發展提供參考依據。

參考文獻：

[1]程相山，王玉.南陽市檔案館1995年～2004年檔案利用情況調查與分析[J].檔案管理，2005（4）：53.

[2]李宗富.唐河縣檔案館和射陽縣檔案館20年利用情況比較[J].檔案管理，2011（3）：56.

（作者單位：漯河市檔案館 來稿日期：2014-04-29）