試論新時期企業(yè)如何提高檔案管理工作

崔貴芳

摘 要：企業(yè)檔案工作是企業(yè)一項(xiàng)綜合性基礎(chǔ)管理工作，也是企業(yè)從事生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動的基礎(chǔ)，是企業(yè)信息工作的重要組成部分。本文就新時期如何提高企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案的多種價值，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)工作服務(wù)，提出了對檔案業(yè)務(wù)管理的個人觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案工作 電子檔案 檔案管理

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的再現(xiàn)，它貫穿企業(yè)每個部門，記述了企業(yè)各類活動的全過程，是企業(yè)寶貴的歷史文化財(cái)富，是企業(yè)生產(chǎn)，經(jīng)營和管理活動等活動之間的過去和未來的信息保障。隨著科技的發(fā)展，紙質(zhì)檔案的管理方法已顯落后，而檔案電子化、信息化已應(yīng)聲而起，并得到了廣泛的應(yīng)用，同時也給檔案管理工作提出了新的要求。對檔案的要求在利用信息技術(shù)把文檔、圖片、聲像等原始的記錄在收集、整理、分類、存儲、使用過程中轉(zhuǎn)化為有用的電子信息上，并全面準(zhǔn)確地服務(wù)信息需求者。企業(yè)在不斷發(fā)展壯大過程中，尤其需要檔案管理的強(qiáng)化。如何使檔案管理工作再上一個新臺階，科學(xué)管理企業(yè)檔案，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)做好如下幾點(diǎn)：

一、各級領(lǐng)導(dǎo)重視支持有利于做好檔案工作

任何單位的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開展。如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多具體的工作都會困難重重，甚至半途而廢。檔案業(yè)務(wù)管理工作也是如此，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案業(yè)務(wù)工作，真正做到對檔案工作的政策到位，資金投入到位，人文關(guān)懷到位，這樣在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作要做為例行性工作，是檔案工作發(fā)展的需要；領(lǐng)導(dǎo)要定期聽取檔案匯報(bào)工作，及時了解檔案工作中存在的主要問題，并研究解決問題的措施，使檔案工作能順利進(jìn)行；要幫助職工解決工作中的實(shí)際困難和問題，要加強(qiáng)一線檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)工作隊(duì)伍的榮譽(yù)感和成就感。總之，一個單位的檔案工作是否有起色，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是至關(guān)關(guān)鍵的。

二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，推行信息化管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理是紙，照片，音頻，視頻和其他載體檔案管理實(shí)體，主要是手動完成檔案的收集、整理、編目、標(biāo)識、儲存和利用的動態(tài)過程，整個檔案工作的量是龐大的，步驟是繁雜的。因?yàn)橹厥詹剌p利用，檔案管理部門對已經(jīng)歸檔的材料很難進(jìn)行信息再提煉和二次加工，這樣就極大地造成了檔案信息資源的閑置和浪費(fèi)。

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展，提供了一個良好的檔案信息化管理環(huán)境，同時傳統(tǒng)的檔案管理模式受到了極大的挑戰(zhàn)。檔案工作人員也在與時俱進(jìn)，檔案工作正在發(fā)生著變革，傳統(tǒng)管理檔案是對檔案實(shí)體的管理，而現(xiàn)代檔案管理是對檔案信息資源的管理，信息成為工作對象，關(guān)鍵是要滿足現(xiàn)代信息需求，要處理各種各樣類型的文件以便實(shí)現(xiàn)檔案信息化，對檔案信息資源利用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行管理。檔案資源的數(shù)據(jù)化可重復(fù)利用，多平臺、多環(huán)境下利用，傳統(tǒng)檔案資源只有通過電子化處理，提取二次資源，以便實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值。

三、加快建立檔案信息計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，安全地使用電子檔案

企業(yè)要想最大限度提高檔案信息服務(wù)，就必須建立檔案信息計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，應(yīng)認(rèn)真做好以下事情：首先，在大量使用計(jì)算機(jī)環(huán)境下，建立健全文檔管理工作制度，以滿足電子化檔案信息管理的需要；其次，要在熟知傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案電子化系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)；再次，在計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中應(yīng)建立完善的一人一帳戶的分級用戶、一用戶一權(quán)限的分權(quán)管理制度，以確保檔案的絕對安全。

