漯河市檔案館近10年檔案利用情況調(diào)查

閆俊麗　何惠光

摘 要：以漯河市檔案館2004年～2013年檔案利用情況調(diào)查為基礎(chǔ)，對10年間館藏檔案在利用數(shù)量、利用目的、四大門類檔案利用情況、全宗利用情況等方面進行統(tǒng)計分析，找出原因，探索新時期綜合檔案館利用的特點和發(fā)展規(guī)律，為檔案界同仁在檔案利用方面提供研究線索。

關(guān)鍵詞：檔案館；檔案；利用情況

1 館藏基本情況

截至目前，漯河市檔案館共保存有各類檔案138156萬卷（件、張），其中文書檔案72476卷、2444件，專門檔案12758卷、科技檔案3612件，聲像檔案44744張（盤），實物檔案1606件，名人檔案515盒。

2 近10年館藏檔案利用情況

3 相關(guān)分析

3.1 利用數(shù)量（見表一）。從利用人次上來看，利用率上升與國家和地方政策的出臺及中心工作有關(guān)。2004年至2013年10年間我館共接待利用者5806人次，平均每天接待1至2人。從表一可以看出，總體趨勢比較平穩(wěn)，2009年、2010年和2013年這三個年度利用人次較多，導(dǎo)致利用率上升的原因：2009年出現(xiàn)一次查檔高峰，接待查檔者為落實養(yǎng)老金待遇的七八十歲老人60多位；2013年出現(xiàn)一次查檔高峰，接待查檔者為學(xué)歷認(rèn)證查找入學(xué)審批表的中小學(xué)教師700多人。2010年，市史志檔案局檔案事業(yè)綜合評估和市檔案館晉升國家二級綜合檔案館兩項艱巨任務(wù)同時進行，局、館各項工作都在加強，特別是檔案信息化建設(shè)網(wǎng)上公布前期檔案保密鑒定工作，局、館人員工作查考提供利用檔案比較多。同時，2010年也是漯河市第二屆“許慎文化國際研討會”和省級文明城市等中心工作相對集中的年份，因此，查檔利用率較高。這恰恰印證了劉東斌先生在《檔案利用和檔案價值的反思》一文中的觀點，即：檔案憑證價值特征決定檔案的利用率不會高，只要它的利用率高，都是發(fā)生了特殊情況。

3.1.1 從利用卷次上來看，利用卷次與利用人次成正比例函數(shù)關(guān)系。2004年至2013年10年間，館藏檔案利用過的總卷次為33905卷，占館藏全部檔案的24.5%，平均每人利用5.8卷次。利用卷次與利用人次基本上成正比例函數(shù)關(guān)系，利用人次多的年份，利用卷次也多，利用人次少的年份，利用卷次也相應(yīng)較少。

3.1.2 從利用率來看，我館館藏檔案利用率與同級檔案館和縣級檔案館基本相同。2004年至2013年10年間，我館館藏檔案利用率最高的年份為7.6%，最低的年份只有1.2%，平均為2.99%。館藏檔案利用率不高的現(xiàn)狀在各級檔案館普遍存在，如南陽市檔案館1995年至2004年每年利用的檔案只占總量的5% [1]、唐河縣檔案館20年的檔案利用率有10個年度不足2%，3個年度不足1%[2]。

3.2 利用目的（圖一）。為了更直觀地表現(xiàn)利用目的情況，筆者利用表一的數(shù)據(jù)把編史修志、工作查考、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟建設(shè)、個人問題、宣傳教育六種利用目的做成了曲線圖。從曲線圖可以看出，六種利用目的曲線走勢不盡相同。其中：

編史修志10年來的調(diào)卷量呈下降趨勢，原因是編史修志是一項階段性工作，2002年～2005年是漯河市編史修志高潮，高潮過后利用者漸少。

利用檔案解決個人問題逐漸上升，特別是近三年調(diào)卷量已達千卷。這表明社會公眾的檔案意識在不斷提高，群眾利用檔案維護自身利益的意識也有所提高。

工作查考波動較大，2010年達到峰值，為8806卷。

經(jīng)濟建設(shè)、學(xué)術(shù)研究、宣傳教育曲線走勢基本一致，除了2007年至2009年這三年趨勢走高外，其他年份一直較低，究其原因是：2008年是“改革開放”30周年，2009年是“建國”60周年和漯河解放61周年，為了這兩項大的宣傳活動，特別是向社會廣泛宣傳“改革開放”以來在黨的領(lǐng)導(dǎo)下我市的發(fā)展變遷，尋訪城市發(fā)展足跡，我館配合市電視臺、漯河日報社等有關(guān)媒體，聯(lián)合舉辦了《大槐樹尋根》、《30年記憶——老影像 新漯河》等系列采訪活動，為其提供了大量有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、城市建設(shè)、經(jīng)濟發(fā)展檔案資料。

檔案的本質(zhì)屬性、館藏檔案結(jié)構(gòu)不甚合理及檔案資源開發(fā)力度不夠等有關(guān)因素又決定著檔案為經(jīng)濟建設(shè)、學(xué)術(shù)研究、宣傳教育服務(wù)的力度與編史修志、個人問題、工作查考相比一直處于較弱的位置。

3.3 四大門類檔案利用情況。經(jīng)統(tǒng)計，2004年至2013年10年間我館四大門類檔案利用情況是：利用文書檔案31268卷、利用科技檔案56張、利用專門檔案80卷、利用聲像檔案2501張，分別占館藏四大門類檔案總量的43%、1.5%、0.1%、0.6%，分別占利用總量的92%、0.02%、0.02%、0.74%。看來，文書檔案的館藏量和利用量都是遙遙領(lǐng)先，文書檔案一統(tǒng)天下的局面仍未得到太大改變。其主要原因：一是科技檔案、專門檔案、聲像檔案（特別是上世紀(jì)六七十年代以前的老照片）等地方特色檔案館藏量小，資源不足；二是地方特色檔案征集力度不夠，征集渠道不暢；三是社會宣傳不到位，存在著即使館藏有部分地方特色檔案資源，社會公眾也不知道進館利用的現(xiàn)象。

3.4 全宗利用情況。漯河市檔案館現(xiàn)存251個全宗，其中有104個全宗10年來從未利用過，占館藏全宗的41%，利用率較高的全宗依次為知青辦、勞動局、市政府、市委、政府辦、市委辦等較大的全宗，而罐頭廠、防疫站、儀表廠、磷肥廠、百貨站等撤、并、轉(zhuǎn)企業(yè)小全宗檔案10年來無人問津。

4 結(jié)語

館藏檔案利用情況統(tǒng)計分析，是檔案館利用工作的基礎(chǔ)性工作。做好這項工作對調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，探索新時期綜合檔案館檔案利用的特點和規(guī)律，為檔案界同仁在檔案利用方面提供研究線索，更好地服務(wù)廣大人民群眾，有著特別的意義。有必要將這項工作常態(tài)化、規(guī)范化，將檔案利用統(tǒng)計納入檔案館信息化基本應(yīng)用范圍之內(nèi)，為當(dāng)?shù)貦n案工作科學(xué)決策和檔案事業(yè)全面快速發(fā)展提供參考依據(jù)。

參考文獻：

[1]程相山，王玉.南陽市檔案館1995年～2004年檔案利用情況調(diào)查與分析[J].檔案管理，2005（4）：53.

[2]李宗富.唐河縣檔案館和射陽縣檔案館20年利用情況比較[J].檔案管理，2011（3）：56.

（作者單位：漯河市檔案館 來稿日期：2014-04-29）