淺議總編室出版合同管理

張新娟

淺議總編室出版合同管理

張新娟

[摘 要]出版合同是著作權人與出版社就作品出版而達成的協(xié)議，是雙方在出版活動中的法律依據(jù)。本文從實務角度分析梳理總編室在執(zhí)行出版社出版合同管理制度和流程方面應該發(fā)揮的職能及可以采取的措施，以期對總編室出版合同管理工作有所幫助。

[關鍵詞]總編室；出版合同；合同管理

[作 者]張新娟，國防工業(yè)出版社。

出版合同管理是指出版社在簽訂和履行出版合同過程中所進行的組織、指導、監(jiān)督等管理活動。在未設立專職合同管理部門的出版社，總編室擔負著出版合同的管理職責，保證出版社的經(jīng)營行為合法有效。結合筆者出版社工作實踐，本文對總編室在執(zhí)行出版社出版合同管理制度和流程方面應該發(fā)揮的職能以及可以采取的措施進行探討。

一、審核

目前大多數(shù)出版社與著作權人簽署的圖書出版合同屬于格式合同，出版社根據(jù)《中華人民共和國著作權法》（簡稱《著作權法》）等相關法律及行業(yè)慣例已預先擬定主要條款，雙方只需對一些個性事項進行約定即可。這些個性項目包括作品名稱、著作權人、署名方式、著作方式、稿酬標準及其他需要特別約定的補充條款等，是總編室在履行出版合同審核職能時需特別關注的地方。

（一）確定著作權歸屬，審核實際簽署人及相關材料

根據(jù)《著作權法》，著作權既可以屬于創(chuàng)作作品的作者，也可以根據(jù)法律規(guī)定或合同約定屬于其他自然人、法人或組織；既可以獨立享有，也可以為兩個或兩個以上權利人共同所有；既可以通過創(chuàng)作原始取得，也可以通過許可使用、繼承等方式繼受取得。因此，總編室在審核合同時首先要考慮作品的著作權歸屬，根據(jù)著作權人的不同類型來審查相關材料，并注意合同的實際簽字人是否合法有效，是否符合出版社相關規(guī)定。除著作權屬于單獨作者的情況外，實踐中要特別注意以下幾種情況的處理：

（1）著作權人為兩人或兩人以上，委托著作權人之一作為代表與出版社簽署合同的，要重點關注實際簽署人能否出具由全體著作權人簽字的授權委托證明以及簽訂合同行為是否在授權范圍和期限內(nèi)。

（2）著作權人委托著作權人之外的第三方作為代表，與出版社簽署合同時，同樣要審查是否具備全體著作權人簽字的授權委托證明及簽訂合同行為是否在授權范圍、授權期限內(nèi)。

（3）著作權人為被許可使用方，如論文集的會議主辦單位、期刊合訂本的期刊社等，這種情況下，要核定這些單位是否持有許可使用合同及合同約定的范圍。一般來說，論文集的征稿啟事如果明確了征稿將用于出版，征稿啟事可以代替許可使用合同。

（4）著作權人為法人或者其他實體組織的，應提供相應的著作權證明材料，如委托創(chuàng)作協(xié)議、著作權人與作者之間的勞務合同等。

實踐中，以無營業(yè)執(zhí)照的工作室、編委會、項目組等形式進行創(chuàng)作的情況非常普遍，這些組織通常比較松散，存續(xù)不穩(wěn)定，難以確定責任承擔者的范圍。筆者認為，這種組織的創(chuàng)作，本質上仍然屬于自然人合作創(chuàng)作。為避免發(fā)生糾紛時無法界定責任主體，筆者所在的出版社規(guī)定，簽訂出版合同時，應避免約定著作權屬于某工作室等非實體組織。筆者認為，這對出版社、工作室都是最佳選擇。

（二）審核作品署名及相關材料

作品署名可以是對作品擁有著作權的自然人、法人或者其他組織，也可以是著作權人之外的第三方；可以是著作權人真實姓名，也可以是著作權人筆名或者網(wǎng)名。除了對作者的署名順序、署名位置、編著形式等進行審核外，總編室在審核下列幾類合同約定的署名方式時需特別注意相關材料的齊備：

（1）作品署名為著作權人之外的第三方或者出現(xiàn)第三方，如審校人員，總編室要核實著作權人是否同意，還要確認署名的第三方是否同意，是否提供書面的署名許可材料。

（2）作品署名如為“本書編委會”“某工作室”“某創(chuàng)作中心”或者其他類似非法人組織，實際著作權人應出具署名許可材料，對署名“本書編委會”的，總編室還要提醒編輯注意在書中提供編委會名單。

（3）作品署名為著作權人筆名或者網(wǎng)名，著作權人應該提供以真實姓名簽署的筆名或者網(wǎng)名的說明。

（三）審核是否授予信息網(wǎng)絡傳播權

對處于數(shù)字化轉型階段的國內(nèi)各出版企業(yè)來說，獲得信息網(wǎng)絡傳播權授權是出版社能夠開展數(shù)字出版業(yè)務的前提條件。出版社一般以格式條款的方式要求著作權人授予此項權利，但隨著作者權利意識不斷提高，很多著作權人在與出版社簽署合同時，以補充條款或補充協(xié)議的方式排除了此項權利的授予，這種情況如果過多，勢必給出版社數(shù)字出版戰(zhàn)略的實施埋下著作權隱患。因此，總編室要向編輯說明此項權利的重要性，對確實不能獲得授權的作品做好匯總登記。

