電子文件歸檔工作的思考

邱建娥

摘 要：隨著社會的快速發展，人們對檔案管理問題的關注程度逐漸提高。如今，計算機技術快速發展，越來越多的學校開始實行無紙辦公，辦公文件主要通過網絡傳輸，電子文件的不斷增多，這在一定程度上增加了電子文件歸檔工作的難度。與傳統紙質文件歸檔工作相比，電子文件歸檔工作難度更大，對工作人員的專業水平要求更高。從電子文件歸檔工作現狀可以看出，電子文件歸檔工作中存在很多問題，工作人員必須詳細分析歸檔工作存在問題的原因，并針對存在的問題積極采取解決對策。

關鍵詞：電子文件；歸檔工作；思考

電子文件和紙質文件形式的差異性，決定了學校管理電子文件和紙質文件的手段和形式就會有所不同，這對學校的文件管理提出了新的挑戰。通常情況下，電子文件的管理包括兩方面的內容：一是電子文件的整理，二是電子文件的歸檔。學校要在發展的過程中，不斷加強電子文件歸檔工作，保證文件的完整性。

1 電子文件歸檔方式和途經的選擇

目前，學校主要應用計算機技術開展文件歸檔工作。相對來說，電子文件的安全性和穩定性比較差，文件很容易被破壞。在傳統的紙質版文件歸檔中，很容易出現文件編號錯誤和保管不當導致文件丟失的現象。電子文件歸檔，可以讓工作人員隨時掌握文件的情況，對于外借的文件也可以起到監督的作用，這樣就提高了文件管理的安全性。紙質版的文件管理需要占用很大的儲存空間，查找起來也比較耗時，很多紙張因為年份太久就會出現變質的現象，這樣文件就會破損，沒辦法保證文件的安全性，電子文件歸檔完全不存在這個問題。電子文件對于學校是至關重要的，如果出現電子文件被盜的現象，那后果是很嚴重的，雖然電子文件歸檔可以提升文件管理的安全性。但是，電子文件歸檔畢竟是需要使用計算機進行文件管理，這就避免不了會有些不法分子想通過非法手段竊取計算機內的電子文件。因此，對于這一情況，電子文件歸檔工作人員應該加強防盜措施，避免出現電子文件遺失的情況。

為了更好的管理電子文件，避免電子文件丟失，工作人員要謹慎選擇電子文件歸檔方式。我國電子文件歸檔的方式有兩種：一種是隨著學校的快速發展，電子文件的數量不斷增多，電子文件都需要進行網絡傳輸，學校可以利用計算機技術建立文件傳輸和歸檔專線，保證文件傳輸和歸檔的穩定性和安全性。第二種是學校可以在內部建立電子文件數據庫，對電子文件進行保存和管理。在條件允許的情況下，學校可以在各個部門之間設置文件傳輸專線，提高電子文件傳輸和歸檔工作效率。學校電子文件的格式必須統一，為電子文件的歸檔提供便利。文件歸檔學校應該及時將通過公文交換系統所發文件歸檔到電子公文庫中，并合理設置權限，實現電子公文可查詢、可利用，這樣就可以有效避免文件被破壞。

