淺談基層檔案管理的現(xiàn)狀與建議

尹玲

摘 要：本文從論述檔案在人類社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展的重要作用入手，就目前一些基層單位檔案管理工作現(xiàn)狀，提出如何加強(qiáng)基層檔案管理工作的初步設(shè)想。

關(guān)鍵詞：檔案；作用；現(xiàn)狀；管理設(shè)想

1 檔案是人類社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展的歷史見(jiàn)證

隨著社會(huì)生產(chǎn)力的不斷發(fā)展以及人類知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的不斷積累，人們有了將大腦中儲(chǔ)存的信息外化的沖動(dòng)，在遠(yuǎn)古時(shí)代就出現(xiàn)了結(jié)繩記事、鐫刻和圖畫(huà)符號(hào)，出現(xiàn)了檔案的萌芽期。當(dāng)文字發(fā)明后，檔案載體開(kāi)始從樹(shù)葉、樹(shù)皮、石頭等天然載體向人工硬質(zhì)載體的轉(zhuǎn)化，出現(xiàn)了甲骨卜辭、青銅銘文、石刻文字檔案。造紙術(shù)的發(fā)明，更加具備輕便、廉價(jià)、易于制作、便于保管及信息貯量大等優(yōu)點(diǎn)。今天，紙質(zhì)檔案已經(jīng)走過(guò)了二千余年的歷程，它記錄著社會(huì)變革、時(shí)代發(fā)展、人文地理等社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)的重要事件，對(duì)人類文明的進(jìn)步與發(fā)展起到了重大的推進(jìn)作用。可以說(shuō)如果沒(méi)有紙質(zhì)檔案的出現(xiàn)于存在，也就沒(méi)有今天人類如此高度發(fā)達(dá)的物質(zhì)文明與精神文明。如果沒(méi)有檔案的真實(shí)記載，集體失憶將使人類活動(dòng)受到極大制約，最終將導(dǎo)致人類文明的大倒退。綜上所述，在人類的任何活動(dòng)中，檔案始終具有最為直接、敏感、活躍的特性，它是人類文明的標(biāo)尺，是人類社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展的歷史見(jiàn)證。

2 目前基層檔案管理工作的現(xiàn)在

建國(guó)六十多年來(lái)，我國(guó)的檔案事業(yè)總的來(lái)說(shuō)是朝著健康有序的方向發(fā)展。從中央到地方、政府機(jī)關(guān)到企事業(yè)單位、從城市到鄉(xiāng)村、各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)和各類檔案的建立，在社會(huì)主義建設(shè)的各個(gè)時(shí)期發(fā)揮著重大作用，為國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出了積極的貢獻(xiàn)。但，實(shí)物發(fā)展還不夠平衡，有些地方、一些基層單位對(duì)檔案工作的認(rèn)可和重視程度，尚存在不少薄弱環(huán)節(jié)，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位。有的基層單位對(duì)待檔案工作抱著應(yīng)付態(tài)度的現(xiàn)象還存在，人員配備不考慮業(yè)務(wù)熟不熟，檔案庫(kù)房純粹成了一個(gè)文件保管倉(cāng)庫(kù)，有價(jià)值的音像資料，物件還游離在外，沒(méi)有收集，更談不上開(kāi)發(fā)與利用。特別是還有一些村級(jí)和個(gè)別的民營(yíng)企業(yè)，還沒(méi)有檔案工作意識(shí)，建設(shè)工作還是空白。

2.法制意識(shí)欠缺，依法治檔觀念淡薄。1987年國(guó)家出臺(tái)了《中華人民共和國(guó)檔案法》，但在一些地方宣傳實(shí)施《檔案法》的力度還不夠，特別是某些偏僻、貧困地區(qū)的公民有的還不知道有《檔案法》，更談不上檔案工作的法律責(zé)任了，造成檔案的遺失、毀壞和有價(jià)值的檔案資料不能歸檔的現(xiàn)象。

3.絕大多數(shù)工作人員具有相當(dāng)?shù)膶W(xué)歷和業(yè)務(wù)知識(shí)。而一些基層單位在檔案室的工作人員配備上不注重學(xué)歷、業(yè)務(wù)、素質(zhì)，有的是單位人員內(nèi)部調(diào)劑上崗。有的基層單位從未給在崗人員崗位培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，檔案事業(yè)的發(fā)展、外界的信息不了解，只是對(duì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、查找、移交、接收、防護(hù)管理、新型的電子文檔等業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏。檔案的開(kāi)發(fā)利用，為社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)服務(wù)更無(wú)從談起。

4.經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)施不全、制約著檔案工作的發(fā)展。在一些基層單位，由于檔案工作開(kāi)展及檔案庫(kù)設(shè)施缺乏足夠的經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致庫(kù)房簡(jiǎn)陋、設(shè)施不全，防潮、防霉、防蟲(chóng)、防高溫等基本的防范措施不能到位，造成人為的資料損壞。有的單位甚至庫(kù)房、閱檔室、工作人員辦公室合二為一，這樣既不安全、又不保密，更不利于開(kāi)展工作；還有的單位專用的計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化建檔設(shè)備配備不全，影響了紙質(zhì)文檔向電子文檔發(fā)展的過(guò)程。

