檔案利用過程中的保護工作探討

范洪武

[摘 要]檔案利用是一個極為復(fù)雜的過程，它是檔案離開正常的保管環(huán)境后最容易受到損害的工作環(huán)節(jié)。因而，積極著手加強檔案利用過程中的保護工作尤為迫切。

[關(guān)鍵詞]檔案利用；保護工作；探討

一、檔案在利用過程中的保護制度

檔案在使用過程中的保護制度，應(yīng)當(dāng)涉及檔案使用過程中所有與保護問題有關(guān)的基本問題和基本方面。它大體上包括兩個方面：

（一）檔案使用的登記與交接制度

檔案無論因何故被利用時，都必須對調(diào)卷、還卷及交接行為實行嚴(yán)格的登記交接手續(xù)。如檔案出庫、入庫的登記，借閱登記及交接清點等。

（二）檔案利用行為的管理與限制制度

這一制度涉及檔案利用行為的方式及所應(yīng)注意防止的不良現(xiàn)象。如利用者不允許吸煙、喝水、吃食物等，不允許在檔案上勾畫、涂抹，未經(jīng)允許不準(zhǔn)擅自拍照、抄錄、復(fù)印，更不允許有撕損剪切等破壞性行為，利用者必須保證檔案的完好無損。對損毀檔案行為要按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)予以處罰。

二、加強利用過程中檔案保護工作研究的必要性和緊迫性

其一、由于人的介入，利用環(huán)境必須兼顧到檔案和人的雙重舒適性，然而實際上人的“舒適性”和檔案的“舒適性”是有一定差別的，加之利用場所既定范圍內(nèi)較大的人流量，使得對利用環(huán)境的控制變得更為困難；其二，檔案部門對電子檔案的利用保障能力不強，利用服務(wù)人員素質(zhì)良莠不齊、網(wǎng)絡(luò)傳輸安全保障水平不高、抗干擾能力不強等都在威脅著檔案的安全。

三、檔案利用過程中的保護方法

（一）量與順序的控制

檔案利用時，無論是內(nèi)部使用還是外部利用，當(dāng)所需檔案數(shù)量較大時，可按管理制度分批限量提供，且應(yīng)要求利用者在使用過程和歸還檔案時，保持其實體秩序的排列順序，以免發(fā)生錯誤。

（二）加強對利用行為的現(xiàn)場監(jiān)督與檢查

凡外部利用，在利用現(xiàn)場均應(yīng)配備檔案工作人員實行監(jiān)督，隨時檢查利用者的利用行為，發(fā)現(xiàn)問題及時指出并予以糾正，將不良現(xiàn)象消滅在萌芽狀態(tài)。有條件的檔案館（室），尤其是面向社會提供利用的檔案館，應(yīng)配備電視監(jiān)控系統(tǒng)。

（三）利用方式及利用場所的限制

檔案的利用方式以現(xiàn)場閱覽為基本方式。經(jīng)允許的拍攝或復(fù)印工作原則上應(yīng)由檔案館（室）工作人員承擔(dān)；檔案利用的場所應(yīng)為集中式的閱覽中心，—般不為利用者安排單獨的利用房間，以免發(fā)生不測事件。

（四）對重要檔案采取有效的保護性措施

對珍貴檔案，檔案館（室）應(yīng)當(dāng)實施重點保護：一是嚴(yán)格限制利用人次；二是盡量不提供檔案原件，只提供縮微件或復(fù)印件等；三是利用中要格外注意監(jiān)護問題，必要時可以責(zé)成專人始終陪伴進行利用。

檔案工作的根本目的是為社會各方面提供檔案信息服務(wù)。檔案館（室）應(yīng)當(dāng)正確處理管理與利用的關(guān)系，充分發(fā)揮檔案信息在物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)中的作用。

三、以狠抓利用過程中的管理保護為重點

（一）強化人員管理，提高利用人員素質(zhì)

