淺談檔案管理中雙軌管理模式的必要性

白鳳玲

摘 要： 隨著信息產(chǎn)業(yè)和電子科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)給傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)了強(qiáng)烈沖擊。本文通過(guò)對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案特性的詳細(xì)比較，提出檔案工作中實(shí)行雙軌管理模式的必要性。

關(guān)鍵詞： 電子檔案 紙質(zhì)檔案 雙軌管理模式

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，電子檔案的出現(xiàn)，給檔案工作開(kāi)展帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，使未來(lái)檔案管理走向紙質(zhì)檔案和電子檔案并進(jìn)的檔案管理模式。目前，檔案主要載體形式主要包括兩大類：

1.紙質(zhì)檔案和電子檔案

1.1紙質(zhì)檔案：所謂紙質(zhì)檔案就是以紙張為記錄載體的檔案。這是我們?nèi)粘９ぷ魃钪凶畛Ｒ?jiàn)的檔案載體形式，在現(xiàn)行檔案管理中仍占據(jù)重要地位，比如：企事業(yè)單位在生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的各種文件資料，公司下發(fā)的各種“紅頭文件”，生活中的各類獲獎(jiǎng)證書(shū)、信函、證明等。

1.2電子檔案：這是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而隨之出現(xiàn)的一種新型檔案載體形式，指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在虛擬網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸和存儲(chǔ)的文件。

2.紙質(zhì)檔案和電子檔案的特性比較

2.1原始性、憑證效果不同

紙質(zhì)檔案記錄的內(nèi)容信息來(lái)自于人們的工作和生活，是客觀的、可靠的，是經(jīng)得起歷史考證的原始信息；它記錄的信息不易被修改，是第一手資料，具有一定法律憑證效果，而且是可以直接閱讀的。……