淺談高職院校檔案信息化建設

孫婧

摘 要：檔案信息化建設對于高職院校檔案工作有著舉足輕重的作用，為檔案資源的查找利用提供便利。本文從檔案信息化建設的優越性和不足，闡釋了檔案信息化建設實施措施，展望了檔案信息化建設的發展趨勢。

關鍵詞：高職院校 檔案 信息化 建設

隨著科學技術的發展，信息技術的日新月異，各高職院校逐步實行網上辦公及信息公開的要求，檔案作為信息公開的一部分，檔案信息化建設將成為檔案管理的重要組成部分。

一、檔案信息化建設的優越性

檔案的信息化是電子技術應用于檔案管理及檔案利用的重要形式，是檔案科學管理的重要手段。電子檔案與傳統檔案相比，有以下幾方面的優勢：

（一）與傳統檔案相比，其存儲載體不同

一直以來，我們檔案室所保存的檔案大多是紙質類的文檔。對于這類文件的保存和管理，我們一方面需要考慮其保存環境的溫濕度條件，另一方面需要定期投放防蟲防蛀藥物，更多的還要考慮其檔案室各類文件的規劃和布局，以及在文件逐年增加的情況下檔案室的規劃建設。而將這類文件進行掃描處理后的電子檔案，可以大大提高檔案的利用效率和檢索速度，可以便于檔案的查找和復制。在存儲方面，只需一臺存儲空間大的微型計算機和相應的掃描設備即可完成，可以大大節省存儲空間。

（二）與傳統檔案相比，大大降低了檔案管理人員的工作強度

傳統檔案的查閱及管理常常受到檔案歸檔方法的制約和限制，需要檔案管理人員先查閱紙質目錄后，“翻箱倒柜”的查找文件，工作程序繁瑣，在一定程度上影響了工作效率。電子檔案通過對電子目錄的檢索可以方便的調出，能大大提高檔案管理人員的工作效率，將檔案管理人員在日常的繁瑣工作中解放出來，在降低勞動強度的同時也更大限度的保護了傳統檔案因經常翻閱所造成的損壞。

（三）與傳統檔案相比，能增強文件的保密性

傳統文件在保管過程中，通常是以卷為單位，在借閱時，往往將整卷文件一同借閱，不便于檔案管理的保密要求。電子文件則是以件為單位進行存儲，借閱時只需印制該件文件即可，對于保密文件，可以通過對電子文件進行加密的形式管理，大大增強了保密文件管理的安全性。

二、檔案信息化建設的不足

檔案信息化建設對于檔案管理工作有著舉足輕重的作用，檔案信息化建設水平決定著高職院校檔案建設的發展方向和趨勢，對高職院校的發展有著指導和推動作用。然而，高職院校檔案信息化建設過程中也存在著或多或少的問題：

（一）領導重視不足

高職院校的領導往往只重視教學方面的建設，如示范校建設，中央財政支持的重點項目建設，實驗實訓基地建設等，對于檔案信息化建設方面投入的人力、物力、財力較少，一定程度上制約了檔案室建設。

（二）缺少專業的檔案人員隊伍

高職院校的檔案室大多設置在學院辦公室，檔案管理工作通常由辦公室人員兼職負責，而辦公室人員缺乏檔案專業知識，在遇辦公室工作繁雜的情況下，為了保證辦公室日常工作的順利開展，常常以犧牲檔案工作為代價。

（三）缺乏檔案管理意識

高職院校的檔案管理人員，在檔案管理過程中沒有接受過系統的檔案信息化管理培訓，只是在實際工作中摸索著找經驗，缺乏主動性和責任感，缺少工作熱情。對檔案信息化建設中，遇到的問題，只能自己消化和處理，這也是檔案信息化水平滯后的原因。

（四）檔案理論知識陳舊，缺少創新意識和學習意識

高職院校檔案管理人員由于大多是兼職管理檔案，從某種程度上就制約了整個檔案人員隊伍的綜合素質。他們通常用原有的檔案理論知識處理檔案工作，對檔案信息化知識模棱兩可，在檔案信息化建設過程中摸著石頭過河，缺少學習的主動性和創新意識，甚至滿足于原有的知識體系，致使檔案利用率低下，檔案發展水平落后。

三、檔案信息化建設實施措施

加強高職院校檔案信息化建設，促進檔案工作整體上水平，就必須做好以下幾方面工作：

（一）.加強領導，建立穩定的檔案人員隊伍

要切實做好檔案信息化建設，就必須有一支相對穩定的檔案人員隊伍，辦公室必須設立專職檔案管理人員崗位，配備齊全檔案信息化管理設備，定期組織檔案管理人員和兼職檔案人員崗位培訓，與相關高職院校進行學習交流，以“請進來，走出去”的方式，多學習，多借鑒，多交流，多總結。這就需要高職院校領導以開放的眼光，給予充分的支持和重視，學院內要設立院領導分管負責制，雙管齊下，共同抓好檔案信息化建設。

（二）.建立完善的檔案管理制度

完善的檔案管理制度是做好檔案工作的前提和重要保障。對于檔案信息化建設，首先，要建立一定的管理標準，確保紙質文件與電子文件的統一和完整；其次，要制定電子文件查閱標準，即哪些文件可以通過辦公網直接檢索查閱，哪些文件限制查閱，哪些文件為保密文件需領導批準后查閱等；再次，要制定管理人員工作規范及工作職責，確保檔案管理有章可循。

（三）.加強檔案信息數據庫建設，提高檔案信息化建設水平

為了便于檔案的查找利用和提高檔案管理工作的效率，加強檔案信息數據庫建設勢在必行。檔案管理人員要針對各自高職院校檔案情況，做好檔案信息采集工作，確保紙質檔案與電子檔案的完整統一，這就要求我們不僅要做好近一時期的檔案信息采集錄入工作，也要將以往的檔案分時段采集錄入。在整體檔案錄入完成后，還要做好檔案信息數據庫資源的復核工作，確保錄入的數據準確無誤。

（四）.建立健全檔案信息安全體系

檔案信息化建設對檔案的安全利用提出了新的要求，這就要求，檔案在生成單子文件的同時，按照保密級別，分層分級對檔案進行管理，對保密級別高的文件要做好加密處理。對于檔案的查閱利用，檔案管理人員要按照檔案借閱制度及操作流程，通過系統經領導逐級審批后調用，系統要根據整個操作環節，生成檔案調用過程文件并保存為調用目錄，以備后查。

四、檔案信息化建設發展趨勢

檔案信息化建設是新時期檔案管理工作的重點，是高職院校檔案室建設的發展趨勢，也是傳統檔案與電子計算機技術融合的產物。構建良好的檔案信息體系，建立檔案安全保障制度和切實可行的檔案管理制度，創建透明公開的檔案查閱平臺，不僅是新時期信息公開的要求，也是未來檔案建設的發展方向。

參考文獻：

[1]戚芳.如何做好檔案信息化管理[J].黑河學刊，2014.

[2]張金娥.事業單位檔案信息化建設的思考[J].辦公室業務，2014.

[3]成金萍，學校檔案的信息化建設[J]，辦公室業務，2014.

（作者單位：天津國土資源和房屋職院學院）endprint