淺談電子檔案管理

門振德

[摘 要]隨著信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢，是檔案管理和時代接軌的產物，是檔案管理中的一種新型模式。但是由于電子檔案的內容與形式是相對獨立的，導致其內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。本文對電子檔案管理中容易出現的問題及開發利用進行了探討。

[關鍵詞]電子檔案；存儲；管理；開發利用

隨著社會進入知識經濟時代，計算機被廣泛應用于社會各個領域，人們的社會活動離不開計算機和由其產生的種類繁多的電子文件。電子文件歸檔后，即形成了電子檔案。電子檔案不同于紙質檔案，特別是電子檔案的特性，決定其保存與維護的復雜性。

一、電子檔案存儲

電子檔案的特性，決定了它在保存上不同于紙質檔案。保存不善，或造成以磁盤、光盤等為介質的存儲載體變形或損壞，致使存儲信息丟失或無法讀取，或由于違反操作程序造成存儲于計算機中的電子文件遭到破壞或刪除。因此，電子檔案的保存主要是確保長期可讀性、載體物理性能上的安全性及信息內容的原始性。

1、電子檔案原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形式進行還原顯示。可采用3種方法來保存。首先是保存電子檔案相關支持的軟件，就是在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個應用系統一并保存，并與電子檔案存儲在一起；其次是保存原始檔案的電子圖形；最后是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品。

2、電子檔案安全性。這主要是對保存環境溫濕度的要求，在溫度過高或過低的條件下，磁盤的聚酯底基會膨脹或收縮變形；光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據讀寫。因此，最適宜電子檔案長期保存的溫度應控制在17℃-25℃之間，相對濕度控制在35%-40%之間，每天溫度的變化不應超過±2℃，濕度的變化不應超過±5%。電子檔案最好放在設置自動恒溫恒濕的空氣調節裝置的庫房內。此外，電子檔案存儲載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。

3、電子檔案可讀性。電子檔案必須依靠軟硬件配合才能讀取利用。如果沒有適當的軟硬件是無法解讀的。為了保證光盤信息的長期可讀，需要逐步解決光盤存檔的問題，降低光盤存檔的風險。建立長期可讀的保障機制，每年應對電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。如網絡系統擴充應確認庫存載體與新系統、新設備的兼容性。

二、電子檔案信息資源開發利用

對于檔案部門來說，電子檔案提供利用主要采取提供拷貝、網絡傳輸和在線查閱等方式，通過聯網計算機，利用者可以經獲權訪問檔案管理系統進行相應查詢，滿足利用者的異地利用需求，從而擺脫了時間和空間的制約，尤其是同一份電子檔案可以同時提供給更多的利用者利用，達到了資源共享的目的。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內涵很豐富，從信息安全的角度出發，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。

1、使用權限的審核。首先，要根據各種人員級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。在利用中，由系統自動判定當前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。對涉及使月未經授權的功能，應能拒絕響應并給予告警提示。其次，在電子檔案存儲載體的使用上，要根據電子檔案內容的密級和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中依據利用者背景情況和利用目的來決定對他的授權。

2、利用中的安全措施。一是采用的利用方式應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據電子檔案內容的密級層次進行有效的管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝酌制作，必須在有效監控下進行。三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。四是系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據。五是系統應有較強容錯能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。

3、拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時間與利用地點的分散，如果管理不好，將會造成檔案信息無原則的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對其進行嚴格管理。應依據利用者的需求和確認使用權限后再進行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術手段防止所提供拷貝的再復制。除公開發行的電子出版物外，對那些提供利用的拷貝必須進行回收。要有完善的提供拷貝手續，提供者和利用者雙方應對提供拷貝的內容進行確認，并對使用載體的類型、數量、使用時同、最后回收期限及雙方責任人等情況進行登記。對回收來的拷貝，應做信息內容的消除處理。

參考文獻：

1.呂光；李興富；淺議電子文件檔案化管理重要性[J]；沿海企業與科技；2009年03期

2.郭英姿；電子檔案的管理保護[J]；山西檔案；2011年S1期

3高世宇；電子檔案管理問題探析[J]；黑龍江檔案；2011年04期

4.修敏；淺談電子檔案管理理論方法[J]；黑龍江科技信息；2011年18期

5.樊美麗；事業單位電子檔案管理芻議[J]；山西檔案；2011年S1期