初探企業(yè)物資采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

李東錦

摘要：眾所周知，物資是企業(yè)賴以生存的基礎(chǔ)，而物資的采購和物資驗(yàn)收是企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)行的過程中必不可少的環(huán)節(jié)。物資的采購直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，物資的驗(yàn)收作為物資采購的重要環(huán)節(jié)，則直接影響企業(yè)的企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量。本文通過對企業(yè)運(yùn)行過程中在采購和驗(yàn)收環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制中暴露出的缺點(diǎn)和不足進(jìn)行初步探討，提出幾點(diǎn)初步的解決措施。

關(guān)鍵詞：物資采購 驗(yàn)收 內(nèi)部控制

企業(yè)的物資采購和驗(yàn)收直接關(guān)系著產(chǎn)品的成本和質(zhì)量，間接影響企業(yè)的形象和信譽(yù)，故加強(qiáng)企業(yè)在物資采購和驗(yàn)收這一舉足輕重的環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制就成了企業(yè)發(fā)展過程中迫在眉睫的工作。

一、基本概述

（一）企業(yè)內(nèi)部控制

企業(yè)內(nèi)部控制是企業(yè)為了保護(hù)企業(yè)自身利益、以保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展為目地、根據(jù)企業(yè)自身情況而制定的管理措施，用于約束和激勵企業(yè)內(nèi)部的工作人員（包括管理層人員），以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）企業(yè)的物資采購及驗(yàn)收

企物資采購及企業(yè)的采購人員根據(jù)企業(yè)的需求和企業(yè)預(yù)算的成本，通過對企業(yè)內(nèi)部情況的鑒定以及對外部市場的調(diào)查，進(jìn)行比質(zhì)比價，以爭取最低成本購進(jìn)最優(yōu)物資為目標(biāo)，對企業(yè)生產(chǎn)所需原材料進(jìn)行購買的過程。而物資驗(yàn)收作為物資采購的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)對所購進(jìn)物資質(zhì)量的進(jìn)一步確定，關(guān)系著企業(yè)生產(chǎn)所需原材料的好壞，直接影響企業(yè)生產(chǎn)的正常進(jìn)行與否。

二、企業(yè)物資管理的現(xiàn)狀

物資的采購和驗(yàn)收作為企業(yè)生產(chǎn)的前期準(zhǔn)備工作，是各項(xiàng)工作得以順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。由此可見物資采購人員及物資驗(yàn)收人員可謂身兼重任，他們不但承擔(dān)著物資采購的任務(wù)，還關(guān)系著企業(yè)及企業(yè)員工的切身利益。以下是對我國企業(yè)在物資管理上的一些不足進(jìn)行的初步探討：

（一）采購方案不合理

合理的采購方案是采購工作得以正常進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)，而一項(xiàng)合理的采購方案應(yīng)該根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)要求而制定，將產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品數(shù)量、型號以及初步估價等通過表格或其他能讓人一目了然的形式表現(xiàn)出來。采購時沒有根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)計劃做出準(zhǔn)確的判斷，導(dǎo)致原材料購置不合理。原材料購置過多過少都會對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成影響，原材料購置過多會導(dǎo)致原材料閑置或浪費(fèi)，導(dǎo)致原材料占企業(yè)運(yùn)行資金的比重超過預(yù)期范圍，影響企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)，原材料購置過少則容易造成生產(chǎn)被迫暫停；所購置的原材料沒有嚴(yán)格符合生產(chǎn)要求，造成原材料的浪費(fèi)以及生產(chǎn)資金的損失。

（二）供應(yīng)商選擇的不合理

供應(yīng)商作為企業(yè)生產(chǎn)所需原材料的提供者，其所輸出的商品直接關(guān)系到生產(chǎn)企業(yè)的利益問題，是采購小組采購的過程中較為關(guān)鍵的因素，因此供應(yīng)商的選擇是采購方案完成后采購人員需要重點(diǎn)考慮的一個問題。企業(yè)在采購的過程中對供應(yīng)商信息了解得不夠全面，沒有事先對供應(yīng)商的信息進(jìn)行調(diào)查；對原材料的了解不全面，沒有主動對原材料進(jìn)行市場調(diào)查，只是對供應(yīng)商提供的信息進(jìn)行簡單的確認(rèn)，導(dǎo)致采購難以達(dá)到“以最低價格購置最優(yōu)原料”的目的；選擇的供應(yīng)商誠信度不夠，專鉆企業(yè)采購空子，導(dǎo)致企業(yè)采購的原材料在質(zhì)量上或數(shù)量上達(dá)不到生產(chǎn)計劃的要求。

