對(duì)當(dāng)前電子檔案檢索的幾點(diǎn)意見和建議

寧顯成++郭華++張成

摘 要：本文主要針對(duì)目前電子檔案檢索系統(tǒng)存在的共性和個(gè)性問題，提出在數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)中設(shè)立多條檢索途徑、整合數(shù)字檔案資源、充分考慮授權(quán)范圍、探尋跨庫檢索系統(tǒng)和設(shè)立人工服務(wù)機(jī)制等意見，旨在為構(gòu)建更加科學(xué)的電子檔案檢索系統(tǒng)提供合理化建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案；檢索系統(tǒng)；意見建議

Some Opinions and Suggestions of Present Electronic Archives Retrieve

Abstract： This article is mainly directed against the common problems of present electronic archives retrieve， declares some suggestions of supplying much more retrieval ways， integrating the electronic archival resources， considering the authorization limits ，to supply the reasonable opinions for the better scientific electronic archives retrieve.

Key words： Electronic Archives； Retrieval System； Suggestions

目前各檔案館已基本完成數(shù)字化，對(duì)檔案的檢索也從原來的人工檢索轉(zhuǎn)化為機(jī)器檢索，但從總體上看，雖然有相當(dāng)數(shù)量的檔案館和檔案網(wǎng)站提供電子檔案檢索系統(tǒng)，但許多檢索系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量偏低，服務(wù)狀況差強(qiáng)人意。各個(gè)檢索服務(wù)系統(tǒng)主要采取對(duì)題名或責(zé)任者等少量途徑進(jìn)行檢索的方式，對(duì)館藏檔案信息資源進(jìn)行提供利用。針對(duì)上述共性和個(gè)性問題，結(jié)合目前各檔案館和檔案網(wǎng)站實(shí)際，筆者對(duì)當(dāng)前電子檔案檢索系統(tǒng)提出幾點(diǎn)膚淺的意見和建議。

1 設(shè)立多條檢索途徑

我國(guó)檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)目前采用的檢索途徑一般是：檔號(hào)，目錄號(hào)，題名，關(guān)鍵詞，主題詞，責(zé)任者，時(shí)間，分類號(hào)和文件編號(hào)等。但在上述檢索途徑中，檔號(hào)和目錄號(hào)等都過于專業(yè)化，適合于專業(yè)人員使用，對(duì)于一般網(wǎng)絡(luò)用戶沒有多大的實(shí)用性。部分檔案館和檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)以檔號(hào)作為主要檢索途徑，但它只適合對(duì)館藏檔案資源非常了解的人或檔案館內(nèi)部人員使用，可用于精確檢索到所需要的檔案。針對(duì)不同使用人群，設(shè)立多條檢索途徑，如補(bǔ)全檢索著錄項(xiàng)目，提供模糊或精確檢索，自動(dòng)識(shí)別糾錯(cuò)等擴(kuò)展功能，適當(dāng)探索分類檢索途徑。

2 進(jìn)一步整合電子檔案資源

對(duì)于社會(huì)記憶資源共享而言，就是要以檔案館所保存的電子檔案為基礎(chǔ)，通過與圖書館、博物館等公共信息機(jī)構(gòu)的數(shù)字化協(xié)作，將它們保存的具有檔案屬性的藏品信息也納入檔案館的數(shù)字化服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)檔案資源在更大范圍內(nèi)的整合，滿足公眾對(duì)檔案信息查全率的需求，這就是數(shù)字社會(huì)記憶資源的跨機(jī)構(gòu)整合問題，實(shí)現(xiàn)數(shù)字社會(huì)記憶資源的跨機(jī)構(gòu)聚合已經(jīng)成為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的基礎(chǔ)性需求。但目前各檔案館和檔案網(wǎng)站使用數(shù)據(jù)庫的不一致制約了這一需求的實(shí)現(xiàn)，這就需要我們投入更多人力物力財(cái)力在整合電子檔案資源之中，尤其是跨庫檢索方面。

3 充分考慮授權(quán)范圍

在對(duì)館藏檔案進(jìn)行檢索時(shí)，應(yīng)充分考慮對(duì)電子檔案資源的涉密性和授權(quán)范圍，對(duì)于敏感度較高，密級(jí)較高的數(shù)字檔案資源應(yīng)限制授權(quán)使用范圍，控制傳播途徑，如按美國(guó)《電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)》和InterPARES項(xiàng)目中分為強(qiáng)制性、非強(qiáng)制性、可選性和一般性對(duì)涉密檔案進(jìn)行再次細(xì)分，區(qū)分哪些可以提供利用，哪些不能提供利用。為避免泄密問題各檔案館和檔案網(wǎng)站均采取縮小授權(quán)范圍的方式，但如果授權(quán)范圍過小，又會(huì)造成檢全率降低的問題，所以，目前的數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)仍需進(jìn)一步改進(jìn)。

4 跨庫檢索問題

基于本體的數(shù)字資源整合是知識(shí)整合的主流技術(shù)，建立相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的本體模型是進(jìn)行知識(shí)整合的前提和基礎(chǔ)。本體模型的建立是個(gè)系統(tǒng)工程，可以參考現(xiàn)有的通用本體模型，也可以在現(xiàn)有的敘詞詞表的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)本體模型的開發(fā)，經(jīng)過在使用過程中進(jìn)行學(xué)習(xí)和進(jìn)化最終作為語義標(biāo)注的基礎(chǔ)。在技術(shù)上，可考慮采用XML技術(shù)實(shí)現(xiàn)異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的連接。

5 設(shè)立人工服務(wù)機(jī)制

為來館查詢或網(wǎng)上查詢?nèi)藛T提供人工服務(wù)和咨詢機(jī)制。由于利用服務(wù)人群對(duì)檢索系統(tǒng)的陌生和對(duì)檔案資源的不熟悉，由檔案工作經(jīng)驗(yàn)豐富的館員編寫全宗說明，并提供相應(yīng)的服務(wù)幫助和技術(shù)指導(dǎo)，以便于用戶能夠更加快捷、更加準(zhǔn)確地檢索到所需檔案信息，在取得適當(dāng)授權(quán)后，采取網(wǎng)絡(luò)查詢和手工查詢相結(jié)合的方式，為利用服務(wù)人群提供所需數(shù)據(jù)信息。

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