高校教研室電子檔案管理模式初探

羅江蓮 鄧捷

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機應用技術的迅速發(fā)展，高校教研室在管理模式上，針對目前教研室傳統(tǒng)紙質文件管理方式存在的一些問題進行了初步探索和改進，用電子文檔形式來對教研室檔案進行科學的管理，使傳統(tǒng)管理模式逐步過渡到數(shù)字化的管理模式。并在此基礎上探討電子檔案庫的構建和日常維護等。

關鍵詞：高校教研室；電子檔案；計算機應用技術

一、問題的提出

高校教研室在從事教學、管理、科研等各種活動中，會產生大量的歸檔材料，隨著目前計算機應用技術和網(wǎng)絡技術的普及，大部分的歸檔材料以電子文檔的格式出現(xiàn)，特別是一些新設立的學院或學校，在發(fā)展教研室建設的同時，往往在資料整理以及檔案收集工作上略顯滯后，因此造成文件管理不規(guī)范、資料查閱困難等現(xiàn)象。從高校各個教研室的角度看，教研室的檔案管理工作也是教研室建設不容忽視的一部分，目前，教研室檔案管理主要還是采用傳統(tǒng)的以紙質文檔為主的管理模式。

二、教研室檔案管理現(xiàn)狀

教研室的檔案通常分類為幾個大類，如教學資料、教務資料、實驗實訓、學科活動等資料，每一大類資料中，又存在很多細類，并且資料繁多。若在教研室專業(yè)較多的情況下，每一個專業(yè)均應設置一套檔案管理。繁多的文件，讓每一次整理和更新都需要投入不少的人力、物力。針對這一現(xiàn)狀，為了提倡低碳節(jié)約、節(jié)能降耗，對教研室檔案的管理，初步提出了采用電子檔案庫的管理方式。

三、電子檔案庫的構建

面對數(shù)量大、類別多的文件，可以對文件進行模塊化分類，建立模塊內部文件之間的上下層關系，通過一定的計算機技術手段，實現(xiàn)對各類及各層文件的簡易直接的查詢和編輯。

1.文件類別的模塊化。結合教學管理的要求及教研室實際工作的需要，對教研室管理工作中產生的文件類型進行分析并歸類，形成三級歸類層次。第一、二級采用橫向（即按性質歸類）分類，實例如圖1。第三級采用縱向（即按時間歸類）分類，實例如教學資料→某某專業(yè)→教學日歷，教學日歷則為第三層次，里面所有內容為按時間序列進行歸類，如圖2。

2.編寫電子檔案檢索目錄。根據(jù)模塊化后的文件結構層次及各層次內部文件的結構關系，采用Excel編制電子檔案檢索目錄。實例如教師考核這部分內容，劃定為C板塊，如下表。

某某教研室電子檔案檢索目錄

3.電子文檔庫的建立。根據(jù)電子檔案檢索目錄，建立電子文檔庫。電子文檔庫的構建實質就是新建各文件管理模塊的文件夾。通過文件夾的層次關系來反映各類文件的層次關系。建立各層次文件夾后，可將相應類別的文件放入，完成文檔庫的構建。

4.電子檔案檢索關系的建立。電子檔案檢索關系的建立是通過超鏈接技術來實現(xiàn)的。對編寫好的電子檔案檢索目錄中各模塊與電子檔案庫里的實際模塊進行超鏈接關系的設置。例如，在教師考核部分，就可以設置三級文檔目錄，如上表。每一層次均采用超鏈接的方式，使檔案使用方便快捷，準確及時定位。

四、電子檔案庫的日常維護

電子檔案庫的主要管理維護者是教學部門的教務員和教研室相關負責人。各類資料會不斷更新或增加，為了便于多人同時使用和維護，結合實際使用經(jīng)驗，現(xiàn)提出幾個日常管理和維護電子檔案庫的手段。

1.專用化U盤管理模式。該管理模式的實質是設置專用于電子檔案庫的U盤。將檔案庫放于U盤中，由使用者在使用時直接在U盤上進行操作。此種管理模式可用于對于需要保密的文件較多的電子檔案庫管理。

2.網(wǎng)絡化管理模式。網(wǎng)絡化管理模式有兩類，一類是局域網(wǎng)共享管理模式，另一類是互聯(lián)網(wǎng)共享管理模式。（1）局域網(wǎng)共享管理模式。該模式主要用于不便連接外部網(wǎng)絡的部門和機構采用。將電子文檔庫進行局域網(wǎng)共享設置，局域網(wǎng)內部成員可通過在共享文件中下載電子文檔庫進行管理和維護。此種模式管理較為繁瑣，當有若干人員對電子文檔庫進行管理的時候，不便于查看電子文檔庫其他人的歷史操作記錄，檔案庫的日常管理沒有可追溯性。（2）互聯(lián)網(wǎng)共享管理模式。該模式主要用于電子文檔庫不具有強制保密性的文檔管理規(guī)定的條件下。此管理模式需要借助一些網(wǎng)絡存儲軟件進行日常管理和維護。經(jīng)過一段時間的管理實踐探索和存儲軟件的試用和比較得出，采用云存儲對電子文檔庫進行管理具有良好的可操作性、可追溯性和管理時間地點的靈活性。可操作性體現(xiàn)在管理者通過云存儲的客戶端，可以直接對網(wǎng)盤中的電子檔案庫進行編制和管理；可追溯性體現(xiàn)在對檔案的歷史操作會有完整的記錄，可以方便多個管理者查看其他管理者的操作記錄，從而有效防止文件的重復管理；靈活性體現(xiàn)在凡是具有互聯(lián)網(wǎng)的地方，在任何時間和地點均可進行電子檔案庫的管理與維護。

五、總結

本文結合教研室檔案管理存在的一些問題以及檔案管理的實踐經(jīng)驗，在對教研室管理涉及的文件進行結構化分類的基礎上，將教研室文件歸類為三個層次，并對各層次進行橫縱以及縱向分類。采用Excel編寫電子檔案檢索目錄，建立電子檔案庫，通過超鏈接手段對電子檔案檢索目錄與電子檔案庫的各層次模塊進行關系的確立。最后，提出兩類電子檔案庫管理和維護的手段，供使用者按實際情況進行選擇使用。

參考文獻：

[1]王玉超.中外電子檔案管理的比較研究.吉林大學，2009.

[2]呂蘊華.高校電子檔案管理模式與利用.黑龍江檔案，2006.

編輯 薛直艷