“全宗卷”及其規范管理探析

摘 要：檔案館在管理某一全宗的過程也叫“全宗卷”管理，“全宗卷”是一個案卷，能夠反映全宗歷史情況。“全宗卷”是一個管理全宗的檔案，在檔案歷程中利用檔案全宗的檢索工具，主要用于信息開發和情報交流，規范“全宗卷”管理，堅持“全宗卷”編制規則，注重“全宗卷”內的文件形成方式和積累途徑，加強“全宗卷”的管理方法和檢索能力。本文主對“全宗卷”的作用進行分析，探索當前“全宗卷”管理存在的問題，對“全宗卷”規范管理的方法進行研究。

關鍵詞：“全宗卷”；作用；規范管理

“全宗卷”是檔案館對全宗檔案進行管理的過程中逐步形成的，利用各種文件以及各種材料對“全宗卷”的各種內容進行反映。“全宗卷”的建立，主要是不斷的積累全宗有關的材料，完善全宗有關的管理方式。一個高質量的“全宗卷”有利于對“全宗卷”檔案進行連續的管理，使“全宗卷”檔案管理能夠發揮實際的效用。

1 “全宗卷”的具體作用

“全宗卷”的內容十分的豐富，包括了全宗指南、有關檔案收集、整理、統計、歸檔、保管、查閱以及建立檔案單位的一些大事情等現代化檔案管理方面的重要材料，在全宗管理中有著非常重要的作用。

1.1“全宗卷”內的文件能充當原始憑證

全宗管理不是靜止不變的，單位的檔案需要進行接收、整理、調查、銷毀，甚至對檔案室的布置進行調整，這些情況形成的一系列材料都屬于“全宗卷”。同時“全宗卷”也是考察全宗檔案管理情況的唯一憑證。例如：當前一任檔案管理人員因為某些原因離職后，要對檔案管理工作進行交接，在交接的過程中需要了解檔案的交接的數據以及移交目錄的實際情況，主要包括，檔案歸檔時的具體數目，主要是那些檔案，對檔案進行查找時需要哪些檢索內容、工具，需要找哪些人簽字準許檔案查閱，并且還要將檔案銷毀的具體日期，銷毀的檔案名，銷毀的批準請示等。這些全部為歸入“全宗卷”的全宗情況提供原始憑證[1]。

1.2“全宗卷”內的文件具有很高的參考價值

“全宗卷”作為一種檔案的形式在檔案管理中，和普通的檔案一樣也具有被查閱的功能，那么“全宗卷”內的文件也是具有一定的參考價值的。例如：單位的職員個人職權上發生糾紛，導致單位上發生崗位重疊和崗位空缺現象，嚴總影響單位的工作效率和工作質量，為了正確的解決這種糾紛，可以采取查閱“全宗卷”，參考以往的單位職權分配方法，如職員的具體權能，工作注意事項[2]。檔案室的大事記等資料是檔案管理人員了解“全宗卷”最方便的途徑，并且能夠將“全宗卷”檔案進行有效的利用。對“全宗卷”的管理必須要規范，按照國家有關條例對“全宗卷”進行整理、歸類，這樣一來在進行查找的時候就會方便很多，可以直接按照“全宗卷”年份、月份、卷號進行查找，這樣跟更顯示全宗指南的作用。方面簡潔的查找方式，更能體現“全宗卷”的參考借鑒作用。

2 “全宗卷”管理中存在的問題

在實際檔案管理工作中，由于對建立“全宗卷”的重視程度不夠，導致在“全宗卷”管理上出現很多問題。

2.1“全宗卷”得不到重視

在平時的檔案管理工作中，對“全宗卷”的建立不怎么重視，忽視對各種文件材料的收集、整理。當單位開展檔案管理工作考評的時候，對“全宗卷”的編制進行突然“襲擊”式的檢查，那么就會發現在“全宗卷”中有很多遺漏、除此之外就是的檔案管理人員回憶式的編制“全宗卷”，例如：單位大事記、檔案管理方案、各部門管理方案等，這樣一來使“全宗卷”產生非常大的不確定性，不能真實的反應單位“全宗卷”的發展史，不能為單位提供真實的參考價值

