淺談新時期檔案安全風險因素

李勇

摘要：檔案作為信息的收集和保存的歷史憑證，是國家和企業(yè)信息的重要資源，對國家和企業(yè)的管理、發(fā)展有重要的作用。但是受檔案機構內部因素、社會環(huán)境因素還有自然環(huán)境等主要因素的影響，新時期檔案保存存在一定的安全風險。本文從四個方面淺談檔案安全風險規(guī)避的策略，希望企業(yè)運用這些策略可以保證檔案的安全。

關鍵詞：新時期 檔案安全 風險因素 規(guī)避策略

0 引言

改革開放以來，我國發(fā)生了巨大的變化。二十一世紀更是進入了信息時代，科技讓人類的生產和生活方式發(fā)生了巨大的變革，知識的更新日新月異，信息量爆炸式增長，而檔案是記錄歷史事實的重要手段，是還原歷史的重要依據(jù)，是信息資源的重要組成部分，具有十分重要的意義。但是新時期檔案安全存在一定的風險，會危害國家和企業(yè)的發(fā)展，所以規(guī)避檔案安全風險十分的必要。

1 新時期檔案安全風險因素分析

1.1 檔案機構內部因素

檔案管理受到檔案管理機構內部包括檔案管理的流程、檔案管理的制度、檔案管理室的設施、檔案管理工作人員的素質等因素的影響。檔案的接受、審核和管理都有一定的流程，也有相應的制度要求，然而有些檔案管理部門不按流程辦事，檔案的存檔和使用任意而為，不執(zhí)行相應的檔案管理制度或者制度陳舊不與時俱進等，都會危害檔案的安全。由于現(xiàn)在是新時期，信息爆炸，一些檔案機構的基礎設施，如電腦等已經(jīng)落后于時代，不能滿足檔案統(tǒng)計的需要。還有的檔案機構的總體設計不能應對一些緊急情況如洪水、地震、火災等，緊急情況發(fā)生時不能及時的保護檔案的安全。還有一些工作人員缺乏安全意識和職業(yè)素養(yǎng)，不重視檔案的保護、保密工作，工作不認真負責，導致檔案的丟失、散落和損壞，等等。

1.2 社會環(huán)境因素

法律法規(guī)是規(guī)范行為的重要手段。目前我國對檔案安全保護的法律、法規(guī)和一些制度并不是十分的健全，對檔案管理工作中的一些細節(jié)并沒有十分明確的要求。并且人們的法律意識也比較淡薄，對《檔案法》并不是十分的了解，不懂法更不會守法，對檔案的安全重視度不高。還有一些不可控的人為因素，如偷盜、失火、戰(zhàn)爭等對檔案的安全危害是特別大的。此外，一些檔案機構的預警機制不完善，沒有對檔案開展相應的備份工作，檔案遭到破壞后不能彌補，不僅檔案的安全沒有保證，損失也巨大。

1.3 自然環(huán)境因素

危害檔案安全的有人禍也有天災。俗話說“天有不測風云”，檔案安全因素還包括狂風暴雨、地震海嘯、火災泥石流等自然因素。這些自然因素都是不定時發(fā)生的，人類的技術還不能做到百分之百準確的預報，對檔案的危害是瞬間的、爆發(fā)性的、不可逆的，人們事后補救的工程量是巨大的。例如，地震的破壞力巨大，如果不做好防護措施，損失將會十分慘重。日本是地震多發(fā)國家，但是日本建筑的抗震系數(shù)非常的高，基本都可以達到8級以上，地震發(fā)生對檔案的危害也不是十分大。而我國唐山發(fā)生地震時檔案館幾乎遭到了毀滅性的破壞，汶川地震時不僅是300萬卷檔案遭到了極大破壞，許多檔案的搶救人員也被災害奪去了生命。