上述情況說(shuō)明，我國(guó)的檔案事業(yè)要平衡發(fā)展，一些基層單位檔案管理現(xiàn)狀不能忽視，必須要引起各級(jí)政府管理職能部門的高度重視，增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)。

3 加強(qiáng)基層檔案管理工作的設(shè)想

如何加強(qiáng)基層檔案管理工作，讓基層檔案工作步入健康有序的發(fā)展軌道，筆者有以下幾點(diǎn)初步設(shè)想：

（一）廣為宣傳、增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)

各級(jí)檔案管理和業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)要在檔案工作輿論宣傳上下功夫，通過(guò)廣播、電視、報(bào)刊、雜志等宣傳媒體推介檔案工作的重要性，在社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，宣講基本常識(shí)和有關(guān)法律法規(guī)、逐步提高檔案工作在人們心目中的認(rèn)知度，消除在一些地方和基層對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)的空白。

（二）法制教育、嚴(yán)格依法治檔

通過(guò)普法教育、大力宣傳貫徹檔案法律法規(guī)，讓廣大人民群眾知道檔案工作有法可依，使檔案工作人員熟知法規(guī)基本內(nèi)容。主管部門要結(jié)合年審年檢工作，調(diào)查處理違反《檔案法》的案件，是檔案工作違法必究。

（三）建章建制，健全機(jī)構(gòu)和人員

從健全機(jī)構(gòu)和人員入手，搞好檔案工作的建章建制。沒(méi)有建立健全的檔案機(jī)構(gòu)的基層單位，要健全機(jī)構(gòu)、配備檔案專職人員、明確崗位職責(zé)、制定規(guī)范的工作程序、規(guī)范的制度。如：收集整理、立卷歸檔、檢索查找、防護(hù)管理、閱檔利用、移交接收等等方面，一整套可操作性的流程圖，公示上墻，便于操作。

（四）崗位培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)

只有高素質(zhì)的人才才能搞好高質(zhì)量的檔案工作，隨著檔案信息化時(shí)代的到來(lái)，操作方式不斷先進(jìn)，操作手段由單一向多樣化轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理手段已不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。因此，不能忽視在崗的檔案工作人員的培訓(xùn)。對(duì)目前在崗工作人員的學(xué)歷、職稱、新技術(shù)掌握等方面尚達(dá)不到要求的，一是鼓勵(lì)專業(yè)短期培訓(xùn)；二是要積極推行檔案工作人員持證上崗制度。三是要認(rèn)真搞好檔案系列專業(yè)技術(shù)職位評(píng)聘工作，不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。

（五）增加投入，改善檔案工作環(huán)境

檔案工作要有必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)，專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)要有保障。一是用于檔案庫(kù)房設(shè)施的不斷改善，力求科學(xué)管理水平不斷提高，不斷探索檔案管理的新辦法、新舉措。二是用于改善檔案工作人員的待遇，必要的津貼、先進(jìn)工作者的表彰，充分調(diào)動(dòng)檔案室工作人員的積極性。

（六）有得放矢，努力攻克薄弱環(huán)節(jié)

目前，村級(jí)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)建檔工作還是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，特別是一些偏遠(yuǎn)山區(qū)的村級(jí)，連基本的財(cái)務(wù)檔案、人口檔案資料保管不全，少數(shù)的民營(yíng)企業(yè)甚至還沒(méi)有建檔意識(shí)。因此，各級(jí)檔案部門要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)農(nóng)村檔案工作的管理與指導(dǎo)，制定切實(shí)可行的措施和管理機(jī)制。抓好縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)農(nóng)科檔案信息網(wǎng)建設(shè)，提高村級(jí)和民營(yíng)企業(yè)的建檔率，使我國(guó)的檔案工作全方位、平衡、有序的發(fā)展。

（七）循序漸進(jìn)、紙質(zhì)、電子文檔同步發(fā)展

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展運(yùn)用，辦公室自動(dòng)化普遍推廣，文字工作逐步由“筆桿子”向“鍵盤(pán)子”轉(zhuǎn)變，電子文檔的形成催生了電子檔案的出現(xiàn)，檔案信息化建設(shè)成為了一門新的學(xué)科。就是基層檔案工作而言，首先要從基本工作抓起，在建立科學(xué)規(guī)范的紙質(zhì)文檔基礎(chǔ)上，逐步向電子文檔發(fā)展。這是確保基層檔案事業(yè)的發(fā)展，基層檔案工作的面貌將會(huì)日新月異，快速步入檔案工作的正常軌道。

4 個(gè)人具體檔案管理的建議

1、要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，納入到各部門日常工作，使檔案工作與各項(xiàng)工作同步進(jìn)行。

2、聘請(qǐng)專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行實(shí)踐陪訓(xùn)，提高檔案管理能力。

3、作為資料檔案管理人員，必須要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。夯實(shí)理論基礎(chǔ)，勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理的新局面。規(guī)范檔案管理可以不不斷地提升管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，還可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來(lái)，機(jī)遇和挑戰(zhàn)各存，機(jī)遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機(jī)遇，避免消極因素帶來(lái)的不利影響，充分發(fā)揮我國(guó)特有的管理優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持走中國(guó)特色社會(huì)主義檔案管理道路，一定會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。