做好銜接，確保文書工作與檔案工作順利進行

孫美鳳

摘 要：本文首先論述了文書工作與檔案工作的關系，然后重點闡明了如何抓好文書工作與檔案工作的銜接問題，以期為文書與檔案工作的一體化提供有益參考。

關鍵詞：文書；檔案；銜接

我在多年的檔案工作實踐中，深深體會到，文書工作與檔案工作之間的銜接的重要性。重視和解決好這個問題，不僅有利于檔案的歸檔、利用等工作，更能有效地促進文書工作質量的提高。文書工作質量好壞直接影響到檔案管理工作的質量，只有做好文書工作中的收集、鑒定、保管、統計等工作，才能使檔案門類齊全、內容豐富，才能滿足廣大師生及社會各方而的需求，才能使高校檔案更好地為高校、為社會發展和經濟建設服務。

1 文書處理與檔案管理的聯系

1.1 文書與檔案的關系

文書與檔案有著密切的內在聯系。文書工作內容包括文件的接收、刊發、登記、批轉、傳閱、催辦、督辦、會議記錄以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等環節。文書工作的整個過程，也就是檔案的形成過程。檔案的標準化要從文書工作抓起，它不僅關系到機關工作效率的提高和作風的轉變，同時也關系到文件材料的形成和積累，關系到檔案的質量和檔案工作的基礎。檔案工作就是在文書工作的基礎上對檔案進行收集、管理和提供利用的工作。二者雖有區別、又密切聯系。在文書工作中，形成的歷史材料，這些是文書檔案的基礎。而檔案則是文件的精華。

1.2 文書處理與檔案管理的關系

從檔案的形成過程來看，文件材料和檔案是同一事物的兩個不同階段，文件材料是檔案的前身和源泉，檔案是文件材料在一定條件下的轉化形態。因此，文書工作是檔案工作的前提和基礎。文書部門要按照歸檔制度的要求，認真做好文書的立卷歸檔工作，檔案部門則要認真按《機關檔案工作條例》所規定的責任，對文書部門或業務部門的立卷歸檔工作，及時地進行指導和監督。

文書工作中形成大量的文件，并不是都作為檔案保存的。文件和檔案是不同階段的同一事物，他們轉化的條件是：文書部門在檔案部門的指導下按立卷的原則和具體規定立卷后移交檔案部門。文書工作的好壞直接影響著檔案的質量和保存價值，檔案利用的效果有賴于文書工作和檔案工作的相互配合和支持，文書基礎打的好，檔案管理的科學，檔案提供的效果就好，兩者互相制約，互為因果。

文書工作人員要有維護檔案材料齊全、完整意識。“文書、檔案一體化”要求正確處理“文件處理”和“檔案管理”的關系，加強對文擋的超前控制，由于認識活動與實踐活動具有很強的連續性與繼承性，因而文件與文件之間有很緊密的聯系。這種聯系性不僅表現在組織單位內部形成的文件之間，也表現在不同的組織單位形成的文件之間。

2 文書工作與檔案工作銜接存在的問題

2.1 文件收集不完整、不齊全

從筆者多年的檔案管理實際工作經驗來看，檔案部門每年歸檔文件材料不完整、不齊全的原因是有的部門對上級來文立卷歸檔時文件不齊全。有的文件在部門領導認為文件精神已按著領導的批示落實完畢，工作已經干了，文件就無所謂了，或者放在本部門，以后查閱起來更方便，不向檔案室移交，所以有的文件在部門領導手中“擱淺”，運轉就此“停滯”，有的文件傳閱部門多，傳閱過程中有的部門會造成文件積壓或遺失現象，造成文件不齊全。還有的文書人員只將請示、批復兩份材料保存，而不保存辦理請示過程中形成的諸如征求意見、有關附件與說明等材料。這樣被保存下來的材料不齊全、不完整材料，這樣會影響了檔案材料的保存價值，給高校的發展帶來損失，如果嚴重還會造成領導和群眾之間的矛盾。

