淺析新形勢(shì)下房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理

李紅偉

[摘 要]實(shí)現(xiàn)檔案館數(shù)字化將成為房產(chǎn)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。面對(duì)新時(shí)期的機(jī)遇與挑戰(zhàn)我們只有把握機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)加快發(fā)展，才能實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的改革與創(chuàng)新，建立信息產(chǎn)業(yè)的檔案事業(yè)體系并為建立數(shù)字城市的建立打下良好的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]新形勢(shì)；房產(chǎn)檔案；數(shù)字化管理

一、房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的概念

房產(chǎn)檔案的數(shù)字化是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始檔案材料通過(guò)掃描或數(shù)碼拍攝，經(jīng)過(guò)壓縮、轉(zhuǎn)換等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件"再運(yùn)用分級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片、聲音、錄音等文件各索引字段存儲(chǔ)于大容量的服務(wù)器上，并通過(guò)計(jì)算機(jī)程序控制的查詢功能迅速地檢索出所需要的檔案資料"房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是房產(chǎn)檔案工作的發(fā)展方向，是房產(chǎn)檔案利用工作的一部分，這既是社會(huì)開發(fā)信息資源的需要，又是我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，也是時(shí)代發(fā)展的必然。

二、房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的意義

（一）房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展的需要

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展的需要，檔案信息是國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性信息資源，信息產(chǎn)業(yè)是21世紀(jì)的經(jīng)濟(jì)主導(dǎo)和支柱產(chǎn)業(yè)。由于我國(guó)的科技發(fā)展相對(duì)來(lái)說(shuō)起步就比其他國(guó)家晚上許多，而在我國(guó)改革開放以后，主要發(fā)展的是經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，而對(duì)資料信息的數(shù)字化管理發(fā)展較為緩慢，沒有跟上時(shí)代的腳步。但是在信息時(shí)代的今天，只有，緊抓時(shí)代發(fā)展的機(jī)遇，才能使我國(guó)的發(fā)展更上一層樓，只有盡快完成數(shù)字化的管理，才能使我國(guó)能夠更快的發(fā)展，因此，房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代發(fā)展的需要。

（二）房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是檔案安全保護(hù)的需要

傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案保存方式一直是采用柜架式紙質(zhì)保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫(kù)房空間，管理成木高，而且檔案長(zhǎng)期高頻率地調(diào)用容易損壞，而且，一旦發(fā)生火災(zāi)，后果不堪設(shè)想。房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理不僅能夠?qū)^藏檔案內(nèi)容保存到計(jì)算機(jī)中，將紙質(zhì)載體變?yōu)榇疟P載體，有效管理好日益龐大的檔案信息，而且能夠利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案自動(dòng)分類、整理、排序、調(diào)閱、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作。在利用檔案時(shí).不用查找檔案原件，使得檔案原件能夠得到更好地保護(hù)，延長(zhǎng)了檔案的壽命，避免了檔案的丟失。于此同時(shí)房產(chǎn)電子檔案副木異地保存，保證了房產(chǎn)檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不至于遭到毀滅性的破壞。

三、如何做好房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作

檔案的數(shù)字化管理是一個(gè)循序發(fā)展的過(guò)程，是隨著辦公自動(dòng)化程度的不斷加深和數(shù)字技術(shù)的不斷進(jìn)步而發(fā)展的，是以轉(zhuǎn)變觀念為前提的創(chuàng)新性檔案工作，檔案工作者要不斷提高自身水平，努力使自己成為既懂管理又懂業(yè)務(wù)和技術(shù)的復(fù)合型人才，為用戶提供的知識(shí)服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用和信息資源的共享，因此，筆者認(rèn)為為了使用戶能夠方便地獲得和利用數(shù)字化信息資源，做好信息服務(wù)工作，就要做好如下工作：

（一）提高數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)，建立完整規(guī)范的檔案資料房產(chǎn)檔案數(shù)字化的目的是最大限度地提供利用，滿足社會(huì)需求，如果檔案資料不真實(shí)，不完整，不規(guī)范，就失去了數(shù)字化的意義。目前，國(guó)內(nèi)絕大部分城市的房產(chǎn)管理部門都是采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行登記發(fā)證，并采用局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)登記信息進(jìn)行管理，但實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化的地方并不多。筆者認(rèn)為，首先要解決思想認(rèn)識(shí)上的問(wèn)題，為了實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化，我們必須在思想上充分認(rèn)識(shí)房產(chǎn)檔案信息資源的重要意義，要使其利用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。其次是要確保房產(chǎn)檔案資料的完整和真實(shí)，確保檔案資料字跡清楚，排序符合規(guī)定，對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像進(jìn)行檢查，保證準(zhǔn)確無(wú)誤，為數(shù)字化管理工作打下基礎(chǔ)。

（二）制定房產(chǎn)檔案館數(shù)字化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，并分階段有步驟地實(shí)施。在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，必須充分考慮到各地房產(chǎn)檔案管理部門歷史上形成的數(shù)量龐大的庫(kù)存檔案，以及每年數(shù)量激增的新檔案，分別規(guī)劃設(shè)計(jì)合理的建檔流程。對(duì)庫(kù)存檔案，可以考慮將利用率高、當(dāng)前有效的權(quán)屬登記資料先行建檔，以保證數(shù)字化檔案庫(kù)能在較短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生利用價(jià)值；新增檔案的數(shù)字化過(guò)程最關(guān)鍵的是不能影響日常的登記發(fā)證工作，建檔工作可安排在發(fā)證后、實(shí)物歸檔前進(jìn)行。

（三）進(jìn)一步完善房產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn).國(guó)家檔案局就電子文件檔案制定了標(biāo)準(zhǔn)，為全國(guó)性電子文件管理提供了標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。房產(chǎn)檔案的特性決定了其管理的獨(dú)特性，如果沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，必將使其利用效果大打折扣。因此，當(dāng)務(wù)之急就是要盡快建立一套適合房產(chǎn)管理的數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范和指導(dǎo)各地的房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理工作，最終建立起一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的房產(chǎn)檔案數(shù)字化利用平臺(tái)。

（四）規(guī)范數(shù)字化檔案開放范圍和使用權(quán)限。對(duì)于一般性的查詢、檢索，無(wú)論是傳統(tǒng)服務(wù)還是遠(yuǎn)程服務(wù)均可無(wú)償提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)。同時(shí)，應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，公眾可以在公共網(wǎng)上查詢、利用開放的檔案，而對(duì)內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過(guò)上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。

四、結(jié)語(yǔ)

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展的新要求，也是符合當(dāng)前社會(huì)具體情況的新發(fā)展，房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理具有許多的優(yōu)點(diǎn)，既節(jié)省人們的時(shí)間、精力、庫(kù)存空間，又方便了人們對(duì)房產(chǎn)資料的查閱，但是，房產(chǎn)檔案中包含了太多的重要信息，所以，如何在保證人們正常查閱的前提下，保護(hù)資料信息安全，不被有心人利用，是一個(gè)重要的課題，需要工作人員繼續(xù)努力，爭(zhēng)取早日解決。

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