淺析新形勢下房產檔案的數字化管理

李紅偉

[摘 要]實現檔案館數字化將成為房產檔案事業發展的必然趨勢。面對新時期的機遇與挑戰我們只有把握機遇迎接挑戰加快發展，才能實現檔案事業的改革與創新，建立信息產業的檔案事業體系并為建立數字城市的建立打下良好的基礎。

[關鍵詞]新形勢；房產檔案；數字化管理

一、房產檔案數字化管理的概念

房產檔案的數字化是指將傳統的紙質原始檔案材料通過掃描或數碼拍攝，經過壓縮、轉換等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件"再運用分級存儲管理技術將圖片、聲音、錄音等文件各索引字段存儲于大容量的服務器上，并通過計算機程序控制的查詢功能迅速地檢索出所需要的檔案資料"房產檔案數字化管理是房產檔案工作的發展方向，是房產檔案利用工作的一部分，這既是社會開發信息資源的需要，又是我國社會主義市場經濟建設的需要，也是時代發展的必然。

二、房產檔案數字化管理的意義

（一）房產檔案數字化管理是時代發展的需要

房產檔案數字化管理是時代發展的需要，檔案信息是國家經濟建設與社會發展的基礎性信息資源，信息產業是21世紀的經濟主導和支柱產業。由于我國的科技發展相對來說起步就比其他國家晚上許多，而在我國改革開放以后，主要發展的是經濟領域，而對資料信息的數字化管理發展較為緩慢，沒有跟上時代的腳步。但是在信息時代的今天，只有，緊抓時代發展的機遇，才能使我國的發展更上一層樓，只有盡快完成數字化的管理，才能使我國能夠更快的發展，因此，房產檔案數字化管理是信息時代發展的需要。

（二）房產檔案數字化管理是檔案安全保護的需要

傳統的房產檔案保存方式一直是采用柜架式紙質保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成木高，而且檔案長期高頻率地調用容易損壞，而且，一旦發生火災，后果不堪設想。房產檔案數字化管理不僅能夠將館藏檔案內容保存到計算機中，將紙質載體變為磁盤載體，有效管理好日益龐大的檔案信息，而且能夠利用計算機進行檔案自動分類、整理、排序、調閱、統計等業務工作。在利用檔案時.不用查找檔案原件，使得檔案原件能夠得到更好地保護，延長了檔案的壽命，避免了檔案的丟失。于此同時房產電子檔案副木異地保存，保證了房產檔案資料在出現天災人禍的情況下不至于遭到毀滅性的破壞。

三、如何做好房產檔案數字化管理工作

檔案的數字化管理是一個循序發展的過程，是隨著辦公自動化程度的不斷加深和數字技術的不斷進步而發展的，是以轉變觀念為前提的創新性檔案工作，檔案工作者要不斷提高自身水平，努力使自己成為既懂管理又懂業務和技術的復合型人才，為用戶提供的知識服務，以實現檔案資源的有效利用和信息資源的共享，因此，筆者認為為了使用戶能夠方便地獲得和利用數字化信息資源，做好信息服務工作，就要做好如下工作：

（一）提高數字化管理的認識，建立完整規范的檔案資料房產檔案數字化的目的是最大限度地提供利用，滿足社會需求，如果檔案資料不真實，不完整，不規范，就失去了數字化的意義。目前，國內絕大部分城市的房產管理部門都是采用計算機系統進行登記發證，并采用局域網、數據庫技術對登記信息進行管理，但實現房產檔案數字化的地方并不多。筆者認為，首先要解決思想認識上的問題，為了實現房產檔案數字化，我們必須在思想上充分認識房產檔案信息資源的重要意義，要使其利用價值充分發揮出來。其次是要確保房產檔案資料的完整和真實，確保檔案資料字跡清楚，排序符合規定，對數據質量、圖像進行檢查，保證準確無誤，為數字化管理工作打下基礎。

（二）制定房產檔案館數字化建設發展規劃，并分階段有步驟地實施。在數字化建設過程中，必須充分考慮到各地房產檔案管理部門歷史上形成的數量龐大的庫存檔案，以及每年數量激增的新檔案，分別規劃設計合理的建檔流程。對庫存檔案，可以考慮將利用率高、當前有效的權屬登記資料先行建檔，以保證數字化檔案庫能在較短時間內產生利用價值；新增檔案的數字化過程最關鍵的是不能影響日常的登記發證工作，建檔工作可安排在發證后、實物歸檔前進行。

（三）進一步完善房產權屬檔案數字化標準.國家檔案局就電子文件檔案制定了標準，為全國性電子文件管理提供了標準、規范。房產檔案的特性決定了其管理的獨特性，如果沒有統一的標準和規范，必將使其利用效果大打折扣。因此，當務之急就是要盡快建立一套適合房產管理的數字化檔案標準，規范和指導各地的房產檔案現代化管理工作，最終建立起一個標準的房產檔案數字化利用平臺。

（四）規范數字化檔案開放范圍和使用權限。對于一般性的查詢、檢索，無論是傳統服務還是遠程服務均可無償提供，但網上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務。同時，應設立相應的訪問權限，公眾可以在公共網上查詢、利用開放的檔案，而對內部人員開放的檔案，只能通過上內部局域網查詢利用。

四、結語

房產檔案數字化管理是時代發展的新要求，也是符合當前社會具體情況的新發展，房產檔案數字化管理具有許多的優點，既節省人們的時間、精力、庫存空間，又方便了人們對房產資料的查閱，但是，房產檔案中包含了太多的重要信息，所以，如何在保證人們正常查閱的前提下，保護資料信息安全，不被有心人利用，是一個重要的課題，需要工作人員繼續努力，爭取早日解決。

參考文獻：

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