關于檔案工作中保密的幾點思考

程茶

摘要：保守國家機密是我們每個公民應盡的義務，也是檔案管理工作人員的神圣職責。在嚴格做好保密工作的同時，更要切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。檔案保密工作做得好壞，會直接影響到黨和國家及單位的信息安全和利益。本文從加強檔案保管、利用、開放過程中的保密工作三個方面進行了思考。

關鍵詞：檔案工作 保密 思考

檔案工作中的保密是一項重要的基礎工作，檔案若在尚未解密之前就泄密，將在 定程度上造成危害。下面本人對檔案工作中保密提幾點看法：

一、做好檔案保管過程中的保密工作

（一）檔案庫房管理中的保密工作

檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的。從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層和最頂層，庫房門窗等應用防盜網專門加固，以防盜竊，還應盡量做到庫房、辦公室、閱檔室“三室分開”。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的檔案管理工作制度，無關人員禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保證。

（二）做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判斷檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項，受國家有關法律法規的保護，產生法律效力的時限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊幎ā分幸幎ǎ航^密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年，檔案在尚未解密之前，不得隨意對外提供。

（三）檔案工作人員的職責

檔案工作人員的職責，就是維護檔案的完整與安全。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。

二、做好檔案利用過程中的保密工作

（一）做好檔案利用中的監督工作

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。

1.制度約束。檔案利用規章制度一般有查（借）閱制度、復制制度等，根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循。在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損，檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行落實，并在實踐中不斷加以完善。

2.隊伍建設。檔案工作人員對檔案的安全負有直接責任，必須具有較高的素質。一是政治素質，具有高度的政治責任感和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業，慎重考察，把優秀的同志選調到檔案工作崗位上來；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規，進一步加強業務基本功訓。三是要有較強的工作能力和敏銳的觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立解決利用中出現的一般問題。

3.監督措施。要求利用者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、折疊、撤換檔案。經常檢查被利用的案卷，要在利用者離去之前，仔細翻閱檢查被利用的案卷和文件，發現問題及時處理，并在利用登記簿上備注說明；對于損毀檔案的違法行為，應及時報告有關領導，違者應視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分；傳遞檔案，應嚴格履行轉遞手續，嚴密包封，通過機要交通轉遞或派專人送取；有條件的檔案館（室）還可以安裝監控。

（二）正確處理好檔案保密和利用關系

檔案部門應在嚴格做好保密工作的前提下，行使工作職能，為決策者提供信息。機密檔案應該保密，但保密的目的就是為了利用。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會造成危害，所以，保密和利用兩者都十分重要，正確處理好兩者關系，決不可偏頗。

1.建立健全各項制度。檔案利用規章制度般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2.進步完善監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。

三、做好檔案開放中的保密工作

審查工作是檔案開放前的一項重要工作，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放和控制使用范圍。這項工作可分為三步進行：一是初審，檔案工作人員根據有關規定，對已到開放期限的檔案逐件進行審查把關，初步制定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能準確判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，進行綜合分析審查，最終決定檔案的開放與否。