如何提升民辦高校人事檔案管理效能的思考

張春燕

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，我國民辦高校人事檔案管理的重要性越來越突出，如何加強(qiáng)人事檔案管理成為許多高校檔案管理部門人員共同關(guān)心的問題。該文重點(diǎn)對我國民辦高校當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，從問題發(fā)生的成因找到相關(guān)的改進(jìn)建議，希望不斷提升我國民辦高校人事檔案管理的效能，以適應(yīng)時代發(fā)展的新需求，保障高校人事檔案事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：民辦高校 人事檔案 管理效能 提升 思考

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）09（c）-0107-02

人事檔案[1]是關(guān)于個人或者組織的人身隱私，因此管理好人事檔案十分重要。人事檔案管理工作是人事工作展開的基礎(chǔ)，近些年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展，人事檔案管理制度也發(fā)生了相應(yīng)的改革，因此，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會的的發(fā)展需求，需要管理人員做一定的內(nèi)部改革。

1 當(dāng)前民辦高校人事檔案管理過程中存在的問題

民辦高校的人事檔案管理制度要與高校的其他各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的步調(diào)相一致，為了不斷提升人事制度改革的有效性，相關(guān)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)要加大力度，克服傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中存在的具體問題。

1.1 檔案管理意識滯后

高校人事檔案管理是一種十分基礎(chǔ)的管理工作，需要人事檔案管理工作人員以積極的服務(wù)意識和態(tài)度正確看待這項(xiàng)工作，以飽滿的工作熱情為人民服務(wù)，如果檔案管理中出現(xiàn)紕漏要及時進(jìn)行糾正，以免造成更大的錯誤，從而為今后的人事檔案管理工作造成影響。

但目前的問題就是人事檔案的重要作用被忽視，人事檔案成了“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”無足輕重的部分，對人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數(shù)民辦高校的“短板”。 一方面相關(guān)管理人員對檔案管理的意識不強(qiáng)，沒有引起足夠的重視，不能把人事檔案管理工作作為一項(xiàng)長期的工作落實(shí)到位。另一方面，在具體的工作中，思想意識落后，缺乏一定的監(jiān)督機(jī)制，甚至有的工作人員濫用職權(quán)，以權(quán)謀私，所以檔案信息泄露問題嚴(yán)重存在，這些問題對民辦高校的人事檔案管理工作造成了巨大的影響。

1.2 檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱

要想提升我國民辦高校人事檔案管理水平，就需要用一套嚴(yán)格的規(guī)章制度來約束相關(guān)的管理人員，必須依法辦事，不能存在信息交易行為，一旦發(fā)現(xiàn)違法亂紀(jì)行為出現(xiàn)，堅決嚴(yán)厲打擊，絕不姑息。在我國民辦高校的人事關(guān)系管理機(jī)構(gòu)，由于長期以來缺乏完善的約束機(jī)制，因此大量存在一人身兼數(shù)職的情況，管理人員對人事檔案管理的業(yè)務(wù)操作能力不精通，很容易留下制度漏洞，具體表現(xiàn)為信息保存不善、人手不齊、資料入檔不完備、不及時，因此長期下去，很容易造成信息安全隱患。此外，相關(guān)管理人員新科技的應(yīng)用能力不到位，因此在具體的操作方面效率不高。檔案管理從本質(zhì)上講，就是對檔案主體的個人信息資料進(jìn)行保存，所以專業(yè)性要求較高，不僅要求專業(yè)人員具有現(xiàn)代化的實(shí)際操作技術(shù)，還要掌握各種計算機(jī)信息處理能力，以不斷適應(yīng)變化發(fā)展的社會實(shí)際狀況，積極對檔案信息資料勤于備份，對出現(xiàn)的問題應(yīng)找到問題發(fā)生的根源所在，避免工作人員鉆法律和制度的空子，所以相關(guān)部門要對人事檔案管理部門的檔案管理制度、規(guī)范進(jìn)行完善和補(bǔ)充。

1.3 檔案管理工作不夠規(guī)范

當(dāng)前我國民辦高校的人事檔案管理制度[2]存在的諸多弊端，還表現(xiàn)為管理人員在實(shí)際執(zhí)行過程中業(yè)務(wù)能力不足，檔案內(nèi)容空洞、材料信息造假、信息資料入檔不全、缺少資料備份等，這些問題存在的主要原因就是工作人員總體素質(zhì)不高，不能從實(shí)際工作出發(fā)，樹立為高校服務(wù)的基本思想意識，辦事講空話、講套話，甚至有的工作人員直接依托自身定的權(quán)利以權(quán)謀私，搞權(quán)錢交易，私自出賣信息，因此造成了人事檔案管理信息的泄露，在很大程度上，人事檔案涉及到個人隱私，具有很強(qiáng)的政治屬性，有的工作人員在私下不經(jīng)過相關(guān)部門審核就簽訂人事任免表，私自蓋章，所以人事檔案管理不能得到長效發(fā)展。

1.4 檔案管理方式有待提高

除了上述問題之外，檔案管理的問題還表現(xiàn)為管理人員手段落后，管理人員不能對現(xiàn)代化技術(shù)展開人事檔案信息的處理。例如隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也應(yīng)該智能化，數(shù)字化，不僅要留存紙質(zhì)檔，還要電腦備份電子檔，以免丟失時可以找回相關(guān)的數(shù)據(jù)信息資料，減少人為因素造成的損失。但大多數(shù)機(jī)構(gòu)依然存在傳統(tǒng)的手動辦公、存檔的行為，由于紙質(zhì)檔存在弊端，所以電子檔應(yīng)該及時做好備份，以免信息丟失，我國的人事檔案管理部門有的工作人員業(yè)務(wù)能力差，在計算機(jī)普及的年代，無紙化辦公依然沒有得到大力推行。

