淺析電力行業檔案現代化管理

摘 要：電力行業檔案是區域電力發展規劃、電力工程建設和電力基礎設施信息等活動開展的重要信息資源載體，可以有效記載相關資源的歷史、文化和數據價值。文章探討了新時期開展電力行業檔案現代化創新管理的方法措施，以確保電力行業檔案資料持續合理的開發利用。

關鍵詞：電力行業；檔案管理；信息化

電力行業檔案是在電力工程實踐中不斷積累起來的研究、應用的成果和經驗，是區域電能資源優化配置、中長期規劃研究工作的載體，是電力工程開發建設的指導依據，是電力工程擴容改造的參考依據，同時也能為電力工程行業科學研究提供可靠的資料和數據，對電力事業發展具有非常重要作用[1]。加強電力行業檔案管理工作，強化檔案法律法規宣傳、提高檔案管理服務意識，并結合計算機技術、數字掃描技術、模擬識別技術等先進技術，建設高效的電力檔案管理和利用服務體系，為電力企業、科研人員、工程設計人員和人民群眾提供高效優質的電力檔案服務，是各級電力檔案管理單位新時期檔案管理研究的新方向[2]。

1 加強組織領導，實行規范標準化管理

2015年是完成“十二五”發展目標的收官年，國網陜西省電力公司2015年工作重點是：加快“一交兩直”特高壓工程建設，形成陜西“兩交四直”六個外送通道，加快建設“兩縱一環”750千伏骨干網架，建設分區域堅強的330千伏主干網架，加強配電網建設，提高電網智能化水平。陜西省電力工程項目投資資金大、渠道多、項目規模大，這就給我省電力行業檔案管理工作提出更高的要求。

各級領導應增強檔案管理意識，強調電力工程前期規劃設計、投資決策、設計施工、運行管理等環節檔案資料的實時性、可靠性和完善性。要實行標準化、規范化、網絡化檔案管理，尤其應在《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《陜西省檔案管理條例》等法律、法規的基礎上，結合電力行業特性和管理部門實際，按照《電力工程技術檔案管理制度》、《電子文件歸檔與管理規范》、《電力工業企業檔案分類規則》等規范文件要求，制訂科學合理、全面完善的檔案管理暫行辦法、檔案的借閱保密制度、檔案人員崗位責任制等制度體系。通過專業檔案管理知識技能和管理軟件培訓、會議座談等形式，提高電力行業檔案管理人員及其他電力行業工作人員的檔案管理知識技能水平和責任意識，規范操作流程實行標準化檔案運作管理，有效提高檔案管理質量和檔案服務水平[3]。

2 加大電力行業檔案管理資金投入，強化協作交流，促進檔案現代化管理平臺建設

電力行業檔案事業是政府基礎設施整體規劃和服務人民群眾的重要資源信息載體，國家、地方政府和電力企業應加大電力行業檔案事業資金投入。檔案工作經費應做到年初有預算安排，尤其是檔案維護、檔案防護、檔案搶救、檔案信息化平臺建設等方面，應給予充足的資金保證，要建立專項的預算項目。要按《檔案館建設標準》、《標準化檔案室建設實施細則》等規范要求，建設好規范化、功能完善化的綜合檔案室，配置專用檔案柜，做好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等安全防護配套措施[2]。應在國網公司統一協調下，強化單位間檔案管理工作的協作交流，建立統一、標準、全面的電力行業檔案現代化管理軟件和數據庫，實現統一標準、統一規劃、統一設計和統一操作規范。通過添加密集架、電腦、掃描儀、復印機、監視器、消毒滅菌機等現代化設備，促進檔案現代化管理平臺建設，進一步提高電力行業檔案管理現代化、信息化、公開化、人性化服務水平。應通過反復整改完善建設，實現檔案庫房、借閱室、辦公室三室分開，同時，組建完善的運行管理隊伍，通過定期和不定期相結合，對檔案庫房安全設施的運行工況進行詳細檢查，確保配電、溫濕度裝置、消防、監控等設備處于良好運行工況，提高檔案管理工作質量水平。

