高校科研秘書的工作定位與素質要求

李安琦 陸煒妮

【摘要】對于高校來說，科研已經(jīng)成為決定其競爭發(fā)展的重要指標。高校的科研秘書是科研部門和各系部教師以及科研人員溝通聯(lián)系的橋梁，對科研業(yè)務的順利開展起著至關重要的作用。

【關鍵詞】科研 秘書 高校

【基金項目】2014年東莞職業(yè)技術學院教改重點項目“計算機應用技術專業(yè)科研與服務質量管理工程建設”。

【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）03-0023-01

高校之間的競爭日益表現(xiàn)為由教學質量、科研水平和服務經(jīng)濟社會發(fā)展能力為核心要素形成的內涵實力的競爭。出不了科研精品的高校，是缺乏競爭力的。科研要出成果，配套的科研管理必須跟得上。高校的科研秘書是科研部門和各系部教師以及科研人員溝通聯(lián)系的橋梁，對科研業(yè)務的順利開展起著至關重要的作用。

一、高校科研管理的特點

科研管理涉及到對科研人員從項目申請、項目實施到項目完成的全過程管理，要遵循科研活動的規(guī)律，通過對眾多變量因素的協(xié)調，創(chuàng)造一個適合科研開展的平臺，使參與者的能量得到最大程度的釋放，使科研活動順利開展。科研管理工作的一個顯著的特點在于它是一個動態(tài)結構，其本身是由眾多變量組成的；科研管理者和被管理者的關系也是多樣的：有部門之間的關系、有項目實施和學科建設的關系等。這諸多的矛盾關系只有通過不斷協(xié)調、服務才能解決，因此科研管理又是一項集服務、策劃和協(xié)調于一體的活動。高校的科研管理還有其獨特殊之處：其管理對象是高校教師，每個人有其擅長的研究領域，有配套的各項社會資源，往往在具體的科研活動中處于中心地位。院系科研秘書作為連接各級科研管理機構與院系老師間的橋梁，一方面無法像科研部門領導一樣站在學科前沿，把握學術動態(tài)，也很難具有教師同樣深厚的學術功底，親自從事科研活動。他們有著自身獨特的角色定位。

二、科研秘書的角色定位

首先，科研秘書的權限和分工決定了科研秘書是管理者與服務者的對立統(tǒng)一。服務性是科研秘書的首要屬性，服務者是科研秘書要扮演的首要角色。科研秘書的工作范圍涉及各級科研領導機構工作的權限，工作內容涉及服務各級科研領導機構工作的需要，工作領域涉及各級科研領導機構工作的對象，需要全力為各級科研領導機構提供優(yōu)質服務，同時要為院系教師的科研活動提供周到詳盡的服務和支持。作為重要的中間橋梁，院系科研秘書服務的水平直接影響到科研的質量和數(shù)量，也關系到科研管理機構的形象和效率。

科研秘書在提供服務的同時，還需要懂得相關的業(yè)務知識，對院系科研參與者的科研活動進行指導和管理。在科研管理的過程中，不僅要遵循規(guī)章程序，確定合理標準來指導、規(guī)范自身的行為，還要及時發(fā)現(xiàn)科研管理中的漏洞和問題，提出合理的建議和解決方案來推進科研管理體系的完善。

第二，職責運行的環(huán)節(jié)決定了科研秘書既是協(xié)調者也是監(jiān)督者。院系科研秘書在科研管理科層中處于中間位置，在各科研管理機構與院系老師之間發(fā)揮著重要的中介橋梁作用。科層組織的效率取決于各個層級之間的溝通協(xié)調順暢度，有效地溝通和協(xié)調也是科研秘書的重要職責，扮演著協(xié)調者的角色。科研管理機構的決策形成后，科研秘書要及時、準確地傳達各項信息；各院系基層組織，執(zhí)行者對于某一科研決定不理解或遇到困難時，科研秘書要認真做好解釋說明和信息反饋的工作，全力為老師解決各種問題和困難；當院系教師與科研機構認識和處理問題意見不一致時，科研秘書要充分發(fā)揮其協(xié)助職責，化解矛盾，理順關系，解決問題。總之，院系科研秘書是各院系老師和各級科研管理部門之間的橋梁和信息傳遞員，是具體科研問題的發(fā)現(xiàn)者和初步解決者，是完成各級科研管理機構下達的科研事務的督促者和監(jiān)督者。

第三，科研秘書除了做好科研管理機構與院系老師之間的溝通和協(xié)調工作之外，還肩負著對具體的科研事務進行監(jiān)督和反饋的職責。科研秘書不僅協(xié)助各級科研領導機構執(zhí)行各項決定，為他們擋開瑣碎事務，集中精力開展領導行動與決策。此外，他們還上傳下達學院各項科研事務、檢查督促執(zhí)行情況，實事求是地向以上各級科研領導反饋信息和提出建議，客觀上促進了科研管理的進一步完善。

總之，溝通協(xié)調、管理、服務是高校院系科研秘書的重要職責。科研秘書既是上傳下達，溝通科研事務的“橋梁”，又是為科研主體，為教師提供有效科研服務，并對其科研工作進行嚴格把關的“質量監(jiān)控員”。

三、科研秘書的素質要求

科研秘書主要從事科研計劃、科技資料、科技成果的管理及科研項目的申報、科研工作的總結等工作，尤其要做好科技信息的收集、分類、匯總、分析處理、流通等工作。因此為了能夠成功地把握自身角色定位的權限分工和角色職責的轉換，這就對科研秘書自身的素質、能力提出了較高的要求。

對于具體的院系科研管理工作而言，科研秘書是個具有敏銳洞察力，具有相當學術水平的內當家。作為各級科研領導機構的工作助手，科研秘書除了字要寫得好，文章要流暢以及熟練掌握電子計算機操作和應用技術之外，還要認真學習現(xiàn)代科技知識，跟蹤本研究領域的最新科技信息，不能浮在表面，說外行話，要深入實際做行家里手。

科研秘書是各級科研管理機構與科技人員聯(lián)系的中介環(huán)節(jié)，上要處理好與上級部門和領導的關系，做到政令暢通，下要面對各基層課題組，做到下情上達。因此，對于溝通平衡左右、上下關系，協(xié)調領導、部門關系而言，科研秘書是個學識豐富、處事坦然、不卑不亢的外交家。說話辦事要有節(jié)有度，待人接物應周到細致，對上要尊敬各級領導和老專家，虛心好學，積極主動，即使有時受點委屈，也要忍耐，事后再耐心解釋，求得諒解；對下，即對于各院系老師，特別是科研經(jīng)驗不足的老師而言，更要耐心細致，做到平心靜氣，幫助他們切實解決實際困難；對外，即對于兄弟院系，特別是他國研究機構以及外來歸國學者而言，科研秘書除了具備良好的口才之外，還要不斷提高外語水平，尤其是口語水平，以適應日益頻繁的外事活動需要。

隨著時代的發(fā)展，特別是進入信息化時代以來，為了促進科研管理科層制的有效、高速運行，以確保科研成果如質如量的生成，及時更新院系科研秘書自身的服務勢在必行。