淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端

季珍娟　趙國云

摘 要：信息時代的到來，目前，檔案管理工作也不斷應(yīng)用這項技術(shù)，大大降低了管理人員的勞動強度，提高了工作效率，實現(xiàn)了很多傳統(tǒng)管理無法比擬的優(yōu)點，本文就這些優(yōu)點進行重點分析，同時對其存在的問題也進行了深入地分析，同時提出了有針對的建議和措施，從而實現(xiàn)檔案管理工作的進一步提升。

關(guān)鍵詞：數(shù)字；檔案；管理人員

1 引言

現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，不斷推動著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作是一個系統(tǒng)性很強的任務(wù)，需要大量的人力資源消耗。隨著數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)不斷應(yīng)用到這個領(lǐng)域之中，檔案管理工作不斷降低工作人員的勞動強度，提高了工作效率，實現(xiàn)了檔案管理的無紙化、集約化的方式。但是這種數(shù)字化的檔案管理模式還是存在一定的問題，下面就針對其主要優(yōu)勢和問題進一步討論分析。

2 優(yōu)勢

（一）立卷方式更加到位

單位的主要業(yè)務(wù)科室在檔案立卷問題上在過去的條件下一直存在很多問題，例如立卷不及時、很多的檔案材料提供不夠系統(tǒng)，不夠完整，但是隨著現(xiàn)代數(shù)字化檔案的建設(shè)，各個業(yè)務(wù)科室可以將有關(guān)的材料進行分類處理之后進一步通過網(wǎng)絡(luò)傳給檔案管理人員，檔案管理人員在根據(jù)提交方的初步分類，整理材料，實現(xiàn)對各類檔案立卷的有效性，在檔案材料的完整性、系統(tǒng)性方面有了更加堅實的技術(shù)保障。

（二）工作效率更加提高

在以前的檔案管理中，業(yè)務(wù)科室提交檔案需要在上班時間去檔案室提交。很多時候多個部門都去檔案室，但是檔案室的管理人員人數(shù)畢竟還是有限的，不能同時接受多個部門的檔案提交工作，因此，需要一個一個來，整體的檔案提交的工作效率大大降低，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案資料的提交只需要通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便可以完成，大大提高了檔案提交的工作效率。各個業(yè)務(wù)科室在提交材料的時間上也沒有了具體的限制，隨時隨地便可以提交材料，方便了相應(yīng)的工作需要。同時這種網(wǎng)絡(luò)提交的檔案管理系統(tǒng)將進一步實現(xiàn)了業(yè)務(wù)科室對材料的初步處理，這種初步處理將大大提高檔案室工作人員的工作效率，他們在后期的整理工作中將正確、及時地處理這些材料信息。

（三）查閱檢索根據(jù)方便

隨著這種數(shù)字信息化的檔案管理工作，檔案材料進入電腦之中，實現(xiàn)的電子化、無紙化的管理方式，這些也進一步降低了檔案查閱工作的方便程度，在查閱相應(yīng)檔案的時候只要有查閱權(quán)限，在自己的權(quán)限范圍下，進行有效檢索，只要輕松敲擊鼠標(biāo)便可以實現(xiàn)，大大降低了傳統(tǒng)查閱檔案的繁瑣，降低的檔案室管理人員的工作強度，他們只有對整個檢索系統(tǒng)進行有效維護便可以輕松實現(xiàn)查閱管理工作。

3 存在的問題

這種數(shù)字信息化的檔案管理方式有著十分便利、快捷的優(yōu)勢，在工作效率、時間安排方面存在很多方便之處，但是由于這種管理方式還處在發(fā)展階段，很多技術(shù)也是不夠穩(wěn)定，很多的管理還存在問題，影響其發(fā)展的進度。

（一）檔案材料網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)牟话踩?/p>

現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)時候，存在很多的電腦高手，他們經(jīng)常性地對自己感興趣的資料進行網(wǎng)絡(luò)攻擊，獲取其中有價值的信息，各個單位的檔案一旦通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞之后，就給這些電腦黑客帶來很多機會，造成單位的業(yè)務(wù)材料的流失，這種材料流失將直接影響企業(yè)單位的經(jīng)濟利益。目前，數(shù)字信息化的檔案系統(tǒng)在信息保密工作中還是存在很多漏洞，信息傳送的安全性不能得到保障。