2 檔案安全風險規(guī)避策略淺談

2.1 積極拯救紙質檔案

雖然信息時代已經(jīng)來臨，但是仍有部分檔案為紙質檔案，并且有重要的意義和作用，不能取締。但是一些紙質檔案已經(jīng)嚴重受損，處在危險的邊緣，因此我們必須積極拯救紙質檔案。對字跡不清、缺頁破損的檔案及時進行修補，最大程度地復原或重新登記資料；紙質檔案要分門別類地擺放好，方便有序查閱，保證檔案不散不亂不壞不丟；對紙質檔案的查閱和借出，要嚴格按照要求進行，不允許隨便進入檔案庫房或使用檔案查閱電腦，保證檔案安全；對一些極其珍貴的檔案，可以用掃描儀掃描或者數(shù)碼相機拍攝下來，儲存到電腦里；為了避免人為對紙質檔案的損壞，還要盡快對檔案進行電子備案，可以到網(wǎng)上查閱檔案。

2.2 加強檔案管理系統(tǒng)的管理和維護

紙質檔案與電子檔案結合，一方面利用紙質檔案確保檔案的真實性和完整性，另一方面利用電子檔案方便人們的查閱和使用，并減少對紙質檔案的損壞。因此，紙質檔案要有專門的檔案庫房存放，即使沒有獨立的庫房，也應該與其他辦公場所分離，采用防盜門窗等防盜措施，庫房內做好安全保護措施，防火、防盜、防水、防蟲。電子檔案室也要有獨立的機房，嚴禁閑雜人等進入，保證機房內的潔凈衛(wèi)生，安裝滅火器、報警器等保護措施，并且電腦要裝有安全保護網(wǎng)，設置獨立的驗證密碼，防止黑客、木馬、病毒入侵損壞檔案系統(tǒng)。

2.3 提高人員安全意識，完善檔案安全管理體制

鑒于一些檔案管理人員的責任意識差、安全意識低、綜合素質不高，我們應該提高檔案管理人員的安全意識，完善檔案安全管理體制。檔案管理人員是與檔案接觸最多的人，他們的安全意識對檔案保護起著直接的作用。企業(yè)可以通過檔案安全講座宣傳檔案管理安全的重要性，增強檔案管理人員的危機意識和安全意識。企業(yè)也可以通過檔案管理安全標準或條例來約束檔案管理人員的行為，依照規(guī)則行事，強化檔案管理的采集、統(tǒng)計、整理、保管、借出、審核、銷毀等各個環(huán)節(jié)。

2.4 抓細節(jié)，保安全，促發(fā)展

細節(jié)決定成敗，檔案管理安全細節(jié)不可忽視。針對檔案安全存在的風險因素，我們應從各方面對檔案實施保護，尤其是一些安全細節(jié)。例如檔案庫房和機房的安全設施是否齊全，防火的滅火器、加濕器，防盜的安全門、安全窗、電子監(jiān)控設備，防蟲的防蟲噴霧、粘鼠板，防強光的深色窗簾，防塵的清潔設備，防潮的溫度計和干燥劑等都應配備齊全。除此之外，電子檔案的存儲設備如光盤、U盤、硬盤等都應有保護措施，防止人為因素或者自然因素的破壞。只有把細節(jié)做到位，才能不使百密有一疏，才能保證檔案的安全，促進企業(yè)的發(fā)展。

3 結語

檔案安全是檔案管理工作的重中之重，是檔案管理部門和工作人員的第一工作要務。規(guī)避檔案安全風險，從檔案機構內部整合，從制度上嚴格要求，從人員上嚴厲規(guī)定，積極拯救紙質檔案，加強檔案管理系統(tǒng)的管理和維護，提高管理人員的安全意識，完善檔案管理體制，從細節(jié)抓起，促進企業(yè)的發(fā)展。只有嚴格按照這些要求，企業(yè)才能規(guī)避檔案安全風險，促進檔案管理工作健康順利的開展。

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