新時期中職院校檔案管理工作的現狀及對策

賀偉

摘要：本文主要以新時期中職院校發展過程中檔案管理工作的現狀為切入點，分析完善檔案管理工作的具體對策。

關鍵詞：新時期 中職院校 現狀 對策

隨著國家對中職教育支持力度的不斷增加、中職教育體制改革的不斷深入，中職院校的檔案管理工作面臨著新的發展機遇與挑戰，如何把握檔案管理工作發展的機遇，促進檔案管理工作的發展是當前中職院校的每個教育工作者需要思考的主要問題之一。

1 新時期中職院校檔案管理工作的現狀

在國家大力發展現代職業教育、構建信息化教育平臺的環境下，中職院校的各項工作有了很大的進步與發展。中職檔案工作是中職院校管理工作的基礎，隨著中職院校發展規模的不斷擴大，中職院校檔案管理工作取得了不錯的成績：首先，中職院校對檔案管理工作的重視程度越來越高，對檔案工作的支持力度也越來越大；其次，檔案管理工作在中職院校中的地位也越來越高，檔案管理人員的薪酬待遇也有了顯著的提高；最后，檔案管理工作者的個人素質和專業技能有了顯著的提升。有關部門增加了針對提高檔案管理人員的業務素質和技能各種教育培訓。但是我們在肯定中職院校檔案管理工作所取得的成績時，也要意識到新時期中職院校檔案管理工作所面臨的問題。

1.1 各種檢查、評估工作導致檔案整理工作困難重重。近年來隨著國家對中職教育重視程度的不斷提高，中職院校在不斷提高辦學規模的同時，面臨的各種評估與檢查工作也越來越多。這些繁多的檢查項目需要中職院校精心準備相關的檔案材料，但是不同的檢查與評估工作根據評估內容的不同要求中職院校準備的檔案材料也就不同，在此情況下，中職院校每次在面對具體的評估檢查項目時需要對這些繁多的資料進行重復的整理與分類，導致中職院校的檔案管理工作停滯不前。

1.2 檔案信息化程度不高，檔案信息利用率低。檔案管理工作是學校管理工作的基礎，其內容繁瑣，尤其是在學校的發展過程中會產生大量的檔案材料，而傳統的檔案材料是以紙質的形式存在，這些材料的日益積累必然會導致一些檔案信息在查閱的時候非常的不方便，根據五家渠職業技術學校的檔案管理工作管理模式分析，檔案管理的信息化程度還不高，許多檔案信息并沒有實現電子版，這樣的結果是不僅影響學校檔案材料的保存，容易因為管理不善而導致檔案材料出現丟失與損壞的現象，同時也會增加學校的管理運行負擔，眾所周知，檔案信息的紙質化要求不僅要求學校建設相應的檔案室，還要消耗學校大量的紙張等辦公用品。

1.3 檔案資料的收集不完整。基于中職院校廣大教育者對檔案工作的認識程度還不夠，導致人們缺乏檔案材料的收集意識，導致相關檔案信息的缺乏；同時中職院校在選擇檔案材料的時候存在很大的隨意性，選擇什么樣的檔案材料信息沒有明確的規定，具體表現為中職院校的管理者決定著學校檔案的信息內容，比如對學校負面信息不保存，而只保存關于學校良好報道的信息。

2 新時期完善中職檔案管理工作的具體對策

基于新時期中職院校檔案管理工作所存在的問題，我們要大力發展檔案信息化建設，通過實現檔案的信息化提高中職院校檔案管理工作的水平。

2.1 加強檔案信息的數字化建設。檔案信息的數字化建設是通過計算機技術將傳統的檔案信息轉化為數字形式并存放于計算機中，通過實現檔案信息的數字化可以方便人們的使用，提高檔案信息的重復利用率：首先，實現紙質檔案的信息化。紙質的檔案信息受環境、人為因素的影響比較大，其存在被丟失、破壞的可能性，而實現電子化就可以避免因為受潮等導致的檔案損壞現象出現；其次，照片檔案的信息化。照片是檔案中的重要信息資源，其能夠直觀地表現出所要反映的信息，實現照片的信息化主要通過計算機掃描和數碼設備直接形成數字照片。

2.2 加大投入，提高硬件設施。中職院校檔案管理工作水平的提高，離不開完善的基礎設施，因此中職院校要加強對學校檔案管理工作的支持力度，設立專門檔案室收集、整理全校各類檔案，配備檔案專用裝訂、打印等設備，提高檔案館（室）的建設，確保檔案材料保管安全、利用方便管理規范。

2.3 增強檔案管理人員的現代信息技術應用能力。學校檔案信息化建設需要高素質的檔案管理人員，尤其是需要懂現代信息技術的綜合型技能人才，因此中職院校要加強對檔案管理人員信息技能的培訓：一是學校應不斷加強檔案在職人員的繼續教育，打造一支成熟的檔案隊伍；二是學校要增加檔案管理人員編制，積極引進一批懂計算機信息技術的綜合型檔案管理人才，同時也要積極聘請社會上懂檔案信息化管理技能方面的人才到學校擔任名譽教師，定期對現有教師進行培訓。

2.4 加強檔案的收集和整理。學校要建立專門的檔案管理機構，負責收集學校的各種檔案信息，并且要制定統一的歸檔和保管期限。在歸檔過程中應堅持“以我為主”的歸檔原則，根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。各部門要加強檔案的收集、保管和歸檔工作，這是檔案工作的基礎。

3 結束語

學校檔案管理是學校工作的重要組成部分，基于新時期所出現的各種變化，中職院校要采取科學的管理方法，建立有效的檔案管理機制，實現檔案信息的數字化，發揮檔案信息的價值作用。

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