電算化條件下會計內部控制技術的探討

孫大敏

摘 要：隨著會計核算業務量的增大，業務種類也相應增多，電算化技術的發展及應用領域的不斷拓寬，使會計電算化系統出現許多的特征，這既推動現有會計信息系統的發展，同時也對會計電算化條件下內部控制產生了障礙。本文就這些問題，結合手工賬的內部控制制度，探討在電算化的系統下內部控制制度的不足及實施原則。

關鍵詞：會計電算化；內控技術；不足與原則

1.會計電算化內部控制的弱點

第一，由于會計軟件的功能和知識高度集中，我國目前仍缺乏既精通會計又懂電腦的復合型人才，導致實行會計電算化的大多數企業職責集中在少數人員。在未經批準的情況下，有些負責人員可以直接對軟件程序和數據庫內容進行修改，從而加大了錯弊的可能。在這一點上顯然違背了職責分工制度中有關互不相容職務相分離的原則。

第二，在電算化系統下，程序與數據共存，其輸入輸出形式與手工系統大相徑庭，在輸入數據時，無法直接附著原始憑證，未經許可或沒有附件的數據可能被輸入系統，記錄缺乏充分可靠性；另外在輸出結果時，有些數據只能儲存在計算機內部而不打印出來，同樣存在未經指認擅自存取數據或改動數據的可能。

第三，在實現電算化后，服務及數據文件都存儲在磁性介質中，這種保存方式存儲量大，信息隱蔽性強，但如果缺乏嚴格的控制，未經授權的人也可以輕易地利用指令瀏覽篡改文件，而不留痕跡，而且由于其不像在手工系統下每一項業務處理都有記錄備查，所以一旦出現錯誤，就不像手工賬那樣直觀易于發現，后果十分嚴重。

2.完善會計電算化內部控制制度的方法

會計電算化將使財務管理和業務管理實現一體化，企業的經營活動幾乎依賴于網絡系統，因此盡快建立完善的內部控制極為重要。筆者將結合手工系統下的內部控制制度，談一談會計電算化系統下完善內部控制制度的具體方法：

（1）軟件的合規、合法性控制。使用的財務軟件必須通過財政部門的審核，設計有相應的、規范的控制和測試功能，以確保計算機運行時能發現糾正和報告某些會有錯誤的數據輸入、處理和輸出，從而保證數據結果的可靠性和正確性。

（2）授權、分權控制。如前所述，某些數據處理人員可能對數據來源的相互關系、數據的分配和輸出方面十分熟悉，他們有能力利用內部控制的缺陷進行舞弊。因此，在會計電算化的管理中心必須建立嚴格的授權、分權崗位責任制，即對處理程序操作業務等工作在合理分工的基礎上分別設置相關人員的權限責任，防止職員未經授權而直接接觸計算機設備、程序或有關文件。通訊控制的重點在于批量控制、業務時序控制、數據編碼控制與發放和接收的標識控制等，建立輸出記錄，建立輸出文件及報告的簽章制度，進行輸出授權制度，建立數據傳送的加密制度，嚴格減少資產的文件輸出，同時設置系統分析員，有最高權限負責批準并監督數據處理業務，操作員直接進行記錄和處理，以及設置專管檔案、文件的管理員。

有條件的單位還應該雇傭程序員負責對單位的軟件程序進行合理設計及修改。在具體操作處理業務時，要特別注意分設授權的管理，比如，總會計師擁有最高業務處理權，其下數據部門和業務分類，分級設定會計操作員各司其職。以上各職能人員要根據權限嚴格劃分各自承擔的責任，并由本人控制和使用代碼及口令。

（3）互不相容職務的控制。由于電算化系統下職責集中，業務人員大大減少，因此互不相容職務相分離原則的作用受到削弱，在設置權限與分配工作時，應重視該原則的運用，充分發揮其積極作用。會計電算化系統的開發設計軟件的維護系統的操作、數據的審核文件檔案資料的保管和系統的控制等不相容職務應當分離，以防止人為的干預和舞弊。

（4） 業務程序標準化控制。為了提高工作效率實行科學化管理，現代企業單位一般將每項業務活動都劃分為六個步驟：授 權、主辦、校準、執行、記錄、復核。在會計電算化系統下，也應按這種要求進行，建立標準化業務處理程序來處理經濟業務，以保證對實際業務活動做到事前、事中和事后的有效控制。

（5）復查，核對控制。要克服計算機犯罪的隱蔽性，就應加強復查、核對、控制，以保證會計信息的可靠性。首先，要加強會計軟件中命令計算機在兩道互相獨立的線路上分別計算并自動核對的功能。其次，要重點復核輸入、輸出環節，對于數據的輸入，要求原始憑證必須由專人進行審核，查看原始數據是否經審批，若有失真，要及時退回并改正錯誤的輸入。最后，得到輸出結果后，也要審查輸出人員是否經授權審批，必要時應對信息的同行業和上年同期水平進行比較分析。在以上的過程中對有疑點的賬務處理和數據文件進行重點復查和核對，實施必要的事后控制。

（6）人員素質控制。要使內部控制制度的功能按預定的目標正常進行，必須配備與所承擔職務相應的人員。人員素質的控制，一是對人員自身的素質提出較高的要求，有良好的思想道德基礎，本身是熟悉計算機的財會專業人員；二是對人員的培養采用一定的措施和方法，訓練出必要的復合型人才，并向中、高級技術人才發展，同時會計人員要加強職業道德修養，更好地為企業管理業務，使得內部控制制度嚴密而有序地發揮作用。

總之，隨著計算機技術的迅速發展，隨著社會經濟和會計電算化的深入發展，會計信息內部控制體系化須精益求精，為企業提供準確及時的會計信息，降低企業管理層決策的風險，促進經濟的發展。

（作者單位：貴州省內貿學校）