2 提升民辦高校人事檔案管理效能的重要性分析

提升民辦高校人事檔案管理效能具有積極的意義，不僅可以保密信息，而且還可以為維護(hù)高校秩序的穩(wěn)定提供重要線索資料，所以人事檔案管理具有很強(qiáng)的保密性、政治性與專業(yè)性，不僅專業(yè)要求較高，它對管理人員的服務(wù)意識要求更高，但是從我國目前民辦高校的人事檔案管理現(xiàn)狀看，很多機(jī)構(gòu)的人員都是半路出身，或者不具備相關(guān)人事檔案管理的專業(yè)背景或能力，更有的管理人員職權(quán)不分，在操作時不能有效采用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，還是按照傳統(tǒng)的手工操作信息，或者通過檔案管理室存儲檔案信息，因此互聯(lián)網(wǎng)時代，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化需求，不僅辦公效率低下，而且信息存儲容易被盜、丟失或者由于年代久遠(yuǎn)，紙質(zhì)的檔案就會腐爛或變質(zhì)，以及文字不清，長此以往，檔案就會逐漸流失，所以與現(xiàn)代化的檔案管理制度相比，傳統(tǒng)的人事檔案管理在制度以及技術(shù)方面依然落后，在專業(yè)性方面還存在諸多弊端，不利于工作的開展。

3 提升民辦高校人事檔案管理效能的重要途徑

如何讓民辦高校的人事檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用至關(guān)重要，需要從檔案管理工作的缺陷入手，根據(jù)有關(guān)問題提出解決措施，讓民辦高校的人事檔案管理變得更加合理、科學(xué)，進(jìn)而為高校的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

首先，加強(qiáng)人事檔案管理工作[3]，不僅要從制度方面入手，還要著眼于具體的人事管理實(shí)際情況，由于人事檔案管理工作是一種需要耐心的工作，抓好管理流程的關(guān)鍵是對人事檔案管理人員的工作實(shí)行不定期的檢視，具體要做到何時檢查、由什么人檢查、檢查到何程度，檢查的結(jié)果采取怎樣的措施等，對其行為實(shí)行監(jiān)督，避免瀆職或越權(quán)行為發(fā)生。其次，各個管理機(jī)構(gòu)要把人事檔案管理工作作為一項(xiàng)長期的發(fā)展任務(wù)來看待，注意提高管理人員的積極性，適量投入資金和引進(jìn)新的管理技術(shù)，通過多管理人員定期或不定期的培訓(xùn)，提高民辦高校人事檔案管理工作的專業(yè)性，將信息資源通過互聯(lián)網(wǎng)共享，充分合理調(diào)配相關(guān)的資源，按照管理流程，在總結(jié)與反饋的基礎(chǔ)上，不斷完善相關(guān)的制度法規(guī)，及時解決工作中的實(shí)際困難。

此外，還要不斷實(shí)現(xiàn)民辦高校人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，通過動態(tài)管理，做好存檔、備份、資料核實(shí)、監(jiān)督等工作，紙質(zhì)檔和電子檔都要完整保存，以防各種突發(fā)性事件造成信息資料丟失，再者要有效提升管理人員的管理意識，對于核心機(jī)密文件要嚴(yán)加保管，對違法亂紀(jì)不嚴(yán)格按照制度辦事的人員要通過法律制度進(jìn)行規(guī)范。

最后，民辦高校人事建設(shè)檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)性的人才來作為后備保障，通過不斷的人才培養(yǎng)機(jī)制來解決人事檔案信息化建設(shè)中存在的人才和專業(yè)技能匱乏的狀況。檔案室應(yīng)該樹立人才觀，重視人才管理，通過改善工作環(huán)境來確保人才能夠發(fā)揮自己的所長，人盡其才，這樣有利于調(diào)動專業(yè)人才的積極性；相關(guān)管理部門要制定嚴(yán)格的責(zé)任倒查機(jī)制，獎罰分明，對做出突出貢獻(xiàn)的人才要及時進(jìn)行獎勵和表彰；對嚴(yán)重制約人事檔案信息化建設(shè)的人員要做出相應(yīng)的懲罰。還可以通過不同的途徑來利用教育資源與優(yōu)勢培養(yǎng)一批信息化人才，及時掌握最新的信息資訊，以專題講座或是專業(yè)教育技能培訓(xùn)的形式，從而將民辦高校人事檔案管理在職人員培養(yǎng)成為現(xiàn)代化、信息化人才。

4 結(jié)語

綜上所述，提升我國民辦高校人事檔案管理效能具有重要的意義，不但可以解決當(dāng)前我國民辦高校人事檔案管理過程中存在的管理意識滯后、管理工作基礎(chǔ)薄弱 、管理工作不夠規(guī)范，管理方式有待提高等問題，而且相關(guān)管理人員可以通過積極的策略，通過制度規(guī)范、業(yè)務(wù)實(shí)踐能力培訓(xùn)、技術(shù)水平的提升以及檔案管理設(shè)備的更新?lián)Q代，改善工作環(huán)境，提升民辦高校人事檔案管理人員工作的積極性，不斷提高我國民辦高校人事檔案管理現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)

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