2 建立電子文件歸檔制度

在我國，紙質版文件歸檔工作已經開展了很多年，有比較好的工作和人員基礎，學校也設置了紙質版文件歸檔工作管理部門，專門負責紙質版文件的歸檔，對文件歸檔進行監督管理。電子文件歸檔工作的開展也離不開專業人才。但是，很多學校缺乏專業的電子文件歸檔人員，各個部門之間也缺乏穩定關系，各部門之間很難達成共識。由此可以看出，學校要想開展電子文件歸檔工作，就必須加強人員培訓，不斷提高歸檔工作人員的專業水平和綜合素質，組建一支高素質的隊伍。電子文件歸檔工作要求工作人員必須熟練掌握計算機技術，肩負起學校文件歸檔工作的責任。電子文件的種類和數量非常多，要想把眾多的電子文件進行歸檔管理，學校就必須建立電子文件歸檔制度，為學校電子文件歸檔工作提供政策保障。學校也要把電子文件歸檔工作作為工作的重中之重，加強歸檔工作的管理。文件歸檔工作人員的專業水平和綜合素質對文件歸檔工作有很大影響。專業化的文件歸檔人才才能讓電子文件歸檔工作更加的科學。對于工作人員的專業化培養是一項必須要進行的工作內容。現在很多學校文件歸檔工作都是非專業人員在做，這對于文件歸檔工作是很不負責的。文件對于學校是非常重要的，很多有價值的信息都在文件當中。所以，必須要加強文件歸檔工作人員的培訓，讓文件歸檔工作更加的專業化。

與紙質版文件歸檔管理工作相比，電子文件歸檔管理工作的難度更大，而且很多因素會制約電子文件歸檔工作的開展。要想保證電子文件歸檔工作的順利開展，學校應該把以下幾個部門聯合起來：一是文件歸檔部門，二是文件傳輸部門，三是計算機部門，四是文件生成部門。只有加強這幾個部門之間的聯系，共同努力，才能保障電子文件歸檔工作的順利開展。

電子文件具有以下優勢：傳輸速度快、文本儲存空間小，電子文件的這些優勢都是其他文件所不具備的。電子文件也改變了文件的收發方法，文件的查找也更加方便。學校也應該不斷規范電子文件歸檔工作流程，避免出現電子文件歸檔混亂的現象。

3 “兩套制”文件歸檔的必要性

目前，只有具有印章的文件才具有法律效力。因此，具有法律效力的文件不能以電子形式保存，必須保存成紙質版文件。相對紙質版文件，電子文件的穩定性比較差，文件也很容易被破壞，學校想要保證文件的安全性，有必要把電子文件進行備份，避免文件的丟失。如果學校重要文件被破壞或丟失，必定會給學校帶來巨大的經濟損失。通常情況下，學校為了保證文件的安全性，可以采用“兩套制”，也就是說學校可以把電子文件歸檔和紙質文件歸檔相結合，這樣也可以保證文件的法律效益。文件歸檔工作人員必須在紙質版的文件袋上標明文件編號，也需要在電子文件夾上標明文件編號，避免文件歸檔混亂。在磁盤盒光盤存儲文件耐久性問題沒有得到解決之前，紙質版文件歸檔形式必須和電子文件歸檔形式共存。

但是，隨著科技的快速發展，學校可以嘗試把重要的文件存儲到磁盤或光盤中，減少紙質版文件的數量。紙質版文件歸檔工作效率低，成本較高，科技含量低，可以作為輔助文件歸檔法。由于我國電子文件還不具備法律效力，電子文件歸檔技術還存在缺陷，因此單獨開展電子文件歸檔工作還無法保證電子文件的安全性。如今，紙質版文件歸檔工作正在向電子文件歸檔工作過渡，紙質版文件歸檔工作還需要和電子文件歸檔工作并存一段時間。國家應該不斷完善文件歸檔相關的法律法規，為電子文件歸檔工作的開展提供政策保障。

4 結語

隨著學校的快速發展，電子文件的數量逐漸增多，學校必須加強電子文件歸檔工作，才能保證電子文件的安全性和穩定性。學校應該在發展的過程中不斷建立和完善電子文件歸檔制度，加強學校各個部門之間的聯系，加強人員培訓，不斷提高歸檔工作人員的專業水平和綜合素質，組建一支高素質隊伍。目前，為了更好的保證電子文件的安全性，學校會采用“兩套制”，把紙質版文件歸檔方式和電子文件歸檔方式相結合。但是，隨著科技的快速發展，學校可以嘗試把重要的文件歸檔到電子公文庫中，減少紙質版文件的數量，提高電子文件歸檔工作效率。

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