（三）合同不夠嚴(yán)密

合同簽訂是在供應(yīng)商與采購人員經(jīng)過一系列的市場調(diào)查之后，雙方通過溝通交流進(jìn)行比價、議價后達(dá)成共識的表現(xiàn)形式。合同是交易雙方在法律程序上的一種自我保護(hù)形式，但物資的交易協(xié)議其實(shí)對雙方來說都是一把雙刃劍。采購合同不嚴(yán)密，容易導(dǎo)致合同信息的錯漏，交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款條件以及售后服務(wù)等在合同中沒有得到細(xì)致或明確的表達(dá)，勢必對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益造成一定的威脅。

（四）物資的驗(yàn)收力度不大

物資的驗(yàn)收作為物資采購的最后一個環(huán)節(jié)，也是采購作業(yè)的最重要的環(huán)節(jié)。驗(yàn)收流程的不嚴(yán)密，是導(dǎo)致驗(yàn)收環(huán)節(jié)出錯的重要因素；驗(yàn)收人員的專業(yè)水平不夠或?qū)υ牧系牧私獬潭炔粔颍瑢λ忂M(jìn)的原材料的質(zhì)量無法判斷，導(dǎo)致驗(yàn)收到還存在著假貨或劣質(zhì)品進(jìn)入生產(chǎn)線，對企業(yè)的生產(chǎn)造成嚴(yán)重影響；驗(yàn)收人員對貨品的清點(diǎn)力度不夠，導(dǎo)致原材料的數(shù)量滿足不了生產(chǎn)需求，造成成產(chǎn)的非正常原因暫停。

（五）采購驗(yàn)收的監(jiān)督機(jī)制不嚴(yán)密

企業(yè)的監(jiān)督機(jī)制是企業(yè)為保護(hù)自身發(fā)展而對內(nèi)部人員設(shè)立的一種約束，若企業(yè)的監(jiān)督機(jī)制不嚴(yán)密，造成采購人員和驗(yàn)收人員有機(jī)可乘。采購和驗(yàn)收人員的整個物資采購的執(zhí)行員，掌握著物資采購的主動權(quán)，如果采購和驗(yàn)收人員與供應(yīng)商相互勾結(jié)，狼狽為奸，在采購價格、貨品質(zhì)量或交易合同上動手腳，將會導(dǎo)致物品質(zhì)量、數(shù)量達(dá)不到生產(chǎn)要求，對企業(yè)資金造成嚴(yán)重浪費(fèi)，對企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)造成嚴(yán)重的影響。

三、加強(qiáng)企業(yè)物資采購驗(yàn)收的內(nèi)部控制

在企業(yè)的長期發(fā)展進(jìn)化過程中，已經(jīng)形成了基本的采購驗(yàn)收流程和采購驗(yàn)收的相關(guān)管理規(guī)定，但如果這些流程得不到完善，管理規(guī)定不夠謹(jǐn)慎嚴(yán)密，就會給一些不法分子鉆企業(yè)作業(yè)流程空子、鉆企業(yè)管理規(guī)定空子的機(jī)會，勢必給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)上的損失，導(dǎo)致企業(yè)管理的混亂。因此加強(qiáng)企業(yè)物資采購驗(yàn)收的內(nèi)部控制手段，避免各種暗箱操作和相互勾搭的行為，是保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)，是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的根本之道。

（一）加強(qiáng)對采購方案的控制

在采購方案制定初期，生產(chǎn)部、財務(wù)部、庫管、運(yùn)營等各個部門都要連同采購部共同參與采購方案的確定，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)要求及提供的成本，通過對市場的調(diào)查結(jié)果和對企業(yè)內(nèi)部情況全面考慮，確定所需購進(jìn)原材料的型號、數(shù)量及初步估價對采購方案進(jìn)行初步擬定；主管部門應(yīng)對擬定的采購方案進(jìn)行仔細(xì)審定、查漏補(bǔ)缺，查定采購方案所申報的物資是否符合生產(chǎn)要求，所申報的物資數(shù)量是否滿足生產(chǎn)需求，避免物資質(zhì)量不符和物資數(shù)量不恰而造成物資浪費(fèi)資金損失的現(xiàn)象。

