科研事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理

江東?張思堅

摘 要：人事檔案管理是我國特色社會主義一種人事制度管理形式，是記載人生軌跡的主要依據(jù)。在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展新常態(tài)下，對發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才、人才資源開發(fā)、人才資源預(yù)測和人才政策的制訂具有非常重要的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：科研事業(yè)；人事檔案；創(chuàng)新管理

人事檔案是指組織人事部門按照黨的干部政策，在人員培訓(xùn)、選拔、任用等工作中形成的記載員工經(jīng)歷、政治、思想、品德、作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有很強(qiáng)的法律效力。

一、人事檔案管理的意義和任務(wù)

1.人事檔案管理工作的意義。人事檔案管理存在是一種社會現(xiàn)象，它是以一定的物質(zhì)形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。然而也要看到：隨著社會的發(fā)展和時間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過程中。

對于不斷形成和增加的檔案，通過加強(qiáng)檔案的收集工作來解決這一矛盾，而對于處于不斷損毀的檔案，則通過加強(qiáng)檔案的保管工作來解決。目前在檔案保管工作中的許多問題急待解決。比如：紙張老化、字跡褪色模糊，有相當(dāng)數(shù)量的檔案，紙張變黃發(fā)脆，老化變質(zhì)，到了不能再用的程序。檔案蟲害也影響檔案的保存，檔案保管處所條件得不到改善，庫房建筑不合檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，需要復(fù)制的檔案數(shù)量大，復(fù)制檔案的手段也比較落后。

總之檔案工作的實(shí)踐，向我們提出了一個很尖銳的問題：一方面要求我們把檔案長期保管下去，為了維護(hù)集體和個人歷史真實(shí)面貌服務(wù)；另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了解決這些急迫的問題，必須加強(qiáng)檔案的保管工作，無論對于現(xiàn)在還是將來的事業(yè)，都是一件任重道遠(yuǎn)的工作。

2.人事檔案管理工作的任務(wù)。維護(hù)檔案的完整與安全，既是整個檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)。從一定意義上講，維護(hù)檔案的完整與安全，更是檔案管理工作中心任務(wù)，這是因?yàn)闄n案管理工作這個環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)維護(hù)完整和安全的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要手段。從實(shí)質(zhì)上來講，檔案管理工作也是人們向一切可能損毀檔案的社會的、自然的不得因素作斗爭的工作過程。簡言之，檔案管理工作也應(yīng)該做到四不：不散（不使檔案分散）、不亂（不使檔案互相混亂）、不丟（檔案不丟失不泄密）、不壞（不使檔案遭到損壞）。

檔案管理工作的具體任務(wù)是：（1）防治檔案的損壞。要了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過經(jīng)常性的具體工作，采取專門的有的放矢技術(shù)措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內(nèi)。（2）延長檔案的壽命。檔案保管管理工作不僅僅在于只是一味地防治檔案的自然損壞，而且還要從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長檔案的壽命，或者說，盡可能延長檔案被自然損壞的時間。（3）維護(hù)檔案的安全。維護(hù)檔案的安全，一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)必須最大限度地使其安全存在下去；另一方面是指檔案作為一種社會現(xiàn)象，要在整個政治斗爭范圍內(nèi)，不致因?yàn)楸９艿牟划?dāng)或條件的低劣使檔案丟失而發(fā)生泄密，造成政治上的不安全。

二、科研事業(yè)單位人事檔案管理存在的主要問題

1.檔案內(nèi)容信息量小。人事檔案包括履歷表、各種鑒定材料、考核材料、政審證明、入黨團(tuán)、各中獎勵、職務(wù)晉升、職稱評審等材料，信息量相對較小，在工作中的實(shí)用性不高，難以全面地評價和衡量個人的德才表現(xiàn)、政績才能、綜合的管理能力，對個的專業(yè)技能、人才類型、心理素質(zhì)等個性方面的特點(diǎn)沒有提現(xiàn)出來，能利用的東西更是微乎其微，因此，人事檔案在利用時，只能提供比較淺顯的個人信息情況，不能綜合地提供全面信息。

2.事業(yè)單位人事檔案管理分散?，F(xiàn)科研事業(yè)單位在對人才信息的管理上沒有行成一套綜合的管理體制，各個部門各自為戰(zhàn)。如：科研部門負(fù)責(zé)人員的專利申請、課題的申報、論文的發(fā)表、科研立項(xiàng)等檔案材料；人事部門負(fù)責(zé)人員的職務(wù)晉升，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審，立功受獎、工資薪酬等情況方面的檔案；行政后勤部門負(fù)責(zé)房產(chǎn)、物業(yè)方面的檔案。人事檔案的管理分散，易造成檔案材料的損壞，并且易破壞人事檔案的完整性。

