對當前電子檔案檢索的幾點意見和建議

寧顯成++郭華++張成

摘 要：本文主要針對目前電子檔案檢索系統存在的共性和個性問題，提出在數字檔案檢索系統中設立多條檢索途徑、整合數字檔案資源、充分考慮授權范圍、探尋跨庫檢索系統和設立人工服務機制等意見，旨在為構建更加科學的電子檔案檢索系統提供合理化建議。

關鍵詞：電子檔案；檢索系統；意見建議

Some Opinions and Suggestions of Present Electronic Archives Retrieve

Abstract： This article is mainly directed against the common problems of present electronic archives retrieve， declares some suggestions of supplying much more retrieval ways， integrating the electronic archival resources， considering the authorization limits ，to supply the reasonable opinions for the better scientific electronic archives retrieve.

Key words： Electronic Archives； Retrieval System； Suggestions

目前各檔案館已基本完成數字化，對檔案的檢索也從原來的人工檢索轉化為機器檢索，但從總體上看，雖然有相當數量的檔案館和檔案網站提供電子檔案檢索系統，但許多檢索系統的建設質量偏低，服務狀況差強人意。各個檢索服務系統主要采取對題名或責任者等少量途徑進行檢索的方式，對館藏檔案信息資源進行提供利用。針對上述共性和個性問題，結合目前各檔案館和檔案網站實際，筆者對當前電子檔案檢索系統提出幾點膚淺的意見和建議。

1 設立多條檢索途徑

我國檔案網站檢索系統目前采用的檢索途徑一般是：檔號，目錄號，題名，關鍵詞，主題詞，責任者，時間，分類號和文件編號等。但在上述檢索途徑中，檔號和目錄號等都過于專業化，適合于專業人員使用，對于一般網絡用戶沒有多大的實用性。部分檔案館和檔案網站檢索系統以檔號作為主要檢索途徑，但它只適合對館藏檔案資源非常了解的人或檔案館內部人員使用，可用于精確檢索到所需要的檔案。針對不同使用人群，設立多條檢索途徑，如補全檢索著錄項目，提供模糊或精確檢索，自動識別糾錯等擴展功能，適當探索分類檢索途徑。

2 進一步整合電子檔案資源

對于社會記憶資源共享而言，就是要以檔案館所保存的電子檔案為基礎，通過與圖書館、博物館等公共信息機構的數字化協作，將它們保存的具有檔案屬性的藏品信息也納入檔案館的數字化服務體系，實現檔案資源在更大范圍內的整合，滿足公眾對檔案信息查全率的需求，這就是數字社會記憶資源的跨機構整合問題，實現數字社會記憶資源的跨機構聚合已經成為大數據時代檔案管理工作的基礎性需求。但目前各檔案館和檔案網站使用數據庫的不一致制約了這一需求的實現，這就需要我們投入更多人力物力財力在整合電子檔案資源之中，尤其是跨庫檢索方面。

3 充分考慮授權范圍

在對館藏檔案進行檢索時，應充分考慮對電子檔案資源的涉密性和授權范圍，對于敏感度較高，密級較高的數字檔案資源應限制授權使用范圍，控制傳播途徑，如按美國《電子文件管理標準》和InterPARES項目中分為強制性、非強制性、可選性和一般性對涉密檔案進行再次細分，區分哪些可以提供利用，哪些不能提供利用。為避免泄密問題各檔案館和檔案網站均采取縮小授權范圍的方式，但如果授權范圍過小，又會造成檢全率降低的問題，所以，目前的數字檔案檢索系統仍需進一步改進。

4 跨庫檢索問題

基于本體的數字資源整合是知識整合的主流技術，建立相關專業領域的本體模型是進行知識整合的前提和基礎。本體模型的建立是個系統工程，可以參考現有的通用本體模型，也可以在現有的敘詞詞表的基礎上實現本體模型的開發，經過在使用過程中進行學習和進化最終作為語義標注的基礎。在技術上，可考慮采用XML技術實現異構數據庫的連接。

5 設立人工服務機制

為來館查詢或網上查詢人員提供人工服務和咨詢機制。由于利用服務人群對檢索系統的陌生和對檔案資源的不熟悉，由檔案工作經驗豐富的館員編寫全宗說明，并提供相應的服務幫助和技術指導，以便于用戶能夠更加快捷、更加準確地檢索到所需檔案信息，在取得適當授權后，采取網絡查詢和手工查詢相結合的方式，為利用服務人群提供所需數據信息。

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