檔案利用過程中的保護(hù)工作探討

范洪武

[摘 要]檔案利用是一個極為復(fù)雜的過程，它是檔案離開正常的保管環(huán)境后最容易受到損害的工作環(huán)節(jié)。因而，積極著手加強(qiáng)檔案利用過程中的保護(hù)工作尤為迫切。

[關(guān)鍵詞]檔案利用；保護(hù)工作；探討

一、檔案在利用過程中的保護(hù)制度

檔案在使用過程中的保護(hù)制度，應(yīng)當(dāng)涉及檔案使用過程中所有與保護(hù)問題有關(guān)的基本問題和基本方面。它大體上包括兩個方面：

（一）檔案使用的登記與交接制度

檔案無論因何故被利用時，都必須對調(diào)卷、還卷及交接行為實(shí)行嚴(yán)格的登記交接手續(xù)。如檔案出庫、入庫的登記，借閱登記及交接清點(diǎn)等。

（二）檔案利用行為的管理與限制制度

這一制度涉及檔案利用行為的方式及所應(yīng)注意防止的不良現(xiàn)象。如利用者不允許吸煙、喝水、吃食物等，不允許在檔案上勾畫、涂抹，未經(jīng)允許不準(zhǔn)擅自拍照、抄錄、復(fù)印，更不允許有撕損剪切等破壞性行為，利用者必須保證檔案的完好無損。對損毀檔案行為要按照《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)予以處罰。

二、加強(qiáng)利用過程中檔案保護(hù)工作研究的必要性和緊迫性

其一、由于人的介入，利用環(huán)境必須兼顧到檔案和人的雙重舒適性，然而實(shí)際上人的“舒適性”和檔案的“舒適性”是有一定差別的，加之利用場所既定范圍內(nèi)較大的人流量，使得對利用環(huán)境的控制變得更為困難；其二，檔案部門對電子檔案的利用保障能力不強(qiáng)，利用服務(wù)人員素質(zhì)良莠不齊、網(wǎng)絡(luò)傳輸安全保障水平不高、抗干擾能力不強(qiáng)等都在威脅著檔案的安全。

三、檔案利用過程中的保護(hù)方法

（一）量與順序的控制

檔案利用時，無論是內(nèi)部使用還是外部利用，當(dāng)所需檔案數(shù)量較大時，可按管理制度分批限量提供，且應(yīng)要求利用者在使用過程和歸還檔案時，保持其實(shí)體秩序的排列順序，以免發(fā)生錯誤。

（二）加強(qiáng)對利用行為的現(xiàn)場監(jiān)督與檢查

凡外部利用，在利用現(xiàn)場均應(yīng)配備檔案工作人員實(shí)行監(jiān)督，隨時檢查利用者的利用行為，發(fā)現(xiàn)問題及時指出并予以糾正，將不良現(xiàn)象消滅在萌芽狀態(tài)。有條件的檔案館（室），尤其是面向社會提供利用的檔案館，應(yīng)配備電視監(jiān)控系統(tǒng)。

（三）利用方式及利用場所的限制

檔案的利用方式以現(xiàn)場閱覽為基本方式。經(jīng)允許的拍攝或復(fù)印工作原則上應(yīng)由檔案館（室）工作人員承擔(dān)；檔案利用的場所應(yīng)為集中式的閱覽中心，—般不為利用者安排單獨(dú)的利用房間，以免發(fā)生不測事件。

（四）對重要檔案采取有效的保護(hù)性措施

對珍貴檔案，檔案館（室）應(yīng)當(dāng)實(shí)施重點(diǎn)保護(hù)：一是嚴(yán)格限制利用人次；二是盡量不提供檔案原件，只提供縮微件或復(fù)印件等；三是利用中要格外注意監(jiān)護(hù)問題，必要時可以責(zé)成專人始終陪伴進(jìn)行利用。

檔案工作的根本目的是為社會各方面提供檔案信息服務(wù)。檔案館（室）應(yīng)當(dāng)正確處理管理與利用的關(guān)系，充分發(fā)揮檔案信息在物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)中的作用。

三、以狠抓利用過程中的管理保護(hù)為重點(diǎn)

（一）強(qiáng)化人員管理，提高利用人員素質(zhì)