（二）存儲空間有限將直接影響檔案管理的有序性

傳統(tǒng)的檔案管理需要有房間存儲那些紙質(zhì)的檔案材料，數(shù)字信息化的檔案管理需要的電腦內(nèi)存和空間，但是畢竟我們在電子檔案的管理中，檔案資料是逐年增多的，存儲空間畢竟也存在有限性，這也是影響檔案管理的有序開展，目前出現(xiàn)了基于網(wǎng)絡(luò)空間的云空間技術(shù)，但是對于一些單位的核心檔案、機密檔案在云空間的儲存還是存在很多風(fēng)險的。存儲電腦一旦出現(xiàn)問題，與傳統(tǒng)的檔案管理方式不同的，也是致命的就是當(dāng)存儲電腦出現(xiàn)問題，不能打開之后，造成一些數(shù)據(jù)信息的丟失，這樣將降低這種數(shù)字信息檔案的可靠性。

（三）電子化、紙質(zhì)化的兩重保障，將進一步降低工作效率

基于數(shù)字信息管理存在一定問不可靠性，很多單位在進行電子化檔案管理的同時，還在同步實行傳統(tǒng)的紙質(zhì)化的檔案管理工作，這種兩重管理一方面保證了檔案信息的安全可靠管理，另一方面大大降低了檔案管理的工作效率，管理人員的工作量不但沒有降低，反而增加了。

4 改進建議

在數(shù)字信息化的檔案管理工作中，需要從軟硬兩個方面進行有效管理，下面提出一系列的有針對性的建議：

（一）硬件方面

首先在存在空間方面需要有針對性的加強，不斷擴展單位的電子化的存儲空間，增加儲存空間的可靠性和安全性，不斷加強安全密鑰的管理，實現(xiàn)定期進行網(wǎng)絡(luò)查毒，及時補上電腦中的安全漏洞等。對檔案室的建設(shè)不斷投入資金，在各種硬件方面不斷加大投資力度，增強硬件設(shè)施的可靠性，這樣才能進一步避免整個電腦儲存空間存在一定的問題。

（二）軟件方面

數(shù)字信息化檔案管理工作的軟件就是人員的管理。加強人員的技術(shù)培訓(xùn)需要進一步加強，這是此項工作的主要軟件建設(shè)，檔案室的工作人員存在人員老化、知識結(jié)構(gòu)單一，缺乏信息數(shù)字化的技術(shù)培訓(xùn)，因此，開展有針對技術(shù)培訓(xùn)工作是提升該項工作的主要方式之一。在培訓(xùn)內(nèi)容不僅需要有專業(yè)的技術(shù)方面，還要有相應(yīng)保密意識的教育，同時，也要對檔案管理的責(zé)任心、仔細程度進行有效管理。同時，不斷提高管理人員的工作積極性，在物質(zhì)和精神兩個層面進行有效管理，不斷鼓勵管理人員的工作熱情，這種工作態(tài)度將直接影響他們從事工作的效率。

5 結(jié)語

隨著信息技術(shù)不斷應(yīng)用到檔案管理工作之中，在工作的便利程度等方存在很多優(yōu)勢，同時還有一定的問題，這種問題的解決需要在軟硬件上不斷加強管理，實現(xiàn)數(shù)字信息化的檔案管理工作的有效開展。

參考文獻

[1].張弓，霍曉衛(wèi)，張杰，等.基于移動GIS平臺的歷史文化名城、鎮(zhèn)、村、街區(qū)傳統(tǒng)建筑信息數(shù)字化采集系統(tǒng)[D].轉(zhuǎn)型與重構(gòu)——2011中國城市規(guī)劃年會論文集，2011，09：112-113.

[2].宋揚文，田瑞，陳進，劉寶杰，劉松濤，武燁，馬路，等.中醫(yī)醫(yī)案數(shù)據(jù)庫的利用及需求調(diào)查研究[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志 ，2013，19（07）：156-157.

[3].李惠華.高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀分析及改進措施[J].湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報 ，2012，21（07）：189-190.