建設(shè)檔案信息平臺 構(gòu)筑一流檔案服務(wù)

姚瓊

摘 要：網(wǎng)絡(luò)與移動技術(shù)應(yīng)用于檔案管理和實(shí)踐中，促進(jìn)檔案信息化、數(shù)字化與電子化，提升檔案信息的即時性與互動性，提高檔案的使用效率，更好地落實(shí)檔案為工作服務(wù)的理念。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；校園網(wǎng)；電子檔案；移動檔案；檔案安全性

近年來隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和移動信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，使檔案工作面臨著許多新機(jī)遇、新問題，如何在當(dāng)下做好檔案管理工作，對我校提出了新的挑戰(zhàn)。為實(shí)現(xiàn)“辦人民滿意的學(xué)校”的目標(biāo)，按照“整合資源，爭創(chuàng)一流”的精神，本著“開拓創(chuàng)新、與時俱進(jìn)”的理念，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化是順應(yīng)形勢實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的有力手段。新的移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案工作的有機(jī)結(jié)合，將促進(jìn)檔案工作的信息化歷程，并大大提高檔案工作的效率。

1 實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)

計算機(jī)技術(shù)日新月異，不同技術(shù)具備不同特性，只有將不同的技術(shù)與不同的應(yīng)用相結(jié)合才能最大限度地提高檔案應(yīng)用效率。信息網(wǎng)絡(luò)適用于可以公開、大數(shù)據(jù)量檔案信息的發(fā)布；移動APP適合小數(shù)據(jù)量信息交換，即時好，交換性強(qiáng)。但是它們面臨的同樣問題是數(shù)據(jù)安全性，因此重要、敏感性的檔案不適用于上述應(yīng)用，必須通過檔案員進(jìn)行物理隔離，確保安全性、保密性。

基于上述應(yīng)用，我們進(jìn)行以下安排：

檔案目錄、查詢預(yù)約采用移動APP應(yīng)用。

公開的檔案資料通過校園網(wǎng)發(fā)布。

敏感性檔案通過紙質(zhì)文件查閱，適當(dāng)可進(jìn)行數(shù)據(jù)備份保存。

下述我們就各類應(yīng)用按照已完成的及將來工作規(guī)劃作詳細(xì)介紹。

2 校園網(wǎng)檔案的介紹

在領(lǐng)導(dǎo)的支持下，學(xué)校在校園網(wǎng)上開辟了“檔案在線“ 欄目，下面對其特色進(jìn)行介紹。

1、照片管理——MY CLOUD的應(yīng)用。

在領(lǐng)導(dǎo)的支持下，學(xué)校購置了最新設(shè)備MY CLOUD，容量達(dá)4T，用于存放學(xué)校歷年照片。它的應(yīng)用，大大改善了原有查詢的繁瑣與設(shè)備的局限，使用者只需在校園網(wǎng)終端設(shè)備上就能檢索到所需的照片資料，既方便了使用者，免去了來回奔波的繁瑣，也節(jié)省了檔案員的時間與精力。

2、優(yōu)秀教案、公開課影像資料的電子化借閱。

學(xué)校學(xué)科帶頭人、骨干教師等歷年優(yōu)秀教案、公開課影像資料，將其目錄掛于校園網(wǎng)上，方便借閱者檢索，對于確實(shí)需要借閱的，再與檔案員聯(lián)系，辦理借閱手續(xù)。

3、學(xué)校大事記、歷年榮譽(yù)，見證了學(xué)校發(fā)展的歷史。

將學(xué)校每年的大事記、歷年榮譽(yù)（包括集體的和師生個人的），結(jié)合校園新聞?wù)宫F(xiàn)在校園網(wǎng)上，重要的并配以照片說明，形象的反映了學(xué)校的發(fā)展歷程。

4、常規(guī)檢查評審目錄的羅列。

每年各部門需要上交的常規(guī)檔案，以及教育行政部門的例行檢查，將這些目錄掛在校園網(wǎng)上，方便各部門收集本部門的材料。對其已上交的用不同顏色加以區(qū)別，輔助各部門了解收交情況。

5、檔案考核制度的落實(shí)。

將檔案考核制度落實(shí)在校園網(wǎng)上，對檔案的收繳情況、完成質(zhì)量及上交時限等進(jìn)行考評匯總，既保證了每半年一次的檔案考核制度的按時有效實(shí)施，也避免了各部門對考評小組成員的意見分歧。

3 移動APP檔案內(nèi)容與功能設(shè)想

（一）檔案借閱模式的改變

1、 現(xiàn)有檔案借閱模式

現(xiàn)有檔案借閱模式為，借閱人先致電檔案室，看看檔案員是否有空接待，并將要借閱的檔案告知，隨后雙方約定時間，借閱人首先查閱紙質(zhì)檔案目錄，再由檔案員調(diào)出檔案，辦理借閱手續(xù)。這種模式存在幾個弊端：1、檔案員是否有空接待。2、需借閱的檔案是否已借出需另外查閱借閱登記簿。

2、 移動APP檔案內(nèi)容與功能設(shè)想

移動APP的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)以下工作模式：借閱人首先在移動端查閱檔案目錄，確認(rèn)檔案室存有自己所需的檔案，接下來在移動端填寫信息，預(yù)約來檔案室借閱的具體時間。