（二）準(zhǔn)確選擇供應(yīng)商

準(zhǔn)確選擇供應(yīng)商的前提是企業(yè)要有一定的供應(yīng)商資源，故企業(yè)在進(jìn)行采購前應(yīng)該建立相應(yīng)的供應(yīng)商資源庫，通過擴(kuò)充供應(yīng)商資源庫，加大供應(yīng)商之間的市場競爭，將采購物資的最大主動權(quán)掌握在企業(yè)手中；加強(qiáng)對供應(yīng)商信息的把握程度，建立對供應(yīng)商的評估系統(tǒng)，對供應(yīng)商的信譽(yù)度、經(jīng)營狀況、技術(shù)程度、供應(yīng)能力進(jìn)行一個準(zhǔn)確的把握；多多進(jìn)行市場調(diào)查，多多借鑒同行企業(yè)的采購經(jīng)驗(yàn)，多多聽取同行企業(yè)關(guān)于供應(yīng)商的意見并注意核實(shí)；在企業(yè)內(nèi)部適當(dāng)進(jìn)行供應(yīng)商信息的公開，公正合理地淘汰一些不利于企業(yè)長期經(jīng)營發(fā)展的供應(yīng)商。endprint

（三）加強(qiáng)對交易合同的把握度

物資采購人員在與供應(yīng)商進(jìn)行采購協(xié)議商討的過程中應(yīng)注意在不違反國家法律法規(guī)的前提下最大程度地為企業(yè)贏得最高的利于和最高的主動權(quán)，確保所定的合同或協(xié)議具有法律意義且符合企業(yè)的運(yùn)行發(fā)展；在簽訂采購協(xié)議或合同前應(yīng)該仔細(xì)審查有關(guān)內(nèi)容，對交貨時間、地點(diǎn)、貨運(yùn)方式、付款條件及售后服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)確認(rèn)；對違背協(xié)議后雙方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行明確的規(guī)定；如果條件允許，應(yīng)該聘請專業(yè)的法律人員或法律顧問對參與采購合同或協(xié)議的簽訂，通過專業(yè)的律師對采購合同進(jìn)行仔細(xì)審閱，在最大程度上保護(hù)公司的基本利益。

（四）加強(qiáng)對物資驗(yàn)收的控制

在驗(yàn)收的過程中，較為容易導(dǎo)致驗(yàn)收結(jié)果不符合生產(chǎn)要求的原因是驗(yàn)收人員沒有對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收而直接入庫，導(dǎo)致缺斤少兩及假貨劣質(zhì)品殘存等現(xiàn)象的發(fā)生，制定嚴(yán)密的物資驗(yàn)收流程，是避免驗(yàn)收環(huán)節(jié)出錯的有效方式；加強(qiáng)驗(yàn)收人員的專業(yè)水品，提高驗(yàn)收人員對購進(jìn)原材料的認(rèn)識程度，提升驗(yàn)收人員對原材料質(zhì)量的把握度，有利于劣質(zhì)品和假貨的檢出，而不至于讓企業(yè)承擔(dān)本不應(yīng)承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)損失；加大驗(yàn)收人員對原材料的清點(diǎn)力度，對盤盈和盤虧等問題都要細(xì)追其中的原因并做好相應(yīng)的記錄，若是由于驗(yàn)收人員失誤而造成盤虧則要講責(zé)任追究到底，在最大程度上避免原材料在數(shù)量上限制生產(chǎn)計劃的順利進(jìn)行。

（五）制定嚴(yán)密的監(jiān)督機(jī)制

不斷完善企業(yè)的監(jiān)督機(jī)制，制成嚴(yán)密的、健全的企業(yè)監(jiān)督體系，利用監(jiān)督體系，對企業(yè)員工形成一種內(nèi)在的約束作用和激勵作用。加強(qiáng)對采購及驗(yàn)收人員的職業(yè)考評，全面提高采購及驗(yàn)收人員的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，避免各種暗箱操作和勾搭行為的發(fā)生，對于因個人私利而做出損害企業(yè)利益的行為要給予深究并對其做出相應(yīng)的懲罰以警示后人；建立績效評比制度，通過績效評比對企業(yè)員工進(jìn)行獎勵，以提高員工的工作積極性，促進(jìn)企業(yè)的又好又快發(fā)展。

總之，隨著企業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中的地位提升，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度和經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的新潮流。物資采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)作為企業(yè)生產(chǎn)的基本條件，在企業(yè)的生存和發(fā)展中演繹著越來越重要的角色，加強(qiáng)企業(yè)在采購和驗(yàn)收環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)迫在眉睫的一項(xiàng)工作。通過內(nèi)部控制制定與企業(yè)長期發(fā)展相適應(yīng)的戰(zhàn)略策劃和具有高度可實(shí)施性的管理制度，完善物資采購和驗(yàn)收的相關(guān)流程，完善針對企業(yè)員工的各項(xiàng)獎懲方案，提高企業(yè)員工的職業(yè)道德素質(zhì)，提高企業(yè)員工的專業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)員工間的相互協(xié)調(diào)、相互監(jiān)督。加強(qiáng)企業(yè)在物資采購和驗(yàn)收環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的最大化，提升的市場競爭力。

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