3.事業(yè)單位人事檔案管理方法落后、技術(shù)落后。目前科研單位人事檔案的管理工作還僅限于對紙質(zhì)材料的建立和歸檔上。還沒有完全地形成電子信息檔案，檔案室的電腦僅限于局部的打印檔案目錄，無法全面地對人才信息進(jìn)行查詢、檢索、篩選、排序、分類、匯總等，信息化水平比較低，只能靠人工工作，造成人力資源的浪費(fèi)。

4.人事檔案管理經(jīng)費(fèi)少。檔案室所用庫房多為辦公用房的邊緣用房，多為一個單位的邊和角落位置，單位人員平時也看不到，不能引起領(lǐng)導(dǎo)注意。雖然現(xiàn)在檔案室已安裝上防盜裝置和報警系統(tǒng)但內(nèi)部設(shè)置還是相對陳舊，有好多單位的放置檔案的柜子還是七十、八十年代的購買的，主要原因是領(lǐng)導(dǎo)平時不光顧，上級領(lǐng)導(dǎo)也檢查不到。沒有固定的活動經(jīng)費(fèi)，對檔案室投入不足。大單位一般配置專業(yè)的檔案室管理員，而小單位一般沒有專業(yè)的檔案管理員，往往從其它部門抽調(diào)人員進(jìn)行兼職，人員流動性比較大，對檔案管理業(yè)務(wù)不是很熟，且不是自己的主要工作，只是了解收集而不清楚怎么整理。往往導(dǎo)致人事檔案在低水平層面上運(yùn)作。

三、科研事業(yè)單位人事檔案在新形勢下的管理體制的建立

1.有針對性地建立個人檔案材料。針對人事檔案管理過于籠統(tǒng)的局面，有針對性地對每個的檔案建立個性化。（1）科研人員重點(diǎn)反映科研水平，在某個科研領(lǐng)域有所突破。（2）所功科學(xué)研究和重點(diǎn)學(xué)術(shù)活動，對所叢事的科研領(lǐng)域有所貢獻(xiàn)。（3）業(yè)務(wù)開展情況，所叢事的科研領(lǐng)域在國際或國內(nèi)同行業(yè)所處水平，主要取得那些成果以及獲獎情況。

2.進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案的信息管理。利用電腦建立人事檔案的信息系統(tǒng)，有針對性地對科研人員建立修改化的信息檔案。在同區(qū)域建立利用、查詢平臺，利用互聯(lián)網(wǎng)在同區(qū)劃進(jìn)行信息共享。這樣不僅有利于從事檔案工作的人員從繁瑣的檔案收集、整理、查詢、甄別等中解放出來，還能對每個科研人員進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，讓同領(lǐng)域或不同領(lǐng)域的人員進(jìn)行信息溝通交流。

3.進(jìn)一步加大對科研事業(yè)單位檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入力度?，F(xiàn)單位都設(shè)置了每個環(huán)節(jié)的科研經(jīng)費(fèi)，但對人事檔案的經(jīng)費(fèi)投入微乎其微。在檔案室的選配、溫濕控制、防蟲蛀鼠咬、復(fù)印幻燈、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)配制等方面進(jìn)行傾斜。在人員配制上，進(jìn)一步加強(qiáng)對專業(yè)領(lǐng)域畢業(yè)生的招聘力度，提高叢業(yè)人員的培訓(xùn)力度，確保檔案工作人員有充足的時間、精力。對叢事檔案工作人員在職務(wù)晉升、職稱評審、獎勵等方面進(jìn)行傾斜，檔案工作人員平時都是默默無聞的工作，難以做明顯的成績來，領(lǐng)導(dǎo)平時又注意不到，所以必須對叢事檔案管理工作的人員進(jìn)行政策方面的傾斜。

科研事業(yè)單位是高級專業(yè)技術(shù)人才聚集的地方，人才資源豐富，科技水平高，我們應(yīng)立足于現(xiàn)狀采取更加有效地措施以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的步伐，提高科研事業(yè)單位人才檔案的利用率，為社會發(fā)展提供更好的人才保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉長安 論科研單位人事檔案的創(chuàng)新管理。齊魯檔案語錄.

[2]付永貴 檔案中的個案與利用技巧。 北京檔案.

作者簡介：江東（1975-11—），男，山東濟(jì)南 ，研究生，館員。

張思堅（1968-7—），男，山東濟(jì)南，中級 。