淺談中職教育學校檔案管理和利用

黃海洪

【摘要】學校檔案是詳細記錄學校教學、科研、管理等各項工作服務信息的載體。本文針對中等職業學校檔案管理的特點，探討加強學校檔案管理工作和利用。可采取加強領導，提高全員檔案意識;充分挖掘檔案信息資源，保證學校檔案的齊全完整;強化電子檔案意識，提高現代化管理水平;加強隊伍建設，提高檔案人員的素質;積極開發檔案信息資源，提高檔案利用率等措施。

【關鍵詞】中職教育學校;檔案;管理

中等職業專業學校是為社會主義現代化建設培養具有科學文化知識和專業技能專門人才的入門之地。它在多年的教學實踐中，積累了大量的具有參考價值的教學檔案材料，這些材料與學校的教學工作有緊密的聯系。有效的檔案管理工作對于促進學校提升管理水平和提高育人質量舉足輕重。但學校檔案的管理在實際工作中不僅常常被忽視，為學校的長足發展埋下隱患。作者結合工作實踐，對加強學校檔案管理和利用工作問題進行有益的探討。

1中職教育學校檔案的管理

檔案管理工作對學校的整體實力是非常重要的，做好中職教育學校圖書館檔案工作，對于提高圖書館的管理水平、學校的教學和科研都起著十分重要的作用。加強中職教育學校檔案管理工作。可采取加強領導，提高全員檔案意識;充分挖掘檔案信息資源，保證學校檔案的齊全完整;強化電子檔案意識，提高現代化管理水平;加強隊伍建設，提高檔案人員的素質。逐步實現檔案管理工作的標準化、規范化、科學化和制度化。

1.1加強領導增強意識

中職教育學校領導要高度重視檔案工作，增強檔案意識，要把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好全校教職員工學習、宣傳《檔案法》，通過各種途徑讓大家了解到檔案的作用。通過學習和宣傳，樹立“大檔案”的意識，擴大檔案征集范圍，豐富檔案資源，多渠道、多層級征集各類具有保存價值的文件、照片、實物、視聽資料、網絡數據等多載體檔案，真正做到應建盡建、應收盡收、應存盡存。

1.2完善管理制度

中職教育學校檔案管理應根據國家《檔案法》及有關檔案文件規定，結合學校圖書館的實際情況，應制定出完善的科學的檔案管理制度，建立科學的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，建立健全各項規章制度，使檔案管理工作做到按章辦事、按規操作、妥善保管。建立健全基本的檔案管理制度，包括檔案立卷歸卷制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案借閱制度、分級管理檔案的管理制度。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。檔案的準確分類和健全的管理制度對促進學校檔案工作科學化、規范化建設都具有重要作用。

1.3 收集檔案集中管理

中職教育學校檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環節，與檔案工作的其他環節相比，它處于一種特殊的地位。學校檔案是校檔案室通過收集工作，從學校各系科、各部門收集而來。因而，檔案的收集活動在整個檔案業務管理工作中占有重要的地位，是檔案業務工作中的關鍵，是學校檔案工作的起點和基礎，也是豐富學校檔案室藏的重要手段。在收集檔案過程中應注意零散文件材料的收集，注意收集檔案時的針對性與及時性，保持檔案之間的系統性與完整性。檔案是學校工作和教育教學活動的真實記錄和歷史反映，學校各部門在教育教學及其它各項工作中形成的各類檔案，必須集中學校檔案室統一管理，確保真實、完整、準確、系統和安全。學校各個部門要積極負責本部門檔案的收集、積累、歸類和整理、上交工作，保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時移交到學校檔案室。

1.4運用現代化科學技術實行實現技術現代化檔案管理

檔案管理中實現技術現代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。目前，很多學校都是采用網絡系統來管理本校的各類信息資源。利用計算機進行檢索、檔案的壓縮技術、掃描技術、傳真技術等，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。利用現代化高科技手段提高檔案工作效率，利用現代化管理手段推進文檔一體化的管理，克服中職教育學校各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復勞動等問題，讓文件信息的生成、檔案信息的轉化、檔案信息的全文提供以及利用實行一體化管理，使學校的檔案室不僅是管理部門，更是一個信息供應中心。

1.5加強隊伍建設，提高檔案人員的素質

學校各部門各系科的檔案人員一般都是兼職的，因此，要加強《檔案法》的學習，進一步提高檔案意識和檔案法制觀念。同時，學校檔案室的檔案管理人員還必須明確本單位的歸檔制度，堅決做到按制度辦事。檔案工作的發展依賴于檔案工作隊伍的建設，要做好檔案工作，就要不斷加強檔案人員的政治素質、業務素質、工作作風和管理機制等方面建設。加強檔案人員教育培訓，以系統講述檔案專業知識和掌握實際操作技能為主。提升創新能力，努力建設一支政治強、業務精、作風好的高素質檔案工作隊伍。

2中職教育學校檔案的利用

檔案工作的重點除了進行科學的管理外，應向開發、利用傾斜，將滯檔轉活，變封閉為開放、變單一為多元、變被動為主動，由藏到用，拓寬檔案的利用面。著力為學校教學、科研和各項管理提供檔案利用服務。搞好檔案利用工作，才能使整個檔案工作充滿生機和活力。

2.1全面及時地為學校師生提供服務

學校檔案室應主動地為學校師生提供有關的檔案信息，同時，將推薦、介紹與其利用需要相關的、收藏于其他部門的檔案線索，使師生的需求得以全面實現。學校檔案室應主動了解學校教學、科研和各項管理的需要，及時為師生服務，滿足師生的不同需求。

2.2準確地為學校師生提供有效果的服務

學校檔案室應依據學校師生的利用目的，幫助他們篩選有用的檔案線索，將模糊的需求表達轉變為有針對性的利用提問，從而有效地減少誤檢和漏檢等問題，準確地為學校師生服務，更好地實現檔案的利用價值。應積極主動地為學校師生查找檔案與資料，努力提高檔案利用服務工作的質量;同時要組織人力和物力，大力開發室藏的檔案資源，不斷提高提供檔案服務的能力，主動有效地為學校師生服務。

總之，檔案工作是一項很平凡的工作，卻是學校一項非常重要的基礎建設。承擔著為學校前進發展、規范管理、教育教學的推進提供保障和支撐的艱巨任務。做好了學校檔案利用工作，才能促進學校檔案工作的發展，推動學校黨政、教學、科研、生產等各項管理工作的發展，做好中職教育學校的檔案的管理工作尤為重要。

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