3 合理利用計算機技術軟件，加強電力行業檔案管理信息化建設

通過建立統一標準的電力檔案管理系統軟件，結合現代信息網絡技術使傳統紙質版靜態檔案管理工作向現代電子版動態管理工作轉變，實現管理標準系統化、操作電腦規范化、傳遞信息網絡實時準確化和資源共享電子節能重復利用化。在室藏檔案資源信息數字化處理過程中，要求檔案管理人員或專業的數字處理人員嚴格按照電子檔案制作技術要求和規程標準來制作與管理檔案。電力工程圖紙、設計報告等紙質文件進行掃描時，應嚴格按照《電力工程檔案管理》各項技術指標要求進行檔案分類、編碼和掃描存檔操作。同時，還要加強數字處理過程中檔案的安全保密工作。

4 以人為本，注重知識技能培訓，促進電力行業檔案管理隊伍建設

計算機以其高速運算與極強數據處理能力，給電力行業檔案管理工作帶來了強有力的科學管理手段與先進的檢索方法，提高了檔案管理效率和質量水平。標準化檔案管理軟件平臺，對檔案管理人員的知識技能提出了更高的要求，要求管理人員不僅要具備圖書、情報、檔案學等專業檔案管理知識，同時還應具備現代網絡通信信息技術應用能力和電子文檔信息加工處理能力等。要改變常規“重藏輕用”的管理理念，通過專業知識技能培訓、專題講座、業余進修、交流學習等手段，有效提高檔案工作者的專業知識和掌握運用現代信息網絡技術的技能，培養高素質、高水平的檔案管理專業隊伍和熟悉檔案信息專業的復合型人才，以適應電力行業檔案管理現代網絡信息化發展需求。

5 整合電力行業檔案信息資源，促進開發利用，做到服務創新

電力行業檔案是一種社會公益性資源，應轉變常規服務于政府、電力企業和電力行業的思想，要樹立檔案是社會資源的觀念真正服務于人民大眾，真正實現電力行業檔案資源社會化、商品化和服務價值。要在不違反《檔案法》相關保密、使用權限和國網公司商業機密等基礎上，建立完善可靠的電力行業檔案信息更新、發布和共享機制，有效提高電力行業檔案信息的公開、共享和人性化服務水平。要對檔案資料進行合理權限設置，準確限定那些資料是保密不公開的、那些資料是屬于社會共享的，并在此基礎上將電力行業檔案資料有效推入市場中，實現檔案資料的社會化服務性價值。要主動了解電力行業工程建設管理者、企業和人民群眾對檔案資源信息的需求，積極為相關單位和人員提供及時有效數據信息資源服務，如：提供有價值的文字、圖片、多媒體等資料，充分挖掘現存檔案資料所具備的歷史、文化價值。通過市場競爭不斷提升檔案管理和開發利用水平，一方面可以向企業或個人提供有償性公開共享資源，便于檔案管理單位利用該部分費用改善檔案管理硬、軟件條件，實現檔案管理工作的可持續良性發展；另一方面，可以有效拓寬電力行業檔案服務領域，確保檔案資料更好地為電力工程規劃建設和社會發展服務。

6 結束語

電力行業檔案管理工作人員，應當以電力行業檔案管理社會服務理念更新為前提，以電力檔案管理資源的優化整合為條件，充分借助現代的計算機網絡通信等先進的檔案管理技術，努力促進電力行業檔案管理模式、平臺和服務意識的創新，確保電力行業檔案管理資源達到良好配置水平，促進電力行業檔案資源的市場化合理化利用，充分發揮其應有的社會服務責任和經濟效益價值。

參考文獻

[1]楊秉光，陳慧.電力行業檔案管理工作測評體系的構建研究[J].檔案學通訊，2011（2）：88-90.

[2]張學俊.電力行業EPC項目檔案管理探討[J].檔案管理，2013（12）：73.

[3]仇紅翠.電力行業如何因應檔案管理信息化[J].檔案管理，2010（12）：6-7.

作者簡介：江壽翠（1965-），女，漢族，陜西安康，本科學歷，助理館員，主要從事檔案管理工作。