探討新時期的高校檔案工作

汪范

摘 要：高校檔案是指在高校科研教育、教學研究、學科建設等一系列的工作形成的需要歸檔保存的文件資料，是我國檔案事業的重要組成部分。新時期，隨著國家對高校建設投入的不斷加大，高校的管理條件得到了大幅度的改善，對于高校檔案管理工作也有了更高的要求。本文分析了新時期高校檔案工作的要求，探討了新時期高校檔案管理工作中存在的問題，找出了相應解決的方法，為高校檔案管理工作探明方向。

關鍵詞：新時期；高校檔案；人才建設

0 前言

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。隨著我國改革開放事業的不斷發展，高校檔案事業在黨和國家的政策引導下，不斷向前探索，呈現出良好穩健的發展態勢。 2008年，《高等學校檔案管理辦法》開始實施，標志著我國高校檔案建設發展步入了法制性、科學性、先進性的新階段。十二五期間，全國各個高校紛紛推進了“高校檔案十二五規劃”為高校的科研和人才培養提供了重要的檔案資源，并且在立足于高校的同時，服務于社會。另外，信息化技術和服務理念不斷更新，為新時期的高校檔案發展做出了自己的貢獻。

1 新時期高校檔案工作的要求

1.1 形成集約化的檔案管理體系

隨著高校的不斷擴招，高校檔案管理工作也更加的復雜繁瑣，如果不進行必要改革創新，形成集約化的檔案管理體系，將會給高校的檔案發展形成一定的阻礙。因此必須要形成集約化的管理體系，將檔案管理業務、制度和方法進行有效的統一，對各種資源進行有效整合，集中進行收集整理、分類保存等工作。

1.2 形成精細化的檔案管理方式

隨著檔案的復雜程度越來愈高，對于檔案管理的要求也相應提高。所謂的精細化管理，就要要有有效的分類管理機制以及相應的檔案管理軟件，將檔案的管理進行細化分解，各急部門分級管理，各自承擔各自的責任，使檔案管理的人力、物力的投入上更加的節約，形成模塊化的檔案管理方式。

1.3 形成高水平的信息化管理

信息化管理是現代化管理的基礎，高水平的信息化管理是新時期高校檔案管理工作的基本要求，高校必須要用科學的目光來看待當前的檔案管理工作。必須完善相應的管理軟硬件，使圖像、視頻、文本等各種檔案形式與各種檔案載體都能在新時期的高校檔案管理中發揮重要的作用。

2 新時期高校檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理工作的不規范

縱觀我國當前的高校檔案管理工作，有許多不規范的地方急需更正，主要的原因是高校對于檔案管理工作的重視程度不夠。有的檔案沒有按規定使用專用裝訂封皮，有的檔案沒有按規定裝訂保管檔案以及將檔案各類文檔收集、整理、管理和利用，有的檔案在借閱和使用的過程中，沒有進行詳細的登記和核實。在對待這些問題上，監督部門也沒有進行有效的監督，更是進一步加劇了檔案管理的不規范程度。

2.2 設備更新速度緩慢

在新時期，隨著檔案信息化程度的不斷發展，對于檔案管理設備的要求也越來越高。比如計算機、光盤、移動存儲設備、溫度調控設備、濕度調控設備等，都需要及時地更新換代。但是當前許多高校由于過于重視教學和科研工作，對于檔案管理部門的投入卻較低，導致了許多檔案管理部門數據存儲設備不足，設備的更新速度更是緩慢，這也一定程度上增加了網絡黑客入侵的危險度，對高校發展極為不利。

2.3 人才隊伍建設緩慢

檔案管理需要優秀的檔案管理人才，但是我國的檔案管理專業人才較少，人才隊伍素質參差不齊，不少檔案人員缺乏一定的理論基礎和史料研究的能力，拉低了高校檔案管理的整體水平。有些檔案管理人員雖然能力較強，但對檔案管理工作卻缺乏熱情，認為在這里工作沒有什么前途，有些人也因此離開工作崗位。再加上有些學校輕視檔案管理工作，沒有對檔案管理人員進行相關的培訓，更使高校的人才隊伍建設停滯不前，阻礙了高校未來的發展。

