新時期房地產檔案工作面臨的新問題

摘 要：房地產業是我國的支柱產業，是國民經濟的重要組成部分。自改革開放以來，我國房地產市場改革日趨完善，房地產市場發展越發迅猛，為我國經濟發展貢獻了巨大力量。對于檔案而言房地產行業的的蓬勃孕育了大量的專門檔案即房地產檔案。然而，我國的房地產市場化起步較晚，發展不夠成熟，從而制約了房地產檔案的科學化發展。因此深入分析房地產檔案面臨的問題并提出有效對策刻不容緩。

關鍵詞：新時期；房地產檔案；現狀；問題；對策

1 新時期房地產行業檔案工作現狀

檔案工作在整個房地產工作中起著至關重要的作用，它在提高房地產行業工作效率和工作質量中扮演著舉足輕重的角色，是房地產行業全部活動最為原始記錄，是記載房地產企業全面發展的重要文獻。

1.1 重塑房地產檔案金身，告別雞肋時代

近年來我國房地產發展迅猛，但房地產檔案的發展卻并非一帆風順，因為搬遷、天災、人禍等原因使得檔案不完整，給房地產企業造成了巨大的損失。隨著依法治國方略的提出，人們法制觀念增強，房地產檔案也備受關注。房地產檔案早就不是那嚼之無味，棄之可惜的雞肋。就成都優品道投資控股有限公司為例，該公司實現了庫房空調化、存儲密集化，同時高位引進紫晶文檔存儲文書檔案，配備了檔案整理室、閱覽室、檔案管理人員專用辦公室等硬件設施。該公司領導也十分重視檔案工作，成立了分管檔案的檔案管理小組，定期召開檔案培訓會，并組織人員對檔案進行定期檢查以確保檔案工作的有序發展。這充分證明了檔案工作在房地產事業中的重要性。

1.2 聘用專職檔案管理人員，告別一人兼數職時代

曾經很長一段時間，房地產檔案工作都未能引起人們的重視，因此檔案管理人員對檔案知識的匱乏及相關培訓的缺失在一定程度上制約了房地產檔案的利用與開發。部分房地產公司因人手不足更讓一人兼數職，這大大降低了檔案的管理水平。新時期的房地產公司十分重視檔案管理人員的選用，注重檔案管理人員對信息技術的掌握及再學習能力，在聘請專職檔案管理人員的同時加強對檔案管理人員的專業培訓，為房地產企業檔案工作持續發展打好根基。

1.3 計算機數字化運用，告別檔案全紙化時代

在過去，因受到技術條件和管理水平的制約，檔案的絕妙用處并未充分發揮出來，技術的落后使得檔案的收集、整理、統計、檢索等全是人工手動以及紙張處理，這使得檔案工作量異常龐大，而紙張化的檢索工具信息量大、管理混亂、難以查找，檔案的作用不能得到實現。而當前，檔案信息資源的科學保管和有效開發因為電子計算機和網絡為代表的現代信息技術的迅猛發展和廣泛應用而變得前所未有的便利?，F在房地產檔案目錄管理以計算機檢索為主，內容管理雖還是以紙質實體檔案為主，但音像檔案管理和內容數字化管理已嶄露頭角。

2 新時期房地產檔案工作存在的不足

盡管人們已經注意到房地產檔案工作的重要性，但其發展情況并不樂觀，房地產檔案工作無論是從對檔案更深程度的認識、檔案工作方式、還是檔案管理技術的開發和利用等方面都存在著不容小覷的問題。

2.1 房地產員工“拿地建房大于檔案保存”的認識依然是房地產檔案工作發展難以逾越的鴻溝

檔案作為連接過去和未來的紐帶其價值是任何東西都不能替代的。企業員工在房地產企業工作的時間是有限的，而檔案的存在是永久的，然而少數員工檔案意識淡薄，對檔案材料完整規范、及時準確的歸檔注重的少；輕視歸檔工作，領導或檔案管理人員幾經催促才能將卷宗裝訂歸檔；對歸檔的材料不加以分析審核，只圖完成任務，將有價值和無價值材料統統移交，導致歸檔材料錯綜復雜、順序顛倒等不符合歸檔工作標準，同時給檔案管理人員增加了工作負擔。

