獨立學院秘書工作面臨的挑戰及解決策略

李菲菲

摘 要：近年來，隨著我國對全民教育的重視程度與日遞增，使得獨立學院這一“特殊”高等院校的發展愈演愈烈，在此過程中，獨立學院的辦學體制不斷深化、行政機構不斷完備，成為我國施行高等教育的重要機構。但從本質上來講，獨立學院的某些部門崗位依舊不及公辦高校，秘書職位就是眾多劣勢崗位的一種，造成這種問題的原因也是多種多樣。鑒于此種情況，獨立學院應在秘書工作上投入更多的關注度，不懼秘書工作所面臨的挑戰，反而發力去找尋應對挑戰的實質性解決策略，從而提升獨立學院整體形象層次。

關鍵詞：獨立學院；秘書工作；成因分析；應對策略

所謂“獨立學院”，是我國境內現存的一種“特殊”高等院校，其與公辦高等院校存有較大差別。2008年中華人民共和國教育部頒布了《獨立學院設置與管理辦法》這一公開性文件，其中明確界定了獨立學院的概念，即：獨立學院指的是實施本科以上學歷教育的普通高等學校與國家機構以外的社會組織或者個人合作，利用非國家財政性經費舉辦的實施本科學歷教育的高等學校。由此可知，獨立學院并非國家出資興辦的高等院校，而是由普通本科高校（申請者）與社會力量（合作者）合作舉辦的進行本科層次教育的高等教育機構。從某種層面上來講，獨立學院是高等教育大眾化現象所催生出的新事物，是教育體制中相對特殊的一種新機制。公辦高校中存在各類秘書崗位，因此獨立學院也應依據實況建設一支高效秘書隊伍，從而輔助獨立學院完成一定的管理工作。

一、獨立學院秘書工作的內容、作用及新要求

（一）內容。一般來說，秘書多在獨立學院辦公室中辦公，以學院的核心工作與常規管理工作為中心，從而展現參與、謀劃、協調的工作職能，在這個機構中工作的秘書人員，其主要任務就是負責起草文稿、處理公文、收集信息、調查研究以及協調關系等等。從獨立學院秘書工作的內容角度出發，可以將秘書工作分為常規性與非常規性兩種，常規性工作就包括起草文稿、處理公文、收集信息、調查研究等事務內容，非常規性工作就涵蓋了人員接待、突發事件應急處理和臨時性工作內容等。

（二）作用。獨立學院秘書職位的工作作用主要有四種，一是協助學院領導完成日常工作內容，在必要時可以提出建設性的參考意見；二是能夠有效統籌學院中的各項事宜，畢竟學院工作設計的內容多樣部門繁多，有時候一件事情可能需要多個部門共同聯合解決，此時就需要秘書出面進行協調；三是能夠快速反饋最新信息，一些重大事宜的決策往往需要分階段進行，此時便需要秘書做好信息、精神的傳達工作，確保信息流通及時、高效；四是代表和展現了獨立學院校領導形象，這是因為秘書工作的工作性質所決定的，因此他們可能會代表一個學院的形象去傳達某些決策結果，而校領導的形象也和秘書的言行舉止緊密相連。

（三）新要求。隨著獨立學院的機構體制愈來愈完善，學院內部的管理事務任務量也逐漸增多，學院辦公室從單一走向了綜合，從側重行政辦公走向了滿足教學需求的服務型機構，種種變化均說明了一個問題，那就是獨立學院的成長與發展愈來愈迅猛，要求辦公室以及秘書工作者也盡快轉型，從而滿足服務需要。基于此種情況，秘書工作者應該審時度勢，從方方面面提高自己的工作能力，善于聯系學院發展實況為校領導提出更好的建設性意見，善于變通、靈活應變、提升自我，這便是新時期對獨立學院秘書工作提出的新要求。

二、現下獨立學院秘書工作面臨的具體挑戰

（一）工作定位模糊不清。獨立學院與國家出資建設的公辦高校不盡相同，他們缺乏雄厚有力的資金支持，因此一直秉持“精兵簡政”的思想，將行政職能與文秘職能二者壓縮，盡可能讓少數的秘書工作者承擔多量的工作任務，從而精簡學院的經濟開銷。這樣做的話，雖然在一定程度上減少了學院經濟開銷，但是卻導致秘書對自己的工作定位模糊不清，表現在日常工作中就是，秘書常常是做了大量的工作，但其工作的意義和價值并未得到贊賞與認可，長此以往的話，必然會影響秘書工作的積極性與熱情。

（二）任務量大且較繁雜。由于獨立學院秘書工作者“一崗多職”工作屬性，導致他們個人除了完成自己本質范疇內的工作內容以外，還需要承擔學院內其它一些管理工作，無形中增大了他們的工作任務量。除此之外，秘書工作涉及的部門機構、工作范圍較為廣闊，除了服務好校領導、教師和學生三個主要對象以外，他們還需要和其它部門機構或者獨立學院進行交涉，因而他們的工作內容自然就顯得比較繁雜。但盡管如此，不少人還是認為秘書的工作能力低、工作簡單且程序化，因而在晉升機會面前經常處于劣勢地位。

（三）缺失專項進修機制。最初建設獨立學院時，也是依照公辦高校的教學機制、教學模式所建設完成的，將教育視為整個學院的主心骨，所以針對老師設置了專項培訓、深入進修等機制，旨在提高老師的教學水準。然而對于學院秘書來說，卻不曾有這樣的待遇，他們根本沒有機會去學習、培訓和進修，所以自身的工作能力和個人素養一直得不到大幅提升，歸其根本，還是缺少針對秘書培訓的專項進修機制，這一系列的忽視與不看重，導致秘書在工作能力提高的路途上漸行漸遠，自身的業務素質也遠遠滯后于現代工作需要。

