談如何加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)行政管理系統(tǒng)增強(qiáng)企業(yè)競爭力

阮美芳

摘 要：本文首先分析了目前行政管理工作在企業(yè)運(yùn)作當(dāng)中的重要地位，然后為改革行政管理工作提出了幾點(diǎn)有效的建議，然后指出目前行政管理改革中存在的問題和改進(jìn)的思路，最后提示在對行政管理工作進(jìn)行改革的過程中有一些事項(xiàng)是需要注意的。本文對于改進(jìn)企業(yè)行政管理工作、提升企業(yè)競爭力起到推動作用。

關(guān)鍵詞：行政管理；企業(yè)競爭力；溝通

隨著社會發(fā)展的科學(xué)性不斷加深，推動了管理理念和方式的提升，同時(shí)也給廣大管理者提出了更高的要求。管理者要不斷落實(shí)和貫徹科學(xué)發(fā)展觀，在政策的制定、矛盾的處理、工作的推進(jìn)上都放寬眼界，從國際國內(nèi)多個(gè)角度體會變化，從而把握時(shí)機(jī)，迎接機(jī)會和挑戰(zhàn)，有力提升領(lǐng)導(dǎo)水平與執(zhí)行力度。企業(yè)的管理系統(tǒng)的水平?jīng)Q定著一個(gè)企業(yè)的好壞，因?yàn)樵撓到y(tǒng)是由專門行政部門組織實(shí)施、操作，其工作領(lǐng)域涉及到整個(gè)企業(yè)的各個(gè)部門，被稱之為企業(yè)的心臟。因此，加強(qiáng)企業(yè)行政管理能夠有效提升企業(yè)的競爭力量。筆者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)談一下如何加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)行政管理系統(tǒng)，從而為提升企業(yè)的綜合競爭力提出寶貴的建議。

一、提供良好的溝通、支持和服務(wù)

企業(yè)的行政管理系統(tǒng)在企業(yè)中有著雙重的地位，一是領(lǐng)導(dǎo)組織地位，二是保證和服務(wù)地位。企業(yè)的行政管理系統(tǒng)能夠?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)、資金、經(jīng)營等業(yè)務(wù)提供有力的保證，并促進(jìn)他們之間的協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)的行政管理工作與其他部門的工作不同，具有一定的特殊性。

1.管理職能。行政管理系統(tǒng)在公司的多項(xiàng)工作上都起到管理作用，比如經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等，同時(shí)在具體工作過程中對每項(xiàng)工作的貫徹和落實(shí)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督與管理，要發(fā)揮對企業(yè)其他系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理的作用。

2.協(xié)調(diào)職能。行政管理系統(tǒng)并不是簡單地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的命令、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，更不可以憑借特殊地位而對其他系統(tǒng)或員工頤指氣使。行政部門應(yīng)當(dāng)積極做好多方面的溝通和信息傳達(dá)，實(shí)現(xiàn)下屬明確上級的指示，讓每一個(gè)系統(tǒng)都能進(jìn)行有效的溝通，只有在充分溝通的基礎(chǔ)上才能推動企業(yè)的和諧發(fā)展。

3.服務(wù)職能。相較于生產(chǎn)系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等，行政管理系統(tǒng)的突出職能就是為企業(yè)其他系統(tǒng)提供支持和服務(wù)，這也是行政管理系統(tǒng)的根本所在。

二、在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)

企業(yè)的行政管理工作涉及到企業(yè)多方之間的溝通和協(xié)調(diào)，涉及到全部運(yùn)作過程，同時(shí)又涉及到很多不可預(yù)知的細(xì)微末節(jié)。行政管理工作比較繁雜，概括來說主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能。其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。各級行政部門要認(rèn)真做好各項(xiàng)行政事務(wù)。作為行政部門的領(lǐng)導(dǎo)人員，要有堅(jiān)不可摧的定性，堅(jiān)持主見，處事穩(wěn)重。一定要嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)管理制度和崗位職責(zé)，利用表格和圖表等方式進(jìn)行規(guī)范。企業(yè)的管理者要重視培養(yǎng)高素質(zhì)、高效率的行政管理人員；做好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)等方面的工作。行政管理部門應(yīng)該在管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)這三個(gè)方面的工作上加大功夫，這樣才能成為一個(gè)合格的現(xiàn)代企業(yè)的行政管理者。對于管理，行政管理部門不僅要做好領(lǐng)導(dǎo)日常工作的優(yōu)秀助手，還要對企業(yè)的經(jīng)營理念、管理策略等有獨(dú)特的見解。對于協(xié)調(diào)方面，不要滿足于傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的命令、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，更不該對其他部門頤指氣使。