（二）檔案會議通知模式的改變

現(xiàn)有的檔案會議開會通知有幾種形式：1、當(dāng)面通知。2、書面通知。3、電話通知。這些通知有個共同的弊端，沒有被通知人的反饋信息及自動提醒功能。改變原有的會議通知模式，將會議通知發(fā)送至與會人員移動APP，設(shè)置定時提醒功能和收到回復(fù)功能，以及最后對會議反饋信息的收集。既方便與會人員安排行程，也方便組織者統(tǒng)計與會人員人數(shù)和出席情況。

4 檔案信息化工作的建設(shè)

在我校計算機(jī)技術(shù)人員的努力工作下，檔案在線欄目加入到校園網(wǎng)，并配備一臺檔案服務(wù)器及時更新檔案相關(guān)信息、充實(shí)檔案電子資料。另外規(guī)劃通過租賃云服務(wù)，實(shí)現(xiàn)圖書館與檔案移動查詢、預(yù)約等服務(wù)，配備專業(yè)電腦與云進(jìn)行數(shù)據(jù)更新、同步及數(shù)據(jù)備份。

5 安全性的構(gòu)建

信息建設(shè)提高了檔案工作效率，同時也帶來了數(shù)據(jù)安全性風(fēng)險。為了提高信息安全，我校計算機(jī)技術(shù)人員一方面為檔案相關(guān)計算機(jī)安裝防病毒軟件，另外與云服務(wù)連接的計算機(jī)不與校園網(wǎng)進(jìn)行物理連接。檔案員定期通過移動存儲設(shè)備對檔案計算機(jī)及云服務(wù)計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份工作至關(guān)重要，制定相應(yīng)的安全管理規(guī)范，從電子檔案的形成到存儲、處理和利用都應(yīng)該制定相應(yīng)的安全措施，例如在存儲電子檔案時要選取性能好的存儲載體進(jìn)行保存，同時要加強(qiáng)對光盤保存環(huán)境的管理，避免光盤受到有害氣體或是強(qiáng)光的危害造成電子檔案丟失。再者，對于存儲在電腦中的檔案文件，管理人員應(yīng)該在電腦上建立相關(guān)的安全保護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)病毒防護(hù)措施，保護(hù)電子檔案安全。

6 現(xiàn)狀、實(shí)施計劃和努力方向

自從檔案在線加入校園網(wǎng)后，瀏覽、電子信息交流與咨詢答疑人數(shù)不斷上升，大大提高了檔案資料的使用效率。學(xué)校將進(jìn)一步加快移動網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使檔案工作發(fā)展成一個新穎的、全天侯、全覆蓋的服務(wù)。

在實(shí)踐中，我們體會到：

（一）爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，是保證檔案信息化順利建設(shè)和正常運(yùn)作的關(guān)鍵。

檔案信息化過程中遇到許多困難，尤其是“人、財、物”的問題比較突出。于是，我們積極爭取領(lǐng)導(dǎo)重視與支持：在硬件上配置了電腦；在人力上，配備了一位精通電腦，責(zé)任性強(qiáng)的網(wǎng)路技術(shù)人員。并添置了打印機(jī)、掃描儀、高分辨率數(shù)字照相機(jī)、網(wǎng)絡(luò)存儲等設(shè)備，保證了檔案信息化的正常運(yùn)行。

（二）提高檔案管理人員信息能力與素質(zhì)

檔案信息化管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，其對管理技術(shù)的要求更高，因而對管理者的素質(zhì)要求更高。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對檔案員的培訓(xùn)工作，豐富其在電子檔案和計算機(jī)技術(shù)方面的知識，提升管理人員對電子檔案的管理能力。

（三）以服務(wù)的理念從事檔案工作，才能取得更佳的效果。

本著全心全意為人民服務(wù)的態(tài)度，努力轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，深入各科室了解檔案使用情況，匯總需求，真正實(shí)現(xiàn)檔案的服務(wù)功能。

（四）建立長效管理機(jī)制，有利于檔案信息化的規(guī)范和恒久運(yùn)作。

投入建設(shè)檔案信息化雖然十分不易，然而使其規(guī)范和恒久運(yùn)作則更難。為此，我們建立了針對現(xiàn)有電子檔案管理的暫行辦法，明確了檔案電子信息管理員及其工作職責(zé)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、強(qiáng)化維護(hù)、密切與校計算機(jī)管理員協(xié)作做好相關(guān)電子設(shè)施的保養(yǎng)和安全保密措施更新等工作。直至目前，尚未發(fā)生過任何事故，且運(yùn)行正常。

檔案信息化投入應(yīng)用至今，我校已經(jīng)嘗到了許多甜頭，而且越發(fā)覺得它已成為我們學(xué)習(xí)、工作不可或缺的一部分。

今后，我們將重點(diǎn)做好以下工作：

1、修訂《檔案信息化工作暫行管理流程》，確保檔案信息化的工作更加規(guī)范有序。

2、優(yōu)化網(wǎng)頁設(shè)置，使檔案網(wǎng)頁結(jié)構(gòu)合理、主題鮮明、瀏覽方便。

3、不斷完善網(wǎng)頁功能，定期更新和豐富網(wǎng)上內(nèi)容，并結(jié)合檔案電子信箱，加強(qiáng)交流與溝通。

4、配合校領(lǐng)導(dǎo)完成檔案移動網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使檔案工作更加便利、有效，方便使用。

5、及時傳遞檔案工作的信息、經(jīng)驗和動態(tài)情況，努力把檔案信息化建設(shè)成為“群眾滿意、部門滿意、領(lǐng)導(dǎo)滿意”的新的工作陣地。

參考文獻(xiàn)

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