淺談基層檔案管理的現狀與建議

尹玲

摘 要：本文從論述檔案在人類社會進步與發展的重要作用入手，就目前一些基層單位檔案管理工作現狀，提出如何加強基層檔案管理工作的初步設想。

關鍵詞：檔案；作用；現狀；管理設想

1 檔案是人類社會進步與發展的歷史見證

隨著社會生產力的不斷發展以及人類知識與經驗的不斷積累，人們有了將大腦中儲存的信息外化的沖動，在遠古時代就出現了結繩記事、鐫刻和圖畫符號，出現了檔案的萌芽期。當文字發明后，檔案載體開始從樹葉、樹皮、石頭等天然載體向人工硬質載體的轉化，出現了甲骨卜辭、青銅銘文、石刻文字檔案。造紙術的發明，更加具備輕便、廉價、易于制作、便于保管及信息貯量大等優點。今天，紙質檔案已經走過了二千余年的歷程，它記錄著社會變革、時代發展、人文地理等社會科學和自然科學的重要事件，對人類文明的進步與發展起到了重大的推進作用。可以說如果沒有紙質檔案的出現于存在，也就沒有今天人類如此高度發達的物質文明與精神文明。如果沒有檔案的真實記載，集體失憶將使人類活動受到極大制約，最終將導致人類文明的大倒退。綜上所述，在人類的任何活動中，檔案始終具有最為直接、敏感、活躍的特性，它是人類文明的標尺，是人類社會進步與發展的歷史見證。

2 目前基層檔案管理工作的現在

建國六十多年來，我國的檔案事業總的來說是朝著健康有序的方向發展。從中央到地方、政府機關到企事業單位、從城市到鄉村、各級檔案機構和各類檔案的建立，在社會主義建設的各個時期發揮著重大作用，為國家的政治、經濟建設作出了積極的貢獻。但，實物發展還不夠平衡，有些地方、一些基層單位對檔案工作的認可和重視程度，尚存在不少薄弱環節，具體體現在以下幾個方面：

1.對檔案工作的重要性認識不到位。有的基層單位對待檔案工作抱著應付態度的現象還存在，人員配備不考慮業務熟不熟，檔案庫房純粹成了一個文件保管倉庫，有價值的音像資料，物件還游離在外，沒有收集，更談不上開發與利用。特別是還有一些村級和個別的民營企業，還沒有檔案工作意識，建設工作還是空白。

2.法制意識欠缺，依法治檔觀念淡薄。1987年國家出臺了《中華人民共和國檔案法》，但在一些地方宣傳實施《檔案法》的力度還不夠，特別是某些偏僻、貧困地區的公民有的還不知道有《檔案法》，更談不上檔案工作的法律責任了，造成檔案的遺失、毀壞和有價值的檔案資料不能歸檔的現象。

3.絕大多數工作人員具有相當的學歷和業務知識。而一些基層單位在檔案室的工作人員配備上不注重學歷、業務、素質，有的是單位人員內部調劑上崗。有的基層單位從未給在崗人員崗位培訓的機會，檔案事業的發展、外界的信息不了解，只是對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、查找、移交、接收、防護管理、新型的電子文檔等業務知識缺乏。檔案的開發利用，為社會政治、經濟服務更無從談起。

4.經費不足、設施不全、制約著檔案工作的發展。在一些基層單位，由于檔案工作開展及檔案庫設施缺乏足夠的經費，導致庫房簡陋、設施不全，防潮、防霉、防蟲、防高溫等基本的防范措施不能到位，造成人為的資料損壞。有的單位甚至庫房、閱檔室、工作人員辦公室合二為一，這樣既不安全、又不保密，更不利于開展工作；還有的單位專用的計算機等現代化建檔設備配備不全，影響了紙質文檔向電子文檔發展的過程。