（四）在職人員素質偏低。據有關調查顯示，入職于獨立學院的秘書人員大多都是一些本科畢業生，這些剛畢業的學生并沒有太多的工作經驗，缺乏一定的專業素養，對待工作的態度和心態也有失偏頗，所以在實際工作中常常表現出力不從心的樣子，造成他們難以應付任務量大且繁雜的獨立學院秘書工作。上文也已提及到，新時期對獨立學院的秘書工作提出了更加嚴格的新要求，在此情況下，獨立學院一定要采取一些行之有效的策略手段，努力提升在職秘書人員的綜合素質，全力滿足整個獨立學院的工作需求。

三、應對獨立學院秘書工作挑戰的有效策略

（一）善于學習，提升業務綜合素質。獨立學院所說與公辦高校存在較大差別，但其歸屬于高等教育范疇的性質卻未曾改變，單憑這一點，就說明獨立學院的領導和在職員工的文化層次定然處在較高水平，這也間接說明獨立學院的秘書人員應具有較高的文化素質和工作能力。要想成為一名合格的獨立學院秘書工作者，那么就應該具備“四素質、七意識”，“四素質”分別是：較強的紀律性、敢于創新踏實肯干的精神、扎實的專業知識素養、過硬的秘書工作技能；“七意識”指的是全局意識、奉獻意識、超前意識、效率意識、服務意識、求學意識以及形象意識。這就要求秘書人員善于學習、不斷提升業務綜合素質，從而積極有效的參與到秘書工作中來。

（二）找準定位，嚴格遵守工作職責。獨立學院秘書的工作區域大多時間都待在辦公室，而辦公室又是整個學院的綜合辦事機構，因此秘書一定要“在其位謀其事”，完成自己的兩大職責——辦事與參謀。秘書在校領導或者系主任的領導下，積極參與起草文稿、處理公文、收集信息等工作，盡量將自己的工作目標與領導目標調整一致，輔助領導完成各項工作事宜。但應該注意的是，目標一致并不代表權力范疇也處于同一層次，畢竟領導與秘書之間的關系是一種主從關系，因此秘書一定要把握好工作的尺度與自己的職員范圍，找準自己的定位，切不可有任何越位、越權的舉動，力求做到思想到位、服務到位。畢竟工作環境中出現的秘書越權的現象不在少數，所以務必要找準定位，嚴格遵守工作職責，以免出現“吃力不討好”的現象。

（三）協調輔助，展現秘書工作功用。不論是獨立學院中的高級秘書還是初級秘書，他們的工作都必須善于“走出去”，只有協調好了部門之間的關系，秘書的工作才能進行的順風順水，也才有機會去展現秘書工作的獨具功用。那么如何才能做好這一點呢？首先，秘書人員要強化自身的服務意識，待人接物舉止得體、落落大方；其次，善于尋找機會和學院其它部門的秘書認識聯系，互相交流工作經驗，做到取長補短、互幫互助；再者，秘書應善待學校其他工作人員，樹立良好且平易近人的工作形象，尊重每一位認真工作的同事；最后，秘書人員應善于調整自己的心態，及時的調壓、緩壓，多多進行自我鼓勵，時常保持溫潤的情緒，對工作必然是有益無害的。

（四）遵守規章，維護學院機密信息。獨立學院秘書人員除了做到以上三條內容以外，還應嚴格遵守學校所制定的規則制度，從學院的根本利益出發，維護好學院的機密信息，這不僅是秘書人員的本職所在，也是一個合法公民應該盡到的義務，學院的機要秘書一定要切實遵守這一條內容，自覺維護學院的利益。在日常的工作活動中，對于一些機密性文件，秘書一定要確保文件的流通、收發、保存符合學院的規章，嚴格按照規章、紀律辦事，從根源上維護機密。與此同時，秘書人員也應約束好自己行為舉止，凸顯自己工作的專業性、紀律性，竭力避免外談機要文件，謹防學院的機密信息不脛而走。

（五）強化管理，創建必要培訓機制。要想行之有效的應對好獨立學院秘書工作的挑戰，除了強化秘書人員自身以外，獨立學院也應該強化自身管理，創建出符合秘書人員的培訓機制，從各方面增強在職秘書人員的工作能力，幫助他們達到“四素質、七意識”的綜合目標。這就要求獨立學院領導應正確對待學院內的每一類工作崗位，將秘書專項培訓納入到師資力量培養的機制中去，可以開展類似座談會、專家講座、經驗交流會、外出進修等培訓活動，加強對秘書人員的再教育，有組織、有紀律、有目的的培訓秘書人員的專業工作技能，讓他們在以后的工作中可以充分實現自我價值，并輔助提高整個獨立學院的層次水平。

四、結束語

總的來說，搞好獨立學院秘書工作是一件十分緊要的任務，它不僅關系到獨立學院自身的進步和發展，而且影響著我國整個高等教育和全民教育的深入，所以獨立學院務必要加強秘書工作的管理，創建必要的培訓機制，努力提升秘書工作人員的綜合素質，從而提高整個學院的教學質量。與此同時，秘書人員也要不斷學習、不斷提升自我，善于學習、找準定位、遵守規章，做好一些協調輔助工作，為獨立學院的茁壯成長貢獻自己的一份力量。

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