淺析檔案管理過程中基層檔案室中資料歸納和利用

紀如剛

摘 要：檔案管理是檔案日常工作中重要部分，本文對于基層檔案室中資料的分析和利用情況進行了分析研究。文認為要提高檔案管理人員的自身素質和業務素質，增強對檔案的意識；健全檔案管理制度，建立檔案管理一體化的管理新模式；多渠道、多途徑收集文件材料，加強檔案利用反饋信息的管理；同時要實現新形勢下檔案管理現代化，工作標準化；最后本文指出要加強檔案管理人員計算機知識和職業技能的培訓。

關鍵詞：基層檔案管理；檔案管理；資料歸納；資料利用；檔案

隨著檔案資源的急劇增長和現代社會對檔案利用的頻繁程度，傳統的檔案利用方式和方法已越來越難以適應現代社會利用的需要和檔案信息現代化的需要。因而，作為儲存并提供利用的檔案工作，特別是檔案管理工作的現代化，其重要性日益顯現出來。檔案工作內部的重心也應從初級的檔案存放利用，上升到適應新形勢下得“檔案現代化管理”上來。檔案管理作為檔案工作的終極目的，其重要性特征在得到進一步的強化。

1 提高檔案管理人員的自身素質和業務素質，增強對檔案的意識

提高檔案管理人員的素質，不僅要提高他們自身的業務素質和知識水平，更著眼于政治素質和實際本領的提高，加大教育培訓的力度，努力培養政治強、業務精、作風硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強政治學習，增強黨性黨風修養和思想道德素質，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應崗位要求的實際本領，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調查研究，提高新時期對檔案信息的認識和要求，不斷總結和探索，提高管理水平。同時也要提高檔案管理者對檔案的意識和法制觀念，認識到檔案的重要性和潛在價值，必須意識到檔案工作是全館工作的基礎之一，是重要的信息資源，檔案管理好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現，領導在這種思想指導下，才會強化檔案管理工作的指導。領導重視是搞好全館檔案管理工作的有力保證。

增強檔案意識，提高全員檔案認知程度，首先是加大對干部人事和各種資料檔案知識的宣傳和檔案業務的培訓。比如不定期地制作有關檔案作用和意義的宣傳頁，發到各人員手中，檔案管理人員更多地參與到檔案管理材料當中形成的檔案管理活動整個過程之中，向檔案管理人員講解檔案管理方面的文件，并認真進行收集整理并且到檔案歸檔的每個步驟，力求不斷擴大全體檔案管理人員及管理人員對檔案工作的了解，使每個人員認識到：檔案管理工作項目結題時，如果沒能按時整理歸檔檔案管理工作科技資料，那該項檔案管理工作活動就不能算完結，只有做好歸檔工作，檔案管理工作工作才算是有始有終。做好檔案管理工作和檔案歸檔工作是檔案管理工作職工的良好素質體現。

2 健全檔案管理制度，建立檔案管理一體化的管理新模式

健全檔案管理制度十分重要，比如說建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入日常檔案管理人員崗位職責和考核辦法之中，在提高全體檔案管理人員的檔案意識，使他們積極主動歸檔配合檔案部門工作的同時，建立檔案傳遞、檔案登記管理制度、實行檔案的動態管理，一是遺失及時查找并且修補缺失的檔案，從而確保檔案管理材料的完整性。

由于機關或事業單位檔案工作具有一定的獨特性，因此建立符合本單位和本部門實際情況的檔案管理模式——信息一體化的管理，就顯得更為重要。在所有的檔案管理過程當中，領導決策都需要各部門及時準確地提供信息。而檔案、圖書資料等一體化管理是適應現代化管理的新模式。因此，單位建立檔案室，對單位檔案、圖書資料實行一體化管理，這不但可以節省人力、財力、物力，而且能夠提供更多綜合信息，實行信息一體化管理是單位動態管理的需要。

因此在貫徹檔案各項管理制度的基礎上，制定專職檔案人員的工作職責以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴密的制度規范檔案制作程序，保證檔案質量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環節都有據可依，為規范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎。

3 多渠道、多途徑收集文件材料，加強檔案利用反饋信息的管理

檔案管理的最終目的就是利用，發揮它潛在的經濟效益和社會效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發檔案信息資源，使檔案為單位各項工作，特別是提高管理水平和開發利用檔案信息，為本單位和本部門內部領導決策服務，為干部選拔任用和晉升以及職稱等提供服務。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，檔案人員可以了解檔案信息發揮作用的情況，總結經驗教訓，提高檔案利用率。

檔案管理工作還可以根據服務對象的差異，以及服務需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，價值的大小，直接影響現代檔案材料的利用率。為從源頭上保證館檔案室收藏資源，我在單位日常管理檔案的過程中反復多次修改歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時檔案的載體也實行多樣化，除紙質外還包含了照片、錄音、錄像、實物等。

4 實現新形勢下檔案管理現代化，工作標準化

檔案管理工作現代化不僅是先進設備的配置，還包括管理技術和管理思想的現代化，工作標準化。在機關和事業單位的檔案管理中，管理水平現代化和管理方式標準化是檔案管理工作不斷追求和向前發展的基礎所在。新時期現代化的管理離不開現代化的設備，但是工作標準化、規范化是實現現代化管理的前提。檔案工作標準化規范化的內容包括案卷組織的方式、格式、分類規則、著錄和索引規則，文獻編纂規則等。

這些標準化，規范化的管理都離不開先進的技術，尤其是現代化管理中計算機的技術，光盤技術等先進技術的應用，更少不了懂得先進技術的人才。只有先進的設備，先進的技術，懂得先進技術的人才和先進的思想并有機結合起來，才能真正實現新時期檔案管理的現代化。

5 加強檔案人員計算機知識和相關計算機使用技能的培訓

新的歸檔方法是以檔案工作的現代管理為前提的，沒有現代化的計算機設備，不具備操作計算機的能力的檔案管理人員是不能勝任本職工作的。對文件級檔案管理，業務人員要加以正確認識，不僅要加強新的檔案整理辦法，而且要學習和掌握計算機知識和操作技能。努力創造條件，爭取早日實現檔案的現代化管理。

要促進檔案信息化管理，除了計算機及其配套設施必須跟上外，首先必須強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態信息，搞好信息資源的開發和利用。其次，要加快開發和利用現有信息資源。同時，要通過現代信息處理技術對現有的各種檔案進行數字化處理和存儲，加強檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。當然加強電子檔案歸檔管理和人才建設是不可或缺的一條。

所以說，抓好檔案管理的現代化人才隊伍建設是做好檔案工作的關系，建設一支高素質的檔案隊伍是奠定檔案事業長足進步的根基。要加強人才專業培訓，吸收各方面人才，善于發現人才，壯大充實檔案信息服務的人才隊伍。