（四）審核稿酬支付方式及標準

首先，要審核合同約定的稿酬條件是否與選題申報時的條件一致，如果條件變更，應逐級報有關領導審批；其次，要審核稿酬支付方式及標準是否符合出版社相關規(guī)定；此外，對多作者的出版合同，還要審核稿酬的分配原則和領取辦法是否符合規(guī)定。

（五）審查格式條款之外的補充條款是否規(guī)范

審查合同時，應對格式條款之外的由編輯與著作權人議定的補充條款予以仔細推敲，防止前后表述矛盾、詞義含糊不清的文字出現(xiàn)，確保合同補充條款準確無誤。例如，筆者在審核合同時，不止一次地看到如下或者類似的表述：本書首印無稿酬，如能重印則按百分之幾的版稅率結算稿酬。遇到這種情況，必須提請編輯明確，圖書重印后是從第1冊開始支付版稅，還是只結算重印部分的稿酬，并在補充條款中予以確認。

（六）審查合同簽訂的形式要件

除了合同內(nèi)容，總編室還要對合同形式要件進行審核，包括簽訂流程是否合規(guī)、條款填寫是否完備、有無涂改現(xiàn)象，等等。工作中，筆者常常發(fā)現(xiàn)合同簽訂時間、聯(lián)系方式被忽略不填的情形，影響合同的嚴肅性和效力，可以說，形式審查對出版合同的規(guī)范管理同樣至關重要。

二、歸檔與信息采集

（一）原件歸檔

合同簽署后，總編室要按照書號或者合同號對合同原件進行統(tǒng)一歸檔管理。筆者所在的出版社通過書稿檔案對出版合同原件進行統(tǒng)一管理，除出版合同，其他與出版相關的合同，如委托創(chuàng)作合同等均納入書稿檔案進行管理，合同原件的借出、查看等均要嚴格履行手續(xù)，確保對合同原件的規(guī)范管理。

（二）信息采集

隨著信息管理系統(tǒng)在出版行業(yè)廣泛應用，出版社對出版合同進行信息化管理變得便利且必要。通過系統(tǒng)軟件，將所有出版合同內(nèi)容進行信息匯集、整理、分類、分析，處理后所獲得的數(shù)據(jù)信息能夠比較客觀地反映經(jīng)營情況，經(jīng)過專業(yè)分析得出的結論可為社領導提供決策依據(jù)，更重要的是，合同內(nèi)容的信息化管理使得總編室對簽署后的合同履行情況跟蹤變得方便、快捷。

三、監(jiān)督履行

合同歸檔后，總編室還需要對合同履行情況進行跟蹤，發(fā)揮管理部門監(jiān)督履行的職能，對未按約定履行合同的作品定期匯總、整理，將相關信息通報相關事業(yè)部及責任編輯，督促盡快履行合同，消除潛在的違約風險，提高工作效率。實踐中，下列情況需要予以重點關注。

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（一）著作權人未按約定時間交付“齊、清、定”稿件

按約定時間向出版社交付符合要求的稿件是著作權人的主要義務，出版合同對稿件交付一般都有詳細明確的約定，責任編輯作為合同承辦人，應該及時督促作者按約交稿。實際工作中，由于各種原因所導致的作者不能如期交稿的情況屢屢發(fā)生，這時候總編室作為管理部門，需發(fā)揮提醒、督導的職能，對未按期交付的作品進行跟蹤，或督促盡快交稿，或根據(jù)約定辦理合同終止等相關手續(xù)。

（二）作者署名、作品名稱等發(fā)生變化

圖書出版過程中，因各種因素可能導致原項目的作品名稱、作者署名等與合同約定不一致。總編室要及時掌握變化情況，督促編輯主動與著作權人簽署補充協(xié)議，列明改動的內(nèi)容，以保障合同的延續(xù)性和有效性。

（三）出版社未按約定時間支付稿酬

按照約定向作者支付稿酬是出版社承擔的主要合同義務之一，一般由責任編輯在圖書出版后一定時間內(nèi)提出支付申請，總編室、財務部門予以辦理。如果編輯疏忽，未按約支付，就會使出版社存在違約風險，總編室應及時提醒編輯在合同約定的期限內(nèi)向作者支付稿酬，避免違約糾紛的出現(xiàn)。

（四）合同期限是否屆滿

圖書出版合同一般都有期限約定，期限屆滿后，出版社不能再行使授權作品的專有出版權。現(xiàn)在很多作者基于對自己著作權的保護，對合同有效期越來越重視，要求也越來越高。反而是很多編輯對此沒有給予足夠重視，按作者的要求隨意縮短有效期。工作實踐中，很多編輯重視組稿簽約，卻很少關注已經(jīng)簽署的合同是否過期。特別是當約定的合同期限較短時，責任編輯在重印時如不注意，很容易造成侵權。因此，總編室在編輯提交重印申請時，應核對合同是否還在有效期限內(nèi)。

四、培訓

為了讓相關人員能夠自覺遵守出版合同管理制度，按流程辦事，總編室還需要承擔起對編輯等人員進行出版合同知識培訓的工作，培訓既可以由

總編室崗位人員直接進行，也可以由總編室牽頭，組織專家進行。通過培訓，相關人員能不斷加強和充實自己的法律意識與知識，從而防止問題的發(fā)生。

總之，出版社要想在激烈的市場競爭中贏得主動、獲得佳績，建立科學的出版合同管理制度是非常必要的，總編室則需明確自身職能，與時俱進，不斷加強管理，只有這樣，才能全面提升工作質量和水平，為出版社把好合法經(jīng)營的關。

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