1.著力強化利用服務(wù)人員的保護意識和保護機能檔案館的利用服務(wù)人員是整個利用過程的引導(dǎo)者，也是確保檔案安全利用的督導(dǎo)者。要培養(yǎng)一支合格的利用服務(wù)隊伍必須從以下幾方面著手：第一，培育良好的職業(yè)情操，鍛造過硬的業(yè)務(wù)技能；第二，加強教育，強化利用服務(wù)人員的檔案保護意識；第三，進行專業(yè)培訓(xùn)，提高利用服務(wù)人員的檔案保護技能。

2.注重對利用者檔案保護意識的宣傳和培養(yǎng)

檔案利用者是利用過程的主體，也是影響到檔案安全利用的直接關(guān)聯(lián)者。因此，對普通用戶進行檔案安全利用的宣傳和教育是保護檔案的主要方法。例如，在檔案宣傳工作中，將檔案保護意識合理融入檔案的價值論中，輔以進行法律法規(guī)的警示教育，用正反例證的方式向大眾宣講和普及，已達到檔案利用和保護“雙贏”的效果。

（二）注重規(guī)范化管理，構(gòu)建有序的利用環(huán)境

1.規(guī)范制度的制定

一套標(biāo)準(zhǔn)的利用規(guī)范不能僅僅是一份張貼于閱覽室門前的布告，它應(yīng)該是一套涵蓋和囊括整個利用過程及其相關(guān)因素在內(nèi)的規(guī)則體系，至少應(yīng)包含檔案利用服務(wù)人員的工作守則、利用設(shè)備的管理規(guī)范、利用者手冊、利用環(huán)境控制規(guī)范等要素。

2.規(guī)范制度的執(zhí)行

檔案利用規(guī)章制度若在制定后不能得到徹底落實，就是一紙空文。要切實落實規(guī)范制度，就要做到：首先，實行嚴(yán)格的責(zé)任制和賞罰制度。對利用服務(wù)人員必須有明確的責(zé)任分工和相應(yīng)的考評標(biāo)準(zhǔn)。對利用者違反利用規(guī)章造成檔案損壞或檔案信息泄露的應(yīng)根據(jù)規(guī)定予以相應(yīng)的懲處，情節(jié)嚴(yán)重者還應(yīng)該依照法律法規(guī)予以刑事或民事處罰；其次，排除干擾，公正執(zhí)法。檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵照已有的規(guī)章制度，秉公執(zhí)法，不徇私情，以保證整個利用環(huán)境的安全有序；再次，建立全方位的檢查機制，包括對工作人員的服務(wù)工作、利用設(shè)備、利用環(huán)境等的全面檢查。

（三）加強監(jiān)督管理，保持良好的利用秩序

監(jiān)督管理是確保檔案安全利用的一種重要管理手段，通過對利用情況全面如實地記錄，客觀地反映利用過程中暴露出的問題，進而為解決問題和改進工作提供參考依據(jù)。首先，形成“人員管理鏈”。其次，為確保利用服務(wù)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)到位，建議館內(nèi)適當(dāng)指派一至兩位主管領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)不定時地對服務(wù)人員的工作情況進行抽查和跟蹤檢查，利用服務(wù)人員對利用者的利用行為進行監(jiān)督，形成一級對一級的監(jiān)控鏈，有效地利用人員引發(fā)的利用安全問題進行防范和控制；其次對利用全程的監(jiān)控管理。利用安裝監(jiān)視系統(tǒng)等手段，對利用者從踏進利用場所開始直接利用完畢檢查入庫的整個過程進行全程監(jiān)管，以進行有效的先期預(yù)警。再次，對檔案信息流向的有效監(jiān)管。目前通過網(wǎng)絡(luò)域的設(shè)置、身份認證、分級審查技術(shù)等可以從一定程度上限制信息的流動范圍，但要對檔案信息進行更為精確的監(jiān)管還需要檔案部門和相關(guān)信息部門的進一步研究。

參考文獻：

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