淺析如何做好檔案管理工作

宗成玲

摘 要：檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。是歷史真實記錄和全面反映，是維護自身權益的重要工具，也是積累和傳播知識的重要載體。檔案管理具有“存真求實、鑒往知來”的獨特功能，是一座永不枯竭的“金礦山”。隨著經濟社會發展和人類文明的進步，檔案的作用也更加重要。就如何做好檔案管理工作，筆者發表幾點淺顯體會。

關鍵詞：檔案；管理；職業素質

一、領導重視、全員具備檔案管理意識是搞好檔案管理工作的關鍵

任何單位，只有單位領導重視，全員參與，才能使這項工作順利進行；如果領導不重視，有關人員不支持，很難開展許多具體工作。領導對檔案工作的認識和價值程度，決定了他們對檔案工作的重視程度，決定了檔案工作的發展進程。因此，把檔案工作列入領導議程列入有關部門的責任是時代的需要，是規范檔案的需要。如何發揮主觀能動性，去爭取領導重視、全員支持檔案工作呢？

（一）學好業務干好工作是爭取領導支持和重視檔案工作的前提和基礎。檔案員只有自己把檔案業務學精，把基本工作落實到位，盡最大努力把文件材料收集好、整理好，把檔案管理好，使用好，同時積極學習現代管理知識，不斷提高自身業務素質，在領導和職工心目中留下一個好的印象，讓領導滿意，讓利用者滿意，讓上級業務指導人員滿意，用實實在在的工作業績取得領導和大家的認可，才能得到信任和支持。

（二）認真學習、宣傳、貫徹檔案法律法規，提高全員檔案管理意識，目前很多單位領導對檔案工作的重要性缺乏意識，認為檔案工作在一個單位里不能生產具體產品，沒有經濟價值，可有可無，這就需要檔案工作者經常把相關文件和材料給領導看，這樣肯定在領導心目中留下深刻的印象，才能發揮好的效果。

單位上的大多數職工也存在著檔案意識薄弱，對檔案不甚了解，認為整理這些材料是浪費人力、物力。檔案管理人員要加大宣傳檔案法律法規力度，通過舉實例啟發全體領導干部職工認識到搞好檔案工作對單位、本人切身利益有很大的益處，形成人人重視檔案，全員參與的檔案管理意識。

二、搞好檔案管理工作，群策群力是基礎

做好檔案的基礎工作，主要是抓好立卷歸檔、收集整理、提供利用。我處的檔案絕大部分是文書、聲像、設備、基建、工程、實物等檔案，檔案基礎工作在各部門，因此，要做好檔案基礎工作，最根本的問題在各部門，最主要的力量也是在各部門。過去相當一段時間的檔案工作的狀況是各個部門跳獨腳舞，結果出現了一些檔案不能按時入庫，查找檔案繁瑣等問題，案卷的質量也受到一定影響。在處領導的重視下，明確了檔案管理職責，各部門的領導是檔案管理工作的第一責任人，各部門采取責任制的辦法收集、整理、裝訂、歸檔。要求各部門切實做好檔案基礎工作，還及時調整充實了處檔案工作領導小組成員，全體人員共同參與檔案工作，形成人人都關心檔案工作的局面。每年的各類檔案都做到及時收歸入庫裝箱，沒有發生丟失和未歸檔的問題。

實踐證明：群眾的力量是無窮的，檔案管理只有依靠全員參與，才能把工作做實做好。

三、抓好檔案信息化建設是搞好檔案管理工作的前提

檔案信息化建設是檔案管理現代化的要求，一是要求對檔案信息資源進行數字化管理。主要任務包括：傳統載體檔案數字化，就是以紙張、膠片、音像等載體保存的模擬信號檔案通過掃描、拍攝等方式轉換為數字信息檔案。電子文件歸檔和電子檔案接收。重要數字信息資源的采集三方面的內容；二是軟件系統建設。信息化建設的目的是充分運用計算機等信息技術方法提高檔案管理水平和效率，這需要通過計算機軟件來實現。軟件系統建設包括目錄數據庫系統和全文數據庫系統建設，將來還包括非結構化檔案以及異構數據庫的管理系統建設；三是硬件設施建設。硬件設施建設是信息化建設的基礎，主要包括微機、服務器、網絡設施、存儲設備等；四是保障體系建設。保障體系是信息化建設的支撐，主要包括檔案信息化規劃、法規、標準、人才隊伍、安全體系等方面的建設

檔案信息化建設是新時代檔案管理工作的產物，這就要求檔案工作人員增強現代化意識，建立與時代合拍的檔案意識，使檔案工作，以迎接知識經濟時代的需要，以適應社會發展的需要。努力提高檔案工作人員素質，包括思想，知識結構和操作技能等方面專業知識，又懂IT，特別是計算機知識和網絡文化知識的綜合型檔案管理人才。要加快軟硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化， 現代技術手段在檔案管理中的應用還很不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設施（設備）和技術現代化步伐，全面提高檔案管理的現代化水平。要及時配備檔案現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分利用現代科技，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。同時加強制度建設，建立相關運行機制。工程一處檔案管理不斷完善制度建設，以公路四化管理為契機，修訂完善了《檔案管理辦法》、《檔案員崗位責任制》，增加了《檔案信息化建設辦法》等一系列規章制度，用制度管人管事，對檔案工作的規范化管理起到了很大的作用。梳理了檔案歸檔、檔案借閱、檔案搜索等檔案管理工作流程，使我處檔案管理走上科學化、規范化、信息化之路。

四、檔案管理人員職業道德素養和業務素質的提高，是搞好檔案管理工作的保障

由于檔案的特殊性，這就要求檔案管理人員具有較高的職業道德素養。一是忠于職守，愛崗敬業。檔案工作者應盡的義務，保護，管理文件，為客戶提供高質量的信息和服務。負責檔案的工作人員應全心全意地投身于自己的工作，并保護完整性和安全性有關的文件和數據，以確保其作為歷史證據的可靠性； 二是遵紀守法，嚴守機密。檔案工作者應當保守所管理檔案信息內容的機密，增強保密觀念，培養良好的保密習慣。檔案牽涉單位和個人的隱私，這就要求檔案管理人員尊重文件形成者或文件所涉及當事人的隱私及其他合法權益，不利用職務之便，為自己或他人謀求私利，客觀、公正地對待其專業“特權”，約束自己的行為；三是檔案管理人員應當加強自身的馬列主義理論素養，提高自身的政治素質，只有這樣，才能在實際工作中明辨是非、堅持真理、實事求是，以正確的的立場、觀點和方法對待檔案工作。這就要求各單位要加強檔案業務學習，積極參加檔案業務知識和崗位技能培訓，配備與單位檔案工作科學化管理相適應的專（兼）職檔案管理人員，做到持證上崗，專業治檔。

檔案管理對單位運轉具有非常重要的作用，各單位必須加大檔案管理開發力度，結合單位內部實際情況，進而不斷提高單位檔案管理水平，推動單位檔案管理工作的規范化開展。

總之，做好檔案管理工作，需要領導的高度重視，需要全員參與，需要大力發揚認真專業務實的作風，不斷提高檔案管理人員自身素質，淡泊名利、甘于奉獻、勤于耕耘， 信息化社會的到來，給檔案事業發展帶來前所未有的機遇，我們應更好地擔負起檔案工作資政育人、傳承文明、服務大局的重任。