2.2“全宗卷”內容不齊全

由于檔案部門的工作人員請示缺少對“全宗卷”內的文件材料進行收集整理，導致“全宗卷”的內容不齊全，常常缺少一些連貫性的材料，使“全宗卷”的內容看起來非常的單一、孤立。例如：在檔案部門的人員因為某些原因離職的時候，需要對其檔案進行交接，在交接的過程中由于一些移交檔案沒有交接數據，缺少“全宗卷”的內容清單，重要的文件沒有參與到交接儀式里面。交接結束后就會發現，很多檔案缺失或者是不知是何年何月建立的[3]。對于銷毀的檔案沒有標明銷毀檔案的名稱以及銷毀日期，缺少銷毀清冊。有的檔案在編制全宗指南的時候才會發現很多的檔案文件不完整，導致“全宗卷”內容不齊全。

2.3“全宗卷”管理不規范

隨著國家制定的一系列條例，“全宗卷”的管理加強，各大單位越來越注重對“全宗卷”的編制與管理，但是建立檔案的單位管理制度不完善，雖然意識到了“全宗卷”的重要性，卻很少在會議上說明，是檔案管理部門的人員對檔案的收集、整理、歸類、等工作不能征程進行，導致全卷宗在記錄的過程中出現紕漏。

3“全宗卷”規范管理的方法

3.1 建立“全宗卷”管理制度

依據國家制定的《“全宗卷”規范管理》，建立“全宗卷”管理制度。“全宗卷”是單位非常重要的管理工具和管理手段，因此在各個單位的管理部門要設有一項專門的、嚴密的“全宗卷”管理制度，并且要符合單位發展的大事記。單位檔案室應將“全宗卷”管理作為一項基本的工作，在工作的過程中要明確“全宗卷”的編制原則，要求內容完整、整體規范、歸類明確。在實際的工作中更要積極的收集文件資料，并依據國家相關的法律制定詳細的“全宗卷”管理方法以及管理的具體流程，使單位能夠更加規范的對“全宗卷”進行管理。

3.2 注重“全宗卷”的文件材料

“全宗卷”內文件依據單位的發展而持續增加，因此在進行“全宗卷”管理的過程中，注重對檔案管理各個業務活動的資料進行收集、整理，注意形成文字記錄，對文件及時的收集積累。從文件的接受、歸檔開始，對單位的每項經濟業務留下的文字記錄，并記錄到“全宗卷”中，完成“全宗卷”的整理和編制，保證“全宗卷”內容的齊全。

3.3 加強“全宗卷”的數字化管理

在信息技術發展的今天，信息科技為逐漸融入人們的生活和工作中，在信息科技的影響下，檔案信息也正在被廣泛的使用，各個單位的檔案工作都將紙質檔案逐漸信息化，以電子檔案的形式呈現在人們的眼前。“全宗卷”作為一項重要的檔案也行該納入信息管理工作中，“全宗卷”作為檔案中的檔案，更加應該引起單位管理部門的高度重視，對“全宗卷”這樣重要的文件，其本身的存在就是一種價值，因此在對“全宗卷”檔案進行信息化的同時也不能忽視其本身存在的價值。

4 結語

“全宗卷”作為單位里檔案中的檔案，可想而知“全宗卷”是非常重要的，本文主要對建立“全宗卷”的管理制度、注重“全宗卷”的文件材料、加強“全宗卷”的數字化管理三個方面對“全宗卷”的管理方法進行研究，加強“全宗卷”管理，提高我國的“全宗卷”管理力度。

參考文獻

[1]王蕾，規范“全宗卷”管見[J].赤峰學院學報，2012，28（06）：134—135.

[2]龔秀華，淺談“全宗卷”的整理[J].檔案與建設，2013，03（10）：128—129.

[3]孫麗凡，淺析“全宗卷”及其規范管理[J].蘭臺世界，2013，08（11）：159—160.

作者簡介

郝春媛，湖北清江水電開發有限責任公司，大專。