2.2 舊式的檔案工作方式不再適應新的檔案工作要求

檔案利用與服務是檔案業務工作中最能體現檔案工作根本目的與價值的環節。曾經大部分檔案管理人員把檔案作為一種收藏品，收集整理之后便對之不聞不問，利用率不高，更談不上其價值的開發。這種舊式檔案管理工作方式已經不再適用于不斷發展的檔案工作要求。檔案是房地產企業的寶貴財富，只有盡可能廣泛、盡可能長遠地為企業服務才能體現出其價值。

2.3 房地產檔案管理現狀與信息化發展趨勢存在明顯差距

當前房地產企業都在進行信息化建設，隨著信息化應用的逐步深入，其相應的薄弱環節也凸顯出來，例如應用系統之間相互割裂、系統聯網難度大耗費高、數據無法關聯查詢等，這主要原因為：一、檔案管理軟件的參差不齊，造成信息的分割和不對等，增加了應用與維護成本。其二、信息制作數字化與紙質文件歸檔脫軌，全文數字化實現艱難。其三、檔案網站的缺失造成了內部查詢檔案不便，無法實現信息制作、發布、交換與歸檔的流程化、一體化、實時化相適應，降低了工作效率，檔案管理工作的透明度也就更加談不上了。

3 新時期房地產檔案工作面臨問題的對策。

3.1 以教育培訓為主，強化企業員工的檔案知識

推動房地產檔案工作的發展必須以教育培訓為主要基調，強化企業員工的檔案意識。房地產企業應積極組織員工參觀檔案室，開展檔案知識普及教育，宣傳檔案知識，增加全體員工對檔案的重視性、對歸檔工作的自覺性和責任心，使全體人員樹立起“檔案重于泰山”的理念，真正提高檔案資源的利用率。

與此同時房地產企業應加強檔案員職業道德建設，開展檔案業務培訓的同時積極加強檔案重要性培訓，應將檔案管理納入年度考核中去，提高檔案人員對檔案管理工作的積極性及重視程度。

3.2 檔案管理人員要轉變工作方式，充分挖掘檔案信息服務房地產事業

檔案的利用服務是檔案工作者將其收藏的檔案信息資源通過一定的方式進行開發并傳遞給利用者，為檔案利用者提供服務，滿足社會需要的工作。因此房地產檔案的開發要以提高房地產檔案的自身價值為前提，檔案人員在全面收集房地產檔案資料時，要注意和發現有重要價值的檔案材料，務求使其完善、全面、準確。對有價值的檔案要進行深加工，提高檔案內涵與外延兼備的雙重價值。同時檔案人員還要明確服務方向，堅定服務思想，要有甘為人梯、熱心服務的精神。

3.3 加強檔案信息化投入，排除技術阻礙

以房地產檔案信息化管理系統為平臺，加大房地產檔案信息資源整合力度。積極引進檔案信息數字化系統相關軟件，對歷史紙質檔案進行數字化整合，完成歷史檔案的數字化掃描工作以及檔案條目的輸錄工作，有效發揮歷史檔案的利用價值；同時積極建立檔案網站，改變原先僅僅是檔案室立卷的方式，實現部門立卷的檔案管理模式，并通過網絡移交資料提高檔案信息資源收集的效率，做到每份文件及時歸檔；加強對各類檔案資源的系統化整合，實現各類檔案信息資源的全面管理和利用，檔案類型覆蓋文書檔案、基建檔案、照片檔案等。

總而言之，房地產檔案是非常寶貴的歷史資料，在房地產行業中發揮著越來越重要的作用，因此加強房地產檔案管理，落實檔案管理各項措施，積極開發檔案潛在價值顯得尤為重要，只有這樣才能促進房地產檔案管理工作邁向健康、可持續發展之路。

參考文獻

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作者簡介

岳琳（1986-），女，漢，四川巴中，本科，初級，研究方向：英語。