淺談人事檔案管理對人力資源管理的提升

安勝男

[摘 要]核心競爭力是一個企業從眾多企業中脫穎而出的關鍵，而提高一個企業核心競爭力的關鍵則是處理好一個企業的人力資源管理工作。人力資源技術系統的建立和完善以及人才的選拔是做好人力資源管理工作的基礎。企業要加大人力資源的培訓與開發力度，打造一支高標準的專業團隊，以此提高企業的核心競爭力，如此才能使企業在激烈的市場競爭中存活并發展。

[關鍵詞]人事檔案管理；人力資源；提升

人事檔案管理工作雖然一直都被企業高度重視，但受種種限制，仍未能得到快速的發展，人事檔案管理工作不到位造成的檔案缺失對人力資源管理帶來了很大損失。改革勢在必行。首先，在思想觀念上，要摒棄傳統老舊的觀念，樹立創新意識，樹立人才信息觀念、效益觀念、量化和管理觀念，要使工作人員意識到自己的責任，更大的促進人事檔案管理工作的發展，以推動人力資源管理工作的發展。

一、人事檔案對人力資源管理的積極影響

1.人事檔案管理保證了人力信息的真實可靠性。員工信息的真實可靠性是保證企業可以人盡其才的關鍵，企業在了解員工的各方面水平，以及工作經歷，思想品德等方面的基礎上，可以更好的利用員工的優勢，使其對企業的發展發揮最大的作用。了解員工信息最直接的途徑是通過員工檔案，這就需要人事檔案管理部門做好收集和整理員工檔案的工作，為企業提供準確可靠的信息，這樣不僅可以使企業得到最大限度的發展，還可以避免埋沒人才的事情的發生，工作人員發揮其長處，避免其短處，物盡其用，人盡其才，企業的每個職位都有合適的人才。

2.人力資源管理要以人事檔案為依據。人力資源管理的很多重要決策，例如人事考核，績效評估，員工考核等，都要以人事檔案為依據，這些重要決策往往關系著員工是否可以得到提升等問題，對員工及企業都有重大的意義，這時人力資源部門就要利用人事檔案從各個方面對員工的素質進行綜合分析，以進行更加準確更加合理的決策。

二、目前人事檔案在人力資源管理中的利用程度

人事檔案對人力資源管理工作的重要性是顯而易見的，但現在的人事檔案與人力資源管理并未有效的結合，人事檔案工作在人力資源管理工作中的重要性正在逐漸被遺忘，企業很少參考人事檔案對人才進行選拔，出現這樣的現象是有原因的：

1.人事檔案管理工作不到位，員工檔案無法很好的體現員工本身的素質，大多數檔案存在抄襲套用的現象，員工往往傾向于在檔案上表現自己在所要應聘的職位需要的能力方面的優勢，更加目的化，不全面，不具體。真正反映一個人綜合素質的檔案少之又少，導致企業無法通過檔案真正全面的了解一個員工，因此造成了企業對人事檔案越來越少的關注和參考。

2.人事檔案內容不夠準確、不夠真實。競爭壓力的增加導致人們為了得到一份好的工作會在檔案上多多少少的做些手腳，例如刻意添加的高學歷，刻意偽造的豐富的工作經驗。如此種種為人力資源管理部門選拔人才帶來了阻礙與困難，同時也給人力資源管理制定崗位配置計劃、退休解聘計劃及各種培訓計劃造成了誤導。

三、如何正確有效的改善人事檔案在人力資源管理中作用

1.使人事檔案的內容得到充實。人力資源管理部門需要通過人事檔案了解很多信息，例如人才的成長軌跡，工作經歷，人品道德等，如果人事檔案內容缺乏充實性，人力資源管理部門將很難全面的了解到企業所需要的人才的信息，從而造成對人才利用不充分的現象出現。

2.提高人事檔案的可信度和準確性，真實性是人事檔最基本的特性，也是人事檔案的“第二靈魂”，人事檔案要具有真實性才具有可利用的價值。要想使一份檔案可以真實的反應出一個人的綜合素質，確保檔案的真實性是很重要的，檔案只有做到能夠真實可靠，實事求是的反應當事人的素質，企業才能通過檔案更好的選擇人才。其次還要利用法律法規監督這項舉措的實行，法律法規可以對工作的每個環節

3.加強人事檔案的時效性。人事檔案需要根據時代變化和現實情況，把有關個人經歷的最新資料，有選擇的及時補充到人事檔案里去，包括一些新產生的內容，這樣可以使檔案得到及時的補充，方便用人單位對人才的利用狀況及時作出調整，做到不浪費人才，充實人事檔案的信息并且剔除沒有保存價值的個人內容，以便于補充新的內容，使人事檔案的信息做到及時的更新，方便人力資源管理部門能夠認識和了解一個人，包括歷史和現在的全部實際情況。

4.加強人事檔案的現代化管理。在信息化和網絡化逐漸發展的今天，人力資源管理的關鍵問題已經逐漸轉變成了怎樣能夠快捷的找到所需人才的個人信息。而傳統的紙質檔案查閱不方便，保存困難等缺點導致傳統了這種管理方式已經不能滿足現代化社會的需求。因此人事檔案管理方式需要改革，利用信息化和網絡化的人事檔案管理方案，替代傳統的紙質人事檔案管理方式。社會共享又可以為人才提供更大的施展空間與平臺，有利于人才的管理及利用，很大程度上為企業提供了便利。

四、結語

當今的時代是信息的時代，當今的時代是競爭的時代，隨著知識經濟的不斷發展，企業之間的競爭力已經逐漸轉變成了以知識經濟為主的核心競爭力的競爭。一個企業想要在市場競爭中占據有利地位，增強核心競爭力是非常關鍵的因素，而人力資源作為企業最具創造性和能動性的第一資源要素，對企業核心競爭力的提升具有直接的決定性的作用，因此利用人力管理檔案的改進，推動人力資源管理的發展和完善，將會越來越重要。

參考文獻：

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