淺談檔案數字化管理的優勢與弊端

季珍娟　趙國云

摘 要：信息時代的到來，目前，檔案管理工作也不斷應用這項技術，大大降低了管理人員的勞動強度，提高了工作效率，實現了很多傳統管理無法比擬的優點，本文就這些優點進行重點分析，同時對其存在的問題也進行了深入地分析，同時提出了有針對的建議和措施，從而實現檔案管理工作的進一步提升。

關鍵詞：數字；檔案；管理人員

1 引言

現代信息化技術的發展，不斷推動著數字化技術的應用，檔案管理工作是一個系統性很強的任務，需要大量的人力資源消耗。隨著數字技術、信息技術不斷應用到這個領域之中，檔案管理工作不斷降低工作人員的勞動強度，提高了工作效率，實現了檔案管理的無紙化、集約化的方式。但是這種數字化的檔案管理模式還是存在一定的問題，下面就針對其主要優勢和問題進一步討論分析。

2 優勢

（一）立卷方式更加到位

單位的主要業務科室在檔案立卷問題上在過去的條件下一直存在很多問題，例如立卷不及時、很多的檔案材料提供不夠系統，不夠完整，但是隨著現代數字化檔案的建設，各個業務科室可以將有關的材料進行分類處理之后進一步通過網絡傳給檔案管理人員，檔案管理人員在根據提交方的初步分類，整理材料，實現對各類檔案立卷的有效性，在檔案材料的完整性、系統性方面有了更加堅實的技術保障。

（二）工作效率更加提高

在以前的檔案管理中，業務科室提交檔案需要在上班時間去檔案室提交。很多時候多個部門都去檔案室，但是檔案室的管理人員人數畢竟還是有限的，不能同時接受多個部門的檔案提交工作，因此，需要一個一個來，整體的檔案提交的工作效率大大降低，隨著現代信息技術的發展，檔案資料的提交只需要通過網絡系統便可以完成，大大提高了檔案提交的工作效率。各個業務科室在提交材料的時間上也沒有了具體的限制，隨時隨地便可以提交材料，方便了相應的工作需要。同時這種網絡提交的檔案管理系統將進一步實現了業務科室對材料的初步處理，這種初步處理將大大提高檔案室工作人員的工作效率，他們在后期的整理工作中將正確、及時地處理這些材料信息。

（三）查閱檢索根據方便

隨著這種數字信息化的檔案管理工作，檔案材料進入電腦之中，實現的電子化、無紙化的管理方式，這些也進一步降低了檔案查閱工作的方便程度，在查閱相應檔案的時候只要有查閱權限，在自己的權限范圍下，進行有效檢索，只要輕松敲擊鼠標便可以實現，大大降低了傳統查閱檔案的繁瑣，降低的檔案室管理人員的工作強度，他們只有對整個檢索系統進行有效維護便可以輕松實現查閱管理工作。

3 存在的問題

這種數字信息化的檔案管理方式有著十分便利、快捷的優勢，在工作效率、時間安排方面存在很多方便之處，但是由于這種管理方式還處在發展階段，很多技術也是不夠穩定，很多的管理還存在問題，影響其發展的進度。

（一）檔案材料網絡傳輸的不安全性

現在的網絡時候，存在很多的電腦高手，他們經常性地對自己感興趣的資料進行網絡攻擊，獲取其中有價值的信息，各個單位的檔案一旦通過網絡進行傳遞之后，就給這些電腦黑客帶來很多機會，造成單位的業務材料的流失，這種材料流失將直接影響企業單位的經濟利益。目前，數字信息化的檔案系統在信息保密工作中還是存在很多漏洞，信息傳送的安全性不能得到保障。

（二）存儲空間有限將直接影響檔案管理的有序性

傳統的檔案管理需要有房間存儲那些紙質的檔案材料，數字信息化的檔案管理需要的電腦內存和空間，但是畢竟我們在電子檔案的管理中，檔案資料是逐年增多的，存儲空間畢竟也存在有限性，這也是影響檔案管理的有序開展，目前出現了基于網絡空間的云空間技術，但是對于一些單位的核心檔案、機密檔案在云空間的儲存還是存在很多風險的。存儲電腦一旦出現問題，與傳統的檔案管理方式不同的，也是致命的就是當存儲電腦出現問題，不能打開之后，造成一些數據信息的丟失，這樣將降低這種數字信息檔案的可靠性。

（三）電子化、紙質化的兩重保障，將進一步降低工作效率

基于數字信息管理存在一定問不可靠性，很多單位在進行電子化檔案管理的同時，還在同步實行傳統的紙質化的檔案管理工作，這種兩重管理一方面保證了檔案信息的安全可靠管理，另一方面大大降低了檔案管理的工作效率，管理人員的工作量不但沒有降低，反而增加了。

4 改進建議

在數字信息化的檔案管理工作中，需要從軟硬兩個方面進行有效管理，下面提出一系列的有針對性的建議：

（一）硬件方面

首先在存在空間方面需要有針對性的加強，不斷擴展單位的電子化的存儲空間，增加儲存空間的可靠性和安全性，不斷加強安全密鑰的管理，實現定期進行網絡查毒，及時補上電腦中的安全漏洞等。對檔案室的建設不斷投入資金，在各種硬件方面不斷加大投資力度，增強硬件設施的可靠性，這樣才能進一步避免整個電腦儲存空間存在一定的問題。

（二）軟件方面

數字信息化檔案管理工作的軟件就是人員的管理。加強人員的技術培訓需要進一步加強，這是此項工作的主要軟件建設，檔案室的工作人員存在人員老化、知識結構單一，缺乏信息數字化的技術培訓，因此，開展有針對技術培訓工作是提升該項工作的主要方式之一。在培訓內容不僅需要有專業的技術方面，還要有相應保密意識的教育，同時，也要對檔案管理的責任心、仔細程度進行有效管理。同時，不斷提高管理人員的工作積極性，在物質和精神兩個層面進行有效管理，不斷鼓勵管理人員的工作熱情，這種工作態度將直接影響他們從事工作的效率。

5 結語

隨著信息技術不斷應用到檔案管理工作之中，在工作的便利程度等方存在很多優勢，同時還有一定的問題，這種問題的解決需要在軟硬件上不斷加強管理，實現數字信息化的檔案管理工作的有效開展。

參考文獻

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