目前，企業(yè)在使用電子文檔過程中，每個企業(yè)基本都建立了自己的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，方便網(wǎng)內(nèi)工作，但有時對計(jì)算機(jī)實(shí)行物理隔離，不準(zhǔn)接入公共網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行單機(jī)操作，以加強(qiáng)資料的安全性管理，以免給企業(yè)造成損失。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，如加密技術(shù)的進(jìn)步，應(yīng)用虹膜識別、電子印章技術(shù)，必然大大提高使用電子文檔的安全性，為電子文件真實(shí)性的鑒定、電子檔案管理流程的可靠性提供了技術(shù)保證，而檔案管理模式也會隨著趨勢的發(fā)展而改變。因此，檔案管理必將實(shí)現(xiàn)自動化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理和信息化管理。

四、提高檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案保護(hù)意識

人是一切因素中最根本的一環(huán)，再先進(jìn)的設(shè)備也需要人來操作，檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理也不例外。由于新時期檔案工作的發(fā)展，檔案人必須具備一專多能的知識，因此，建立一支掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和具有較好業(yè)務(wù)知識、具有吃苦耐勞和德才兼?zhèn)涞臋n案人隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先要加強(qiáng)檔案工作者政治素質(zhì)的提高，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，增強(qiáng)法制觀念，確保檔案的安全性與保密性。其次，要加強(qiáng)檔案人員的綜合素質(zhì)的提高，檔案工作者應(yīng)努力熟悉本企業(yè)，學(xué)習(xí)社交管理、溝通寫作、數(shù)據(jù)處理知識，練就較強(qiáng)的溝通交流、文案、現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用、組織和協(xié)調(diào)能力，成為一專多能的復(fù)合型人才。其次，要全面掌握檔案專業(yè)知識，檔案工作者要研究和熟悉檔案內(nèi)容，認(rèn)真鉆研專業(yè)知識，掌握業(yè)務(wù)技能，以確保其檔案的全面性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，要按照檔案工作六個環(huán)節(jié)進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、分類、保管、利用。作為檔案工作者，應(yīng)本著在干中學(xué)、學(xué)中干、邊學(xué)邊干，不斷充電，終身學(xué)習(xí)，提高自身的能力，主動適應(yīng)新時代的要求，使自己早日成為合格的檔案人。

由于提供利用檔案信息方式的多樣化，導(dǎo)致了利用檔案工作的復(fù)雜化。為此，必須對檔案保護(hù)工作引起高度重視：一是對紙質(zhì)檔案的保護(hù)，要改善庫房的保管條件，檔案庫房應(yīng)按照防光、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防熱、防盜的“八防”要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀等各類事故的發(fā)生；二是對電子檔案的保護(hù)，一方面要加強(qiáng)對存儲信息數(shù)據(jù)的介質(zhì)保護(hù)，另一方面要加強(qiáng)對介質(zhì)中存儲的信息保護(hù)。總之，我們必須加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任，使他們形成一個忠誠，認(rèn)真負(fù)責(zé)，精益求精的工作態(tài)度，這是保證檔案文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

五、建立紙質(zhì)、電子檔案并行保存模式，確保重要信息完整

所謂“并行保存”，指的就是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和電子化的電子檔案同時提交加工保存。“并行保存”管理模式提出了檔案工作者面臨的新挑戰(zhàn)，要求檔案人員與時俱進(jìn)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練使用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)，否則就不會處理和保存檔案的形成。另外，“并行保存”所面臨的主要問題是什么檔案應(yīng)該實(shí)行“并行保存”，什么檔案不應(yīng)該實(shí)行“并行保存”。針對此問題只有根據(jù)具體問題具體分析，把握各個檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“并行保存”管理，才不會造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對重要信息的完整保存。

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