1.著力強(qiáng)化利用服務(wù)人員的保護(hù)意識和保護(hù)機(jī)能檔案館的利用服務(wù)人員是整個利用過程的引導(dǎo)者，也是確保檔案安全利用的督導(dǎo)者。要培養(yǎng)一支合格的利用服務(wù)隊伍必須從以下幾方面著手：第一，培育良好的職業(yè)情操，鍛造過硬的業(yè)務(wù)技能；第二，加強(qiáng)教育，強(qiáng)化利用服務(wù)人員的檔案保護(hù)意識；第三，進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高利用服務(wù)人員的檔案保護(hù)技能。

2.注重對利用者檔案保護(hù)意識的宣傳和培養(yǎng)

檔案利用者是利用過程的主體，也是影響到檔案安全利用的直接關(guān)聯(lián)者。因此，對普通用戶進(jìn)行檔案安全利用的宣傳和教育是保護(hù)檔案的主要方法。例如，在檔案宣傳工作中，將檔案保護(hù)意識合理融入檔案的價值論中，輔以進(jìn)行法律法規(guī)的警示教育，用正反例證的方式向大眾宣講和普及，已達(dá)到檔案利用和保護(hù)“雙贏”的效果。

（二）注重規(guī)范化管理，構(gòu)建有序的利用環(huán)境

1.規(guī)范制度的制定

一套標(biāo)準(zhǔn)的利用規(guī)范不能僅僅是一份張貼于閱覽室門前的布告，它應(yīng)該是一套涵蓋和囊括整個利用過程及其相關(guān)因素在內(nèi)的規(guī)則體系，至少應(yīng)包含檔案利用服務(wù)人員的工作守則、利用設(shè)備的管理規(guī)范、利用者手冊、利用環(huán)境控制規(guī)范等要素。

2.規(guī)范制度的執(zhí)行

檔案利用規(guī)章制度若在制定后不能得到徹底落實(shí)，就是一紙空文。要切實(shí)落實(shí)規(guī)范制度，就要做到：首先，實(shí)行嚴(yán)格的責(zé)任制和賞罰制度。對利用服務(wù)人員必須有明確的責(zé)任分工和相應(yīng)的考評標(biāo)準(zhǔn)。對利用者違反利用規(guī)章造成檔案損壞或檔案信息泄露的應(yīng)根據(jù)規(guī)定予以相應(yīng)的懲處，情節(jié)嚴(yán)重者還應(yīng)該依照法律法規(guī)予以刑事或民事處罰；其次，排除干擾，公正執(zhí)法。檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵照已有的規(guī)章制度，秉公執(zhí)法，不徇私情，以保證整個利用環(huán)境的安全有序；再次，建立全方位的檢查機(jī)制，包括對工作人員的服務(wù)工作、利用設(shè)備、利用環(huán)境等的全面檢查。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督管理，保持良好的利用秩序

監(jiān)督管理是確保檔案安全利用的一種重要管理手段，通過對利用情況全面如實(shí)地記錄，客觀地反映利用過程中暴露出的問題，進(jìn)而為解決問題和改進(jìn)工作提供參考依據(jù)。首先，形成“人員管理鏈”。其次，為確保利用服務(wù)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)到位，建議館內(nèi)適當(dāng)指派一至兩位主管領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)不定時地對服務(wù)人員的工作情況進(jìn)行抽查和跟蹤檢查，利用服務(wù)人員對利用者的利用行為進(jìn)行監(jiān)督，形成一級對一級的監(jiān)控鏈，有效地利用人員引發(fā)的利用安全問題進(jìn)行防范和控制；其次對利用全程的監(jiān)控管理。利用安裝監(jiān)視系統(tǒng)等手段，對利用者從踏進(jìn)利用場所開始直接利用完畢檢查入庫的整個過程進(jìn)行全程監(jiān)管，以進(jìn)行有效的先期預(yù)警。再次，對檔案信息流向的有效監(jiān)管。目前通過網(wǎng)絡(luò)域的設(shè)置、身份認(rèn)證、分級審查技術(shù)等可以從一定程度上限制信息的流動范圍，但要對檔案信息進(jìn)行更為精確的監(jiān)管還需要檔案部門和相關(guān)信息部門的進(jìn)一步研究。

參考文獻(xiàn)：

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