三、呼應(yīng)時(shí)代和企業(yè)發(fā)展

具體變現(xiàn)在三個(gè)方面：權(quán)威性、及時(shí)性和靈活性。

1.權(quán)威性主要是通過行政管理工作的職能體現(xiàn)的。工作職能包含制定、修改和執(zhí)行有關(guān)制度；承擔(dān)公司人事管理工作；負(fù)責(zé)公司重要通知的發(fā)布。

2.及時(shí)性體現(xiàn)在行政管理工作的表現(xiàn)形式，通過命令或者是通知等形式，比較直觀且有針對性的布置工作，執(zhí)行速度較快。

3.靈活性體現(xiàn)在行政管理系統(tǒng)的工作內(nèi)容不是一成不變的，而是結(jié)合發(fā)展需求而靈活變化的，能夠貼合企業(yè)的發(fā)展趨勢和實(shí)際情況。

四、存在的問題及改進(jìn)思路

1.系統(tǒng)內(nèi)部職能劃分不明確。行政管理系統(tǒng)里面，常常會有部門間職能劃分不明確或者職能交叉的問題。因此，企業(yè)行政管理系統(tǒng)一方面要調(diào)整全企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，另一方面應(yīng)當(dāng)合理分配各個(gè)部門的工作內(nèi)容，明確權(quán)責(zé)關(guān)系，從而讓員工的素質(zhì)不斷提高，工作的效率也隨之提高。

2.具體職能有待規(guī)范。在對行政管理系統(tǒng)進(jìn)行整改的時(shí)候，務(wù)必要健全管理制度，明確崗位職責(zé)，確定工作程序，只有這樣才能推動企業(yè)更加科學(xué)、規(guī)范的運(yùn)作。與此同時(shí)，要讓行政管理系統(tǒng)在公司的諸多重大問題上發(fā)揮作用，比如經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等。

3.重視服務(wù)與協(xié)調(diào)職能。企業(yè)內(nèi)部之間的協(xié)調(diào)和溝通是必要的一部分工作，常常會有一些工作是需要多部門聯(lián)合完成的，因此需要各個(gè)部門在工作流程和職責(zé)分工上進(jìn)行良好的溝通和交流。

五、注意事項(xiàng)

為了推動企業(yè)獲取更大的經(jīng)濟(jì)效益，加強(qiáng)企業(yè)行政管理勢在必行，在實(shí)際工作當(dāng)中要注意以下幾個(gè)問題：

1.進(jìn)行行政管理系統(tǒng)改革的過程中要結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際情況。企業(yè)行政管理系統(tǒng)不是獨(dú)立存在的，而和企業(yè)的其他系統(tǒng)息息相關(guān)的。企業(yè)的行政管理一定要符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際，應(yīng)當(dāng)充分利用和合理調(diào)配企業(yè)的入力、物力、財(cái)力、技術(shù)等資源，朝著利于開源節(jié)流，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，加快企業(yè)發(fā)展的方向前進(jìn)。

2.加強(qiáng)內(nèi)部信息交流。行政管理工作的管理對象是企業(yè)內(nèi)部，因此務(wù)必要加強(qiáng)組織內(nèi)部的信息交流。任何一個(gè)企業(yè)都是一個(gè)群體，如果不能進(jìn)行正常的信息交流和組織，就不能凸顯出企業(yè)的團(tuán)隊(duì)精神。因此，行政管理部門在開展具體工作的時(shí)候，務(wù)必要把聽取各個(gè)部門的意見和建議擺在重要的位置，不斷的深化溝通，深化協(xié)調(diào)。

3.充分考慮內(nèi)、外部環(huán)境的作用。現(xiàn)代企業(yè)行政管理的建立和完善是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，這項(xiàng)工程要求外部環(huán)境和內(nèi)部條件的完美結(jié)合，所以，一定要全面地考慮內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境對行政管理工作的影響作用，進(jìn)行切合實(shí)際的變革。

六、結(jié)語

綜上所述，行政管理系統(tǒng)在改革的過程中務(wù)必要遵循一個(gè)重要的原則，那就是改革的結(jié)果能否有效促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)效益最大化。換而言之，將改革視作一種手段，要可以推動企業(yè)朝著更加科學(xué)和規(guī)范的方向發(fā)展。因此，改革行政管理系統(tǒng)的目的是取得更大的經(jīng)濟(jì)效益。

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