上述情況說明，我國的檔案事業要平衡發展，一些基層單位檔案管理現狀不能忽視，必須要引起各級政府管理職能部門的高度重視，增強全民的檔案意識。

3 加強基層檔案管理工作的設想

如何加強基層檔案管理工作，讓基層檔案工作步入健康有序的發展軌道，筆者有以下幾點初步設想：

（一）廣為宣傳、增強全民的檔案意識

各級檔案管理和業務機構要在檔案工作輿論宣傳上下功夫，通過廣播、電視、報刊、雜志等宣傳媒體推介檔案工作的重要性，在社會政治、經濟建設中的作用，宣講基本常識和有關法律法規、逐步提高檔案工作在人們心目中的認知度，消除在一些地方和基層對檔案工作認識的空白。

（二）法制教育、嚴格依法治檔

通過普法教育、大力宣傳貫徹檔案法律法規，讓廣大人民群眾知道檔案工作有法可依，使檔案工作人員熟知法規基本內容。主管部門要結合年審年檢工作，調查處理違反《檔案法》的案件，是檔案工作違法必究。

（三）建章建制，健全機構和人員

從健全機構和人員入手，搞好檔案工作的建章建制。沒有建立健全的檔案機構的基層單位，要健全機構、配備檔案專職人員、明確崗位職責、制定規范的工作程序、規范的制度。如：收集整理、立卷歸檔、檢索查找、防護管理、閱檔利用、移交接收等等方面，一整套可操作性的流程圖，公示上墻，便于操作。

（四）崗位培訓，提高人員綜合素質

只有高素質的人才才能搞好高質量的檔案工作，隨著檔案信息化時代的到來，操作方式不斷先進，操作手段由單一向多樣化轉變，傳統的檔案管理手段已不適應時代發展的需要。因此，不能忽視在崗的檔案工作人員的培訓。對目前在崗工作人員的學歷、職稱、新技術掌握等方面尚達不到要求的，一是鼓勵專業短期培訓；二是要積極推行檔案工作人員持證上崗制度。三是要認真搞好檔案系列專業技術職位評聘工作，不斷提高檔案工作人員的綜合素質。

（五）增加投入，改善檔案工作環境

檔案工作要有必不可少的物質基礎，專項經費要有保障。一是用于檔案庫房設施的不斷改善，力求科學管理水平不斷提高，不斷探索檔案管理的新辦法、新舉措。二是用于改善檔案工作人員的待遇，必要的津貼、先進工作者的表彰，充分調動檔案室工作人員的積極性。

（六）有得放矢，努力攻克薄弱環節

目前，村級和鄉鎮企業、民營企業建檔工作還是一個薄弱環節，特別是一些偏遠山區的村級，連基本的財務檔案、人口檔案資料保管不全，少數的民營企業甚至還沒有建檔意識。因此，各級檔案部門要進一步加強對農村檔案工作的管理與指導，制定切實可行的措施和管理機制。抓好縣、鄉、村三級農科檔案信息網建設，提高村級和民營企業的建檔率，使我國的檔案工作全方位、平衡、有序的發展。

（七）循序漸進、紙質、電子文檔同步發展

隨著計算機網絡技術的發展運用，辦公室自動化普遍推廣，文字工作逐步由“筆桿子”向“鍵盤子”轉變，電子文檔的形成催生了電子檔案的出現，檔案信息化建設成為了一門新的學科。就是基層檔案工作而言，首先要從基本工作抓起，在建立科學規范的紙質文檔基礎上，逐步向電子文檔發展。這是確保基層檔案事業的發展，基層檔案工作的面貌將會日新月異，快速步入檔案工作的正常軌道。

4 個人具體檔案管理的建議

1、要增強檔案管理意識，納入到各部門日常工作，使檔案工作與各項工作同步進行。

2、聘請專業檔案管理人員進行實踐陪訓，提高檔案管理能力。

3、作為資料檔案管理人員，必須要認真學習檔案管理知識，不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。夯實理論基礎，勤總結，勤改進，不斷創新。

綜上所述，科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理的新局面。規范檔案管理可以不不斷地提升管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，還可以為經濟發展和社會進步作出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰各存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化。