2.4 工作評價體系不完善

要想獲得人才、留住人才，就必須完善高校檔案部門的工作評價體系，給予高校檔案管理人員公平的激勵，促使其積極地工作。如職稱評定的問題，檔案管理人員相對于高校的其它教職工科研人員，由于其工作中要以提供服務為主，在學術研究方面相較于其它人員的較為弱勢，發布論文和主持課題的機會較少，很少人會因為學術上的研究而獲得眾多的科研、教學獎勵，這在一定程度上影響檔案管理人員工作的積極性。

3 新時期高校檔案管理工作的發展對策

3.1 規范檔案管理工作程序

規范檔案管理工作程序首先要強化領導責任，要使領導樹立起責任意識，領導們要與檔案管理人員進行有效的溝通，了解檔案管理工作中經常遇到的問題，并針對這些問題進行相關的研究，制定出解決的方案；其次領導們還要對檔案管理人員進行有效的引導，激發檔案管理工作人員的工作積極性，規范檔案管理工作程序。再次高校要經常對檔案管理人進行培訓，增強他們的檔案管理能力；有關部門要加強檔案管理的檢查和監督力度，確定獎懲制度，推進檔案管理規范化的進程；對于檔案管理的每一個步驟都要落實到細節，都要有專人負責，責任到人，不能有任何的疏忽和遺漏。

3.2 加強檔案人才隊伍建設

要加強檔案人才隊伍建設，就需要不斷提高檔案管理人員的綜合素質。可以從兩方面著手。一方面要對高校檔案管理人才引入機制進行完善，要招聘具有對口的專業知識背景的員工，引進具有豐富經驗的檔案管理人才，切實關心檔案管理人才的工作和生活，引導他們踏踏實實工作，認認真真負責。另一方面，要對人才進行科學的激勵。要重視在崗員工的工作，為他們的培訓和繼續教育創造良好的機會。并且在培訓的過程中，加強檔案管理人員與相關專業的工作者的業務交流，學習他們的先進經驗，將其與實際工作相結合，最后完美地運用到實際工作中。

3.3 及時更新檔案管理設備

要及時更新檔案管理設備，就需要加強資金的投入力度。在科技水平不斷提高的今天，對于檔案管理工作而言，信息化有著極為重要的作用。計算機和一些相關設備的快速、安全和容量大等優點毋容置疑，但這些設備的使用需要不斷的更新換代，才能符合新時期的高校檔案管理工作要求。因此各高校要在預算中加大投入力度，保障檔案管理部門的所需的各種軟件都能得到及時的更新。另外，還要加大對檔案信息網絡的監控力度，對計算機及相關信息存儲設備進行及時有效地殺毒，以防一些機密檔案的泄露。

3.4 完善檔案工作評級體系

評級體系能夠充分調動員工工作的積極性。因此，要在開展檔案工作評級制度的同時不斷將其完善。對于普通的檔案管理工作人員，要通過網上測評、同事測評和領導測評相結合的測評方式，對其服務意識、態度和能力進行全方位的測評，并確定其成績；對于設備維修和養護人員，要考評其技術水平，對維修效果進行評價；對于管理人員，就要看其在檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定、銷毀、保管和提供利用等各方面工作是否能形成有效的體系。最終給其應有的職稱評價；另外，高校還應該創造一個良好的平臺，使檔案員工和教職工能夠有一個溝通交流的平臺，并進行相關的科研工作，充分調動起檔高校檔案工作人員的工作積極性。

4 結語

新時期，高校檔案工作承擔著高校建設與發展的重任，對于高校科研發展起到了重要的作用。作為一名高校檔案管理人員，必須要博學多識，勤勉刻苦，面對新的歷史時期，必須充分地認識到自身工作中存在的問題，積極地尋找解決問題的方法，并在解決問題的同時，創新管理理念，完善管理體系，用全新的思路和管理方法不斷提高高校檔案管理工作的水平，使高校的檔案管理工作邁上一個新的臺階。

參考文獻

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