淺談高校檔案服務社會化的問題及對策

王璐

摘 要：本文立足于高校檔案服務社會化現狀，通過實地考察、查閱文獻、并總結多年的工作經驗，針對高校檔案社會化服務存在的問題提出對策，以實現高校檔案走進群眾、服務社會的目標。

關鍵詞：高校；社會化服務；檔案

高校檔案服務社會化即高校檔案管理部門及檔案工作人員不但為校內提供服務，還為社會用戶的檔案信息需求，采取其它有效方式為其提供檔案及其信息加工材料。其目標是基于現階段服務形式而提出的。高校檔案管理制度建設呈現社會化趨勢，每一部高校檔案規章制度都是依據社會發展和實際的需要而產生并完善。新版高校檔案法規也將使高校檔案管理逐步社會化，，這是高校檔案管理過程中的重要歷史標志。

1 高校檔案服務社會化現狀

當今高校檔案館的服務是局限于高校自身需要作為工作任務完成的，社會公眾對高校檔案不甚了解，極少有社會力量的參與，造成檔案館長期處在傳統封閉模式，缺少創新精神。因此出現檔案服務內容貧乏，結構單一、創新思維欠缺、主動服務理念淡薄、檔案利用范圍有限、服務方式明顯滯后等問題，使之無法得到社會公眾的認可。

2 高校檔案服務社會化存在的問題

1.館藏結構單一，服務內容貧乏。

高校檔案主要是行政、黨群、教學、教學、基建、財會等十幾大類，其中教學類檔案利用較多，主要是因為高等教育普及，畢業生人數增多，學生參加工作、繼續深造等都需要到學校檔案館開具學歷鑒定證明。而其他門類檔案，例如：科技檔案、特色檔案、專門檔案、深層次的編研成果和其他載體檔案，館藏量比較缺乏。還有其他應入館檔案也沒有按時接收進館，檔案的缺乏導致服務上的失調。

2.主動服務意識淡薄

檔案服務缺乏主動性， “等客上門”的傳統服務方式仍是主流，使高校檔案中內在、隱藏信息沒法很好展現出來。高校檔案服務缺乏超前的意識，用戶需要什么就提供什么，不需要有自己的見解。總想著檔案服務社會重點是服務質量，有無服務意識并不重要。

3.服務方式滯后

目前檔案館社會化服務方式拘泥于傳統檔案利用方式即：用戶登門進行實體查詢檔案、證明服務和電話咨詢。檔案社會化服務仍然是“你來我給”的服務模式，呈現日常檔案借閱、復制文件等低層次的操作，所以服務方式上過于滯后是無可置疑的。具體地說就是以紙質載體為主，給用戶復制原始材料后加蓋公章。

4.缺少高校檔案服務社會化宣傳

由于高校檔案館對檔案服務工作宣傳力度不夠大，不夠深，社會影響及知名度都不高，導致許多人對高校的檔案不了解。此外，長期以來檔案工作者都是默默無聞的工作，不被外人所知，欠缺對本職工作的宣揚，就知道埋頭苦干，未能對自己所從事的工作成果加以宣傳，導致在人們的思想里認為檔案館就是個保管資料，可有可無的地方。

3 對策與建議

1、優化檔案館藏，提高檔案館藏質量

依據《檔案法》及《檔案法實施辦法》規定，多層次、多渠道收集、征集有價值的資料，豐富檔案館藏資源，提高資源的質量。現在館藏建設不是館藏貧乏，而是怎樣提高檔案館藏質量。優化館藏資源可以從檔案收集工作政策入手：從單一的“數量型”，逐漸轉為質量與數量 “并重型”。在大量收集檔案材料進館的同時要考慮優化館藏問題，豐富館藏不是說什么都收，是要收集有保存價值的資料，體現全且精的思想，實現進館的檔案材料結構要合理、重點要突出、重復率減少。歸檔的文件要精煉，不得隨意擴大歸檔范圍。如不注意這點，就會得不償失，不僅是影響檔案館工作正常開展，還會造成館藏臃腫，給國家的物力、人力、財力造成不必要的浪費。檔案館里的文件不重份是不可能做到的，不過可以把他限定在最小范圍內。所以，豐富檔案館藏量的著眼點和落腳點應該是優化檔案館藏。同時借助檔案收集以優化館藏，通過向教職工、校友收集價值高的檔案來實現優化館藏。對一些特定時期的事件，通過當事人口述來重現歷史，確保這一歷史時期的完整性。另外，大量收集除紙質載體以外的檔案，以此使學校檔案結構得到擴充，館藏得以優化。