2.2 文件整理不及時、不規范

在文書工作中，由于業務不熟，在文件的檔號、分類、文件的順序排列上，是否需要歸檔的文件，文件的期限劃分出現不符合《歸檔文件整理規則》要求的現象。工作中，部分文書工作人員，在平時歸卷或年終立卷時，不只是因缺乏檔案意識，也是怕麻煩，圖省事，將處理完畢的文件，僅按成文時間先后或載體規格大小來立卷，從而造成檔案館文件保管期限混亂，給電子文檔的錄入、數據庫的建立，文件的檢索及以后信息公開中的用戶信息查找帶來無盡的困惑。文件是一個不可分割的有機整體，只有完整、系統地保留下來，才能全面真實地反映其歷史的真實面貌，工作中既不丟失也不扣留任何一份有價值的文件，也不把沒有保存價值的材料作為檔案來保存，而且要做到及時收集、及時整理，以此保證文件形成的系統、齊全、完整。

3 如何利用二者之間的關系，做好文書工作與檔案工作的銜接

3.1 實行部門立卷是抓好街接的保證

國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》明確規定：“高等學校實行文件材料形成部門，課題組立卷的制度，一般由立卷人按文件材料的自然形成規律，加以系統整理組卷，編排頁件號，填寫卷內目錄，交本部門檔案工作人員檢查，裝訂后向學校檔案部門移交”。 實行部門立卷是抓好二者銜接的重要保證。立卷是文書工作的結束，也是檔案工作的開始。文書工作沒有一個很好的終結，檔案工作就不可能有一個很好的開端。有的部門認為立卷是為了保管和利用檔案，都是檔案室的事，就把工作推給學校專職檔案人員。其實部門立卷有利于材料有收集系統和完整。因為部門最熟悉本部門的業務，掌握公文的事情去脈，對材料的現實價值和歷史價值也有較深的了解。具體到每份材料的取舍，以及保管期限的劃分。部門最有發言權。所以由本部門立卷，能更好地反映本部門工作的內在聯系和歷史面貌，這不僅有利于銜接文書工作與檔案工作，還有利于促進檔案工作的順利開展。

3.2 要強化“文檔一體化”管理

文檔一體化的實質是將各部門相對分散的文件與檔案統一為一個有機的整體進行管理，也就是利用計算機技術和網絡技術進行規范化、標準化管理，實行前編控制和全程管理，才能適應信息時代的要求。這不僅能夠加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證歸檔的質量，而且能夠實現文檔數據的一次輸入，多次利用，既能提高工作效率，又能節約人力、物力、和財力，減少重復勞動，避免歸檔材料不齊全。文檔一體化管理使得文件的生成和管理更加快捷方便，它具有存儲量更大、運用靈活、節省時間、快速檢索等特點。

文檔一體化管理，使電子文件與電子檔案之間的關系更加密切，把二者放在一個綜合的管理系統中，統一組織和控制整個文件生命周期的全過程。文件管理直接關系到檔案管理的存在和發展，只有文件管理做到標準化、規范化，檔案管理才能夠順利地展開。如果文件管理雜亂不堪，無章可循，會直接影響檔案管理的綜合質量，這也會影響綜合管理信息系統整體功能的效用。

3.3 辦公現代化對檔案管理的新要求

社會信息化使信息化理念深入文書與檔案領域，為文檔一體化提供了技術支持和網絡環境.隨著辦公現代化的逐步發展，文書處理的現代化對檔案管理也提出了新的挑戰，檔案管理人員應不斷充實自身，通過加強業務培訓和自我進取等方式的提高業務能力，深入系統地掌握檔案學知識和技能，特別是掌握現代信息管理知識和計算機應用技能，努力成為掌握現代化檔案管理知識的復合型人才。這樣，才能做到一次輸入，多次輸出，并可隨機生成各類目錄，多層次檢索，為高校信息公開中的查詢利用提供檢索途徑，為設計合理的電子文件整理和管理方法打下基礎。因此，文書工作者和檔案工作者的意識都應有一個新的飛躍，按照新的標準和要求做好基礎工作，檔案管理工作應緊緊跟上辦公現代化發展的步伐，積極為檔案的現代化管理創造良好的條件。

參考文獻

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