檔案信息服務活動中開放與保密的協調統一

奚亞娟

[摘 要]本文首先論述了檔案保密與開放問題，得出了檔案信息服務活動中的開放與保密的協調統一關系。

[關鍵詞]檔案；信息服務活動；開放；保密

一、檔案信息服務中的開放問題

檔案開放之后，傳統的檔案信息服務是以檔案為中心提供利用。具體來講，就是我這有什么就為你提供什么；而在“以人為本”的今天，檔案信息服務應轉變傳統觀念，從以“自我”為中心轉向以用戶為中心，以用戶的需求為導向。不僅提供用戶需要的檔案信息，更應協助用戶解決具體的疑難問題，這也正是對現代檔案信息服務者提出更高素質要求之所在。

從總的來說，至今為止，我國傳統檔案信息服務包括以檔案館為代表的社會檔案信息服務和以檔案室為代表的內部檔案服務兩大類。由于館、室的機構性質不同，導致了兩個機構的檔案信息開放存在著差異。

雖然我國檔案館向社會開放檔案，提供檔案信息服務取得了很大的進展，并在不斷拓展服務內容，比如正在風行全國檔案館的現行文件提供服務。但時至今日，從總體上講，檔案館開放檔案仍具有很大的挖掘潛力，特別是應充分認識網絡環境已打破時空限制和地理位置上的差異，從根本上改變了傳統的信息結構與人們利用信息的渠道。借助網絡平臺，能夠實現高效、快速的信息提供利用和共享。這就要求檔案館應注重以用戶需求為導向，尋求最大限度地開發利用檔案信息資源。因此，在檔案信息資源建設方面，我國不妨向檔案開放先行的歐美國家學習成功經驗，尤其要注重網絡環境下檔案信息資源開發利用的全國統一規劃、制定標準、分步實施。

總之，伴隨著我國政府信息公開制度的逐步確立，由機關檔案室提供政府文件服務，由檔案館托管和提供政府文獻服務，這不僅會豐富檔案信息服務實踐，而且還會充實傳統的檔案信息開放服務理論。

二、檔案信息服務中的保密問題

檔案的開放和保密是一個事物的兩個方面。在注重檔案信息開放，以發揮其積極的社會作用的同時，亦不可忽視檔案擁有者的合法權益。由于檔案真實記錄了政治、經濟、社會和科技現實及過程，保護當事人的利益是檔案信息服務工作者義不容辭的職責。《我國檔案法》、《保密法》和知識產權法等法律法規都作了規定，對涉及國家安全或者重大利益以及其他不宜開放的檔案文件要控制使用。在大力推進政府信息公開的過程中，保密工作仍是不可缺少的。保密工作，無論在檔案館還是檔案室，都必須高度重視，并采取切實可行的措施。有的學者提出，在信息開放的問題上，我國可以參照美國等國的做法，考慮將下述信息列為不開放的范圍：與個人有關的信息、與法人有關的信息、與國家安全和公共安全有關的信息、第三方的商業秘密及第三方向政府有關行政機構提供的信息、純屬行政機構內部管理活動的信息、為執法而生成的信息等。

隨著國際互聯網絡的建立和發展，一方面，打破了時間、空間的局限，為人們利用各種信息資源提供了方便、快捷的途徑。因此，信息安全控制問題正日益變得迫切。網絡信息安全涉及兩個因素，一是技術因素，另一是人為因素。為有效解決網絡效率和安全問題的矛盾。

三、檔案信息服務活動中的開放與保密的協調統一

在檔案信息未開放時代，檔案信息的保密對象是所有的公民，統治者不需履行向公民公開信息的義務；而被統治者除了法律明文規定的義務外，沒有獲取信息的權利。這種對公民的的保密原則無疑已成為民主發展道路上的障礙，它不僅構成了全民在享有知情權上的不平等，而且會滋生信息擁有者和管理機制的壟斷行為和特權思想，還可能助長不正之風和腐敗弊端的產生。從事物的發展規律來看，任何事物沒有絕對的不可公開性，檔案的機密程度隨著時間的推移在逐漸淡化，任何檔案的保密都是針對不同利用對象所規定的保密，任何檔案的開放都是針對不同保密程度的檔案所規定的開放。如果沒有文檔的保密，所謂的開放就成為言之無物，不是真正意義上的開放；如果只強調開放而沒有保密，應當保密的信息一旦泄露，就會危及國家或當事人的安全與利益。絕對的保密與絕對的開放同樣是不可思議且不現實的。

隨著民主政治的推進，公民在享受公共信息的知情權、使用權的同時，依法履行對秘密信息的保密也是責無旁貸的義務。從檔案信息服務角度來看，如何正確處理好兩者的關系，既是檔案信息利用服務中極為關鍵的，也是把握難度很大的，因為檔案信息服務中的開放和保密是一對矛盾體。現實中，應針對不同的用戶、不同的檔案信息內容，檔案信息服務者依照國家的法規和組織的有關制度的規定，在檔案信息提供服務時，既不能只強調開放，簡單地以檔案信息服務數量考評檔案工作服務效果，無原則地擴大檔案信息服務范圍，以致損害權益人的利益，造成無法挽回的經濟、政治與安全損失；又不能一味注重保密，限制合理、合法利用，造成人為的秘密擴大化，不重視檔案信息的社會服務功能。就合理、合法保密問題，有學者曾指出：“保密是一個普遍存在的社會現象。它是指某些信息的傳播范圍和傳播對象必須進行限制和控制的行為、措施。如不實施這種控制和限制，就有可能對信息的形成者或某一方的利益造成損害，使某些工作活動失去公正性與平等性，無法正常地進行下去。”這樣必將不利于經濟發展和人類進步，有悖于全球化的發展趨勢。因此，在檔案信息服務過程中，正確處理開放和保密的關系具有非常重要的歷史意義和現實意義，這將成為檢驗檔案信息服務機構在日趨社會化、網絡化和市場化的信息服務領域是否有競爭力的一個重要指標。

通過對檔案信息服務作業系統的質量管理、創新管理與效益管理，并適時地對檔案信息服務績效做出恰當的評估，使檔案信息服務組織白身擁有了發展的動力、活力和競爭力，

并能夠正確地處理檔案信息開放與保密之間的關系，才能使檔案信息服務組織不斷地壯大，以實現長期可持續發展。

參考文獻：

[1]馬紅，白文琳，李蓓，周毅.檔案開放與開發政策框架：梳理、述評與設計[J].浙江檔案，2009（06）.

[2]王婭.政府信息公開環境下的檔案保密與開放利用模式初探[J].檔案學通訊，2008（05）.