2、強化高校檔案服務社會意識

利用檔案是人民的權利，開放檔案是檔案部門的責任，而檔案工作和檔案本身只有真正面向社會、面向大眾才能發揮其作用。長期以來，檔案工作者習慣于“等客上門”，這與信息社會發展及其不協調，堵塞了挖掘和發現檔案信息價值的眾多途徑，檔案工作脫離群眾、遠離社會就失去了其存在的必要性。所以，要強化高校檔案的社會服務意識，從趨于消極和保守的服務模式即被動的傳統的模式轉變為“請客入門”的方式。高校檔案人員要自身主動的付諸行動，以積極求變的思想，創造條件為社會各領域提供服務。伴隨著社會的進歩、技術的提高，檔案管理人員的應呈現出多樣化的角色，不再是單一保管員，應轉變成“知識提供者”、“社會記憶塑造者”、 “工作團隊的參與者和合作者” 、“文檔系統的審計員與監督員”等各種全新角色。傳統封閉形象需要改變，還需要對潛在的用戶進行搜尋，深層次研究分析不同層面利用者，根據各種需求，積極提供高效服務，集中、全面、系統地把館藏信息向社會公布，以利于使被檔案利用者有效利用檔案信息，將檔案的利用服務提升為樹立高校形象的重要窗口來建設，不斷增強服務意識，提高檔案人員為經濟和社會發展服務的主動性和自覺性，。

3、充分利用信息技術做好檔案社會化服務

借助于數字化綜合管理系統，以數字化的形式存儲分散在不同地理位置、不同載體的檔案信息資源，以基于對象管理的方式來組織，以網絡化的方式互通，以信息化的方式提供檔案信息資源的訪問，實現檔案信息資源集成共享。

檔案應用軟件系統的集成與共享。采用統一的檔案門戶網站，在檔案行業內完成異構數據庫管理系統、異構操作系統、異構管理信息系統之間的集成，為客戶提供多元化的檔案信息服務。對于建設完成且處在運行階段的軟件系統，可利用操作系統、網絡系統及數據庫提供的各種指標來開發接口系統，實現業務流程集成和信息資源共享；對于正處在建設中以及籌備研制的應用軟件系統，可采用頂層的設計方法，研發普遍使用的檔案管理信息系統。檔案行政管理機構與檔案館應制定數字化檔案接收、存儲及提供利用的格式、標準和規范，將現有的數字化檔案信息實施統一規范化管理、轉化與遷移。此外，各檔案館不僅有描述紙質檔案管理的目錄數據，還有新接收電子文件形式的相關信息，于此同時還存儲開展檔案的縮微、數字化過程中產生的檔案相關信息，這些數據、信息也進行集中管理，以此確保這些數字化檔案信息資源共享，防止信息不一致和管理不規范。

4、加強檔案服務的社會化宣傳

檔案資源被靜靜地擺放在檔案館，意味著檔案沒有被廣大群眾所利用，人們缺乏對檔案的了解，沒有深入開展檔案宣傳工作。我國教育部、檔案局《高等學校檔案管理辦法》（27號令）中也提出了加強檔案服務的社會化宣傳。即：高校檔案部門可以申請建設愛國主義教育基地，在校內展示學校發展史， 還需向社會宣傳并開放，繼承勤奮、嚴謹、求實的高校精神，以嶄新的面貌、服務形式及內容來加深高校檔案在社會的認知度，拓展服務輻射面。還可以設置專門的檔案信息閱覽室，給使用者創造良好的借閱利用環境，以增加學校知名度，使其成為師生及社會了解學校發展的平臺；高校檔案部門可以開展各種編研，例如學校組織史、科研成果匯編、歷史沿革，也可以組織諸如校史展、學校名人展、榮譽展、科研成果展、杰出校友展、教學成果展等，還可以組織檔案專題講座、制作檔案利用宣傳小冊子等形式來宣傳檔案，使社會大眾及校內師生員工感受到檔案工作的變化和進步，讓人們對檔案產生興趣，使大家了解檔案，認識檔案的價值，盡量從使用者的角度出發，服務方式可以是：遠程咨詢服務、送資料進家門、電話答疑及郵寄資料等，更好地為校內師生和社會大眾提供服務。

高校檔案不僅是學校發展的縮影，也是廣大學生、教職工的實踐經驗及智慧結晶，展現了歷屆師生員工在每個時期不同層面的活動軌跡，其內容博大、素材豐富、內涵精深，是取之不盡、用之不竭的珍惜資源。必須將高校檔案工作放在社會大環境中，奉行公共性現代化服務理念，以走近公眾、服務公眾為根本的宗旨，實現高校檔案走出校門，為社會發展